Rejestracja spółki, czyli jak szybko założyć i zarejestrować spółkę?

Założenie i rejestracja spółki handlowej to zdecydowanie bardziej skomplikowany proces niż utworzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Na szczęście najpopularniejsze rodzaje spółek można już zakładać przez Internet, co znacznie przyspieszyło i ułatwiło proces. System teleinformatyczny S24 już od ponad 10 lat pozwala na zdalne zakładanie spółek z o.o. 7 lat temu umożliwiono zakładanie przez Internet spółek jawnych i komandytowych. Niedawno możliwe stało się również zdalne założenie prostej spółki akcyjnej. Rejestracja do KRS zawsze musi odbywać się online, ale wybór portalu, z którego się w tym celu skorzysta, będzie uzależniony od formy utworzenia podmiotu (tradycyjnie czy online). Co do zasady, założenie i zarejestrowanie spółki prawa handlowego przez Internet nie powinno zająć więcej niż 24 godziny. Co należy wiedzieć, zanim zdecydujesz się na zdalną rejestrację spółki? Czy taka forma jest lepsza od tradycyjnej? Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu zyskasz pewność!

Podpisanie umowy spółki – co powinieneś wiedzieć?

Spółki prawa handlowego funkcjonują na podstawie umowy lub statutu. W tych dokumentach znajdują się najważniejsze informacje odnośnie zasad działania podmiotu w obrocie gospodarczym. Założyciele nie mają dowolności, co do wyboru formy aktu założycielskiego. Musi być ona zgodna z zapisami obowiązujących przepisów prawa.

Niektóre ze spółek można utworzyć na dokumentacji posiadającej zwykłą formę pisemną. Większość z nich wymaga jednak aktu założycielskiego w formie notarialnej.

Warto jednak mieć na uwadze to, że system posiada ograniczenia niepozwalające na wprowadzenie do umowy lub statutu przepisów niestandardowych. Dzieje się tak, ponieważ system posługuje się gotowym schematem, którego nie można edytować. Można jedynie wybierać jedną z zapisanych opcji.

Jak dokonać rejestracji spółki do KRS?

Jeśli zamierzasz otworzyć spółkę prawa handlowego, musisz nie tylko podpisać akt powołujący działalność, ale również zarejestrować nowy podmiot w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Taka rejestracja pozwala na nadanie spółce podmiotowości prawnej i legalizuje jej działanie w obrocie gospodarczym.

Kiedyś możliwa była rejestracja spółki w regionalnych Sądach Gospodarczych. Obecnie czynność tę można wykonać wyłącznie online. Wybór portalu, na którym będziesz musiał dokonać rejestracji w KRS, będzie uzależniony od sposobu zawarcia umowy spółki:

1. jeśli zawarłeś umowę spółki przez system S24, to rejestracji w KRS dokonasz również przy pomocy tego systemu;

2. jeśli natomiast umowa spółki przyjęła formę tradycyjną, to rejestracji do KRS należy dokonać przez Portal Rejestrów Sądowych.

Dlaczego warto założyć spółkę przez Internet?

Zakładania i rejestracja spółki przez Internet to opcja zdecydowanie wygodniejsza i szybsza niż jej tradycyjny odpowiednik. System jest intuicyjny i z jego obsługą nie powinny się pojawić żadne problemy, ale jeśli tak by się zdarzyło, to zawiera szczegółową instrukcję, która prowadzi młodych przedsiębiorców krok po kroku przez cały proces. Rejestracji online można dokonać z każdego miejsca i o każdym czasie. Nie jest się uzależnionym od godzin pracy urzędników.

W systemie S24 znajdują się wszelkie podstawowe dokumenty, jakich przyszli przedsiębiorcy mogliby potrzebować w trakcie zakładania i rejestrowania nowego podmiotu. Nie ma konieczności ich drukowania, co stanowi oszczędność papieru i tuszu, a co za tym idzie – także środowiska naturalnego. Jeśli jakiegoś dokumentu nie ma, to z powodzeniem można go dodać.

Jeśli zdecydowałabyś się na tradycyjną formę zakładania niektórych rodzajów spółek, na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to musiałbyś to zrobić w formie aktu notarialnego, co wiązałoby się z dodatkowymi kosztami w postaci taksy notarialnej.

Warto również podkreślić, że przy rejestracji spółki online opłata sądowa wynosi 250 złotych. Przy rejestracji spółki drogą tradycyjną należy liczyć się z koniecznością poniesienia kosztów zakupu znaczków sądowych o wartości 500 złotych.

Z jakich powodów należy rozważyć rejestrację spółki w tradycyjnej formie?

W przypadku wielu przedsiębiorców nie ma żadnych przeciwwskazań, aby ci dokonali rejestracji spółki w drodze online. Istnieje jednak szereg przypadków, kiedy takie rozwiązanie nie będzie najlepszym wyjściem.

Założenie spółki w formie tradycyjnej daje możliwość swobodnego kształtowania postanowień mieszczących się w akcie założycielskim podmiotu. Założenie spółki przez Internet nie daje takiej możliwości. Tutaj należy posługiwać ustandaryzowanym dokumentem. Z tego też powodu poleca się, aby umowa spółki przyjęła postać zdalną jedynie wówczas, gdy planowana działalność nie charakteryzuje się wysokim poziomem skomplikowania.

Pamiętaj, że przy elektronicznej rejestracji spółki z o.o., jawnej, komandytowej, czy też prostej spółki akcyjnej nie będzie możliwości wprowadzania modyfikacji roku obrotowego. System zawsze przyjmuje, że rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym.

W przypadku zawarcia umowy spółki w drodze online, gdzie konieczne jest wniesienie kapitału zakładowego,  kapitał ten będzie mógł zostać pokryty wyłącznie wkładami pieniężnymi. Złożenie wniosku tradycyjnego daje znacznie szerszy wachlarz opcji do wyboru.

Zakładanie spółki za pośrednictwem portalu S24 – krok po kroku

Aby założyć spółkę w systemie S24, wszystkie osoby podpisujące umowę spółki oraz biorące udział w jej rejestracji muszą posiadać aktywne konto na portalu S24. Do konta można się zalogować oraz utworzyć je pod tym linkiem. Wszystkie osoby biorące udział w tym procesie muszą dodatkowo mieć możliwość złożenia podpisu kwalifikowanego lub osobistego. Można też podpisać się Profilem Zaufanym.

Osoby uczestniczące w zakładaniu i rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym przez portal prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości nie muszą znajdować się przy jednym komputerze. Mogą składać podpisy kolejno z pozycji swoich komputerów.

Jakie informacje warto przygotować, aby etapy przygotowywania umowy spółki oraz jej rejestracji przebiegły sprawnie?

Przed przystąpieniem do sporządzania umowy spółki warto przygotować sobie kilka informacji, które pozwolą znacznie przyspieszyć ten proces. Wśród nich znajdują się:

• przedmiot działalności spółki;

• kto będzie tworzył zarząd spółki oraz inne jej organy;

• wysokość wkładów;

• kształt podziału zysków i strat w spółce;

• osoby uprawnione do reprezentowania spółki;

• zasady zbywania ogółu praw i obowiązków wspólników;

• tryb ewentualnej zmiany umowy spółki.

Ile kosztuje rejestracja spółki za pośrednictwem portalu S24?

Jeśli dokonujesz rejestracji spółki w formie online, to bez problemu w ten sam sposób dokonasz wszelkich niezbędnych płatności. System automatycznie przekieruje Cię do systemu ePłatności, gdzie będziesz miał możliwość dokonania wszelkich niezbędnych opłat, a więc:

1. opłaty sądowej za wniosek o wpis do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) – 250 złotych;

2. opłaty za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 złotych;

3. opłaty manipulacyjnej dla operatora obsługującego płatność.

Rejestracja spółki w KRS

Jeśli zakładałeś spółkę przez portal S24, to rejestracji tej spółki w KRS dokonasz tą samą drogą. W tym celu będziesz potrzebować podpisaną wcześniej umowę spółki oraz przygotowane do niej załączniki.

Rejestracja spółki w KRS jest prosta i intuicyjna. Wymaga wyłącznie wypełnienia krótkiego formularza dostępnego w systemie. Większość danych zostanie uzupełniona automatycznie na podstawie informacji, które zostały podane wcześniej przy tworzeniu aktu założycielskiego.

Wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Krajowy Rejestr Sądowy trafia do sądu rejestrowego właściwego z uwagi na adres siedziby spółki. Powinien zostać rozpatrzony w ciągu jednego dnia.

Kapitał zakładowy i podatek od czynności cywilnoprawnych

Czy wiedziałeś, że zakładając spółkę, musisz zapłacić podatek od wniesionego do niej kapitału zakładowego? Stawka podatku od czynności cywilnoprawnych od umowy spółki wynosi 0,5%. Podstawa opodatkowania jest wartość kapitału zakładowego pomniejszona o koszty opłat koniecznych do wniesienia za dokonanie wpisu do KRS oraz Monitora Sądowego i Gospodarczego.

Wysokość koniecznego do odprowadzenia podatku należy obliczyć samodzielnie. Podaje się ją na deklaracji PCC-3, która musi zostać podpisana przez zarząd spółki i złożona do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Czas na dokonanie wpłaty to 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki.

Numery REGON i NIP są nadawane automatycznie, ale…

Po dokonaniu rejestracji spółki w KRS automatycznie zostaną jej nadane numery REGON oraz NIP. Powiadomienie o ich nadaniu zostanie wysłane w systemie S24.

Jeśli kiedyś będziesz potrzebował potwierdzenia nadania tych numerów, to w przypadku numeru NIP będziesz musiał pobrać wydruk informacji z bazy KRS. Numer REGON potwierdzisz wydrukiem z wyszukiwarki podmiotów znajdującej się na stronie GUS.

Złożenie wniosku NIP-8 do US

Na formularzu NIP-8 znajdują się dane uzupełniające, na przykład: numer rachunku bankowego spółki lub miejsce prowadzenia działalności. Formularz powinien zostać złożony do urzędu skarbowego w terminie 21 dni od dnia rejestracji spółki, jeśli Twoja firma nie planuje odprowadzać składek na ubezpieczenie społeczne. Jeśli natomiast planuje to robić, to termin upływa w ciągu 7 dni, licząc od dnia, kiedy powstała zdarzenie uzasadniające objęcia konkretnej osoby ubezpieczeniem – chodzi tutaj na przykład o nawiązanie stosunku pracy.

Zgłoszenie NIP-8 składa się do urzędu skarbowego, a ten przekazuje dane dalej – do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Głównego Urzędu Statystycznego.

Rejestracja spółki – wiedza w pigułce