3 min. czytania
„Przestańcie się użalać nad KSeF”. Szef fintechu: Polska ma przewagę nad Niemcami i USA
Payhawk działa na ponad 30 rynkach i niedawno otworzył biuro w Warszawie. Borisov porównuje polski system z rozwiązaniami w innych krajach i dochodzi do wniosku, że KSeF daje działom finansowym coś, czego firmy w wielu państwach nie mają: wszystkie faktury zakupowe w jednym miejscu i w jednym formacie, od razu po wystawieniu.
„Dział finansowy nie musi jej szukać, przepisywać ani sprawdzać, czy nie zaginęła po drodze. Może natychmiast zobaczyć wszystkie zobowiązania firmy, a dzięki numerowi KSeF łatwiej wychwycić duplikaty” – wylicza Borisov.
Według niego na takich danych można oprzeć automatyzację. System sam połączy fakturę z płatnością i zamówieniem, a firma szybciej zamknie miesiąc i dokładniej zaplanuje przepływy pieniężne.
Kary za błędy w KSeF dopiero od 2028 r.
KSeF objął od 1 lutego 2026 r. największe firmy, a od 1 stycznia 2027 r. obowiązek będzie dotyczył praktycznie wszystkich przedsiębiorców. 20 października Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który odracza nakładanie kar pieniężnych za błędy związane z KSeF do końca 2027 r. Pierwotnie kary miały obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
Odroczenie kar nie znosi jednak obowiązku korzystania z systemu. Ministerstwo Finansów zapowiada, że Krajowa Administracja Skarbowa będzie reagować na wystawianie faktur poza KSeF w sytuacjach, na które przepisy nie pozwalają, i sprawdzać, czy nie prowadzi to do nierzetelnego rozliczania VAT.
Niemcy bez centralnego systemu, USA bez obowiązku
Dla porównania w wielu krajach zespoły finansowe wciąż dostają faktury mailem jako pliki PDF lub skany. Dane przepisują ręcznie albo za pomocą narzędzi do odczytu dokumentów. W Niemczech obowiązek e-fakturowania istnieje, ale nie ma centralnego systemu, a faktury trafiają bezpośrednio od dostawcy do odbiorcy. W USA obowiązku e-fakturowania między firmami nie ma w ogóle.
„Jesteśmy obecni na tych wszystkich rynkach i widzimy, jak obciążające to bywa dla lokalnych firm” – mówi szef Payhawk.
Cyfrowa faktura w starym procesie
Skąd więc tyle narzekań na KSeF w Polsce? Borisov wskazuje, że wiele firm włożyło cyfrową fakturę w stary, niecyfrowy proces. Faktura przychodzi z KSeF w ustrukturyzowanej postaci, ale jej opisanie, przypisanie do właściwego wydatku i akceptacja wciąż odbywają się ręcznie, często poza systemem.
„Wtedy KSeF rzeczywiście wygląda jak dodatkowa praca, a nie ułatwienie” – zauważa.
Bułgaria, Słowacja i Francja dopiero zaczynają
Wiele krajów Unii Europejskiej dopiero wprowadza e-faktury. W rodzinnej Bułgarii Borisova projekt przepisów przewidujących obowiązek e-fakturowania od 2028 r. jest na etapie konsultacji. Słowacja wprowadzi taki obowiązek od 2027 r., a Francja wdraża go etapami od września 2026 r. Ogólnoeuropejskie e-fakturowanie transakcji wewnątrzunijnych ma ruszyć dopiero w 2030 r.
„Polska ma więc kilka lat przewagi. Pytanie, czy firmy wykorzystają ją do zautomatyzowania pracy wokół faktury, czy zatrzymają się na spełnieniu wymogów” – podsumowuje Borisov.
Najważniejsze w skrócie
Hristo Borisov, CEO Payhawk, uważa, że KSeF daje polskim firmom przewagę nad przedsiębiorstwami z Niemiec, USA i większości krajów UE, bo wszystkie faktury zakupowe trafiają do jednego systemu w ustandaryzowanym formacie. Pozwala to automatycznie łączyć faktury z płatnościami i zamówieniami, wychwytywać duplikaty i szybciej zamykać miesiąc. Problemem jest to, że wiele firm nadal opisuje i akceptuje e-faktury ręcznie, więc KSeF wygląda jak dodatkowy obowiązek. Inne kraje UE wprowadzą e-fakturowanie w latach 2026–2030, a kary za błędy w KSeF mają obowiązywać od 2028 r.
Źródło: informacja prasowa Payhawk
