Siedziba firmy: co to tak naprawdę oznacza?

Czym jest siedziba działalności gospodarczej?

Siedziba działalności gospodarczej podatnika jest miejscem, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa. Taka definicja jawi się w myśl rozporządzenia Rady UE 282/2011.

(Oficjalna strona Unii Europejskiej)

Uproszczając siedziba firmy to miejsce, w którym można znaleźć osoby zarządzające przedsiębiorstwem, np. właściciela firmy jednoosobowej. Z zasady to w tej lokalizacji podejmowane są kluczowe decyzje biznesowe. Poniekąd w siedzibie firmy powinno się przechowywać dokumenty związane z działalnością. 

Należy tu jednak zauważyć, że poszczególne normy prawne różnie definiują siedzibę firmy, a czasem nie definiują jej wcale. Przykładowo we wniosku do CEIDG wcale nie pojawia się pole, w którym należy wpisać adres siedziby firmy. Zamiast tego wymagane jest wpisanie adresu do doręczeń, miejsca prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresu zamieszkania.

Jakie znaczenie ma adres do doręczeń firmy?

Chcąc założyć jednoosobową działalność gospodarczą, trzeba zgłosić wniosek do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W rzeczonym wniosku pojawia się pole zatytułowane jako adres do doręczeń. 

(Wniosek CEIDG)

To po prostu adres korespondencyjny. Na ten adres będą trafiać listy przesyłane z organów państwowych.

Co oznacza miejsce wykonywania działalności gospodarczej?

We wniosku rejestracyjnym CEIDG znajduje się też pozycja, w której należy wprowadzić miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Należy tu wskazać konkretną lokalizację wraz z jej pełnym adresem.

(Wniosek CEIDG)

Miejsce wykonywania działalności należy rozumieć np. jako punkt usługowy, produkcyjny, operacyjny lub sprzedażowy, w którym firma prowadzi aktywność. Z zasady miejsce prowadzenia działalności gospodarczej jest wiążące dla celów podatkowych. Ma to istotne znacznie zwłaszcza dla Urzędu Skarbowego.

Czy siedziba firmy i inne adresy mogą być identyczne?

Nierzadko siedziba firmy, adres do doręczeń i miejsce prowadzenia działalności są takie same. Tak może być choćby w przypadku samozatrudnionego programisty, który pracuje zdalnie  z domu. Może on po prostu wszędzie podawać swój adres zamieszkania.

Bywa jednak, że poszczególne terminy oznaczają co innego. Za przykład można podać tu mechanika samochodowego. Jego miejscem prowadzenia działalności gospodarczej jest warsztat samochodowy. Może on jednak zdecydować, by jako adres do doręczeń podać np. miejsce zamieszkania.

Jakie dane wskazywać na fakturach?

Ogólna zasada mówi, że na rachunkach i fakturach powinien się znaleźć adres siedziby działalności gospodarczej podatnika. Ten adres powinien być zgodny ze zgłoszeniem identyfikacyjnym z deklaracji VAT-R, która składa się w Urzędzie Skarbowym.

W praktyce na fakturze zwykle wpisuje się więc stałe miejsce prowadzenia działalności. Jeśli zaś dana jednoosobowa działalność gospodarcza nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności, to na fakturze wpisuje się adres zamieszkania przedsiębiorcy.

Siedziba firmy w miejscu zamieszkania

Nie ma żadnych przeszkód formalnych, by swój dom lub mieszkanie traktować jako siedzibę firmy. Tak naprawdę jest to dość powszechna praktyka w Polsce. Na cele biznesowe można przeznaczyć część lub całość nieruchomości.

Ponadto prawo przewiduje, że wydatki związane z eksploatacją nieruchomości można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. To zaś pozwala obniżyć wysokość podatków firmy. Należy tu jednak zachować ostrożność. Wydatki można naliczyć wyłącznie w przypadku pomieszczeń służących wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Czy siedziba firmy może mieścić się w wynajmowanej nieruchomości?

We wniosku CEIDG po prostu wpisuje się wymagane adresy. Nie trzeba dołączyć żadnej dokumentacji potwierdzającej np. prawa własności do wskazanego lokalu. Niemniej przepisy zakładają, że firmę można prowadzić wyłącznie w nieruchomości, do której posiada się tytuł prawny.

Wynajem jest takim tytułem prawnym. Tak więc siedzibą firmy może być wynajmowana nieruchomość. Niezmiernie istotne jest tak to, by na prowadzenie działalności zgodę wyraził właściciel danego lokalu.

Osobną kwestią jest sytuacja, gdy firma jest prowadzona w nieruchomości należącej do kogoś z bliskiej rodziny. Dotyczy to zwłaszcza małżonków, rodziców oraz dzieci. W takich przypadkach prawo nie nakłada żadnych dodatkowych obowiązków na przedsiębiorcę.

Jak postąpić, jeśli firma nie ma stałego miejsca wykonywania działalności?

Specyfika niektórych biznesów sprawia, że podanie stałego miejsca wykonywania działalności jest niemożliwe. Dotyczy to zwłaszcza firm, których przedstawiciele dojeżdżają do klientów, by świadczyć usługi. Za przykład można tu podać mobilnego agenta ubezpieczeniowego, który każdego dnia pracuje gdzie indziej.

Uchwalona w 2018 roku tzw. Konstytucja Biznesu przewiduje, że w takich przypadkach wcale nie trzeba podawać stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. We wniosku CEIDG wystarczy zaznaczyć wtedy pole „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Co istotne w takiej sytuacji to adres zamieszkania przedsiębiorcy zostaje przyjęty do celów podatkowych.

Co, jeśli firma ma kilka miejsc prowadzenia działalności?

Przedsiębiorstwo może prowadzić aktywność w kilku miejscach jednocześnie. Przykładem jest tu sieć salonów fryzjerskich rozmieszczonych w różnych lokalizacjach. W takiej sytuacji należy wykorzystać pole we wniosku CEIDG oznaczone jako „Dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.

Najważniejsze jest to, by informacje zgłoszone do CEIDG zawsze oddawały stan faktyczny. Jeśli więc przykładowo firma rozszerza swą działalność o kolejną lokalizację, to ten fakt trzeba bezzwłocznie zgłosić do CEIDG. Aktualizacja wpisów z zasady nie wiąże się z żadnymi opłatami.

Adres i siedziba firmy a przechowywanie ksiąg rachunkowych

Słowo „adres” we formularzu CEIDG pojawia się aż kilkanaście razy. Jeszcze jedną istotną pozycją jest ta, oznaczona jako „Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy”.

(Wniosek CEIDG)

Przedsiębiorca pod względem miejsca przechowywania dokumentacji księgowej ma sporą dowolność. Często wskazuje się tu dane adresowe biura rachunkowego, z którym firma nawiązała współpracę.

Czy adres zameldowania ma związek z siedzibą?

Adres prowadzenia działalności czy siedziba firmy wydają się prozaicznymi terminami. Meandry prawa sprawiają jednak, że te kwestie są dużo mniej jednoznaczne, niż można by przypuszczać. Pewnym pocieszeniem jest to, że przy określaniu siedziby firmy nie trzeba się w żadnym stopniu przejmować adresem zameldowania.

Z zasady bowiem adres zameldowania przedsiębiorcy nie ma żadnego wpływu na adresy i siedzibę działalności gospodarczej. O ile więc we wniosku rejestracyjnym firmy znajdziemy pozycję dedykowaną adresowi zamieszkania wnioskodawcy, o tyle nie pojawia się tam nic związanego z adresem zameldowania.

Wirtualne biuro a siedziba działalności gospodarczej?

Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na wykupienie tzw. wirtualnego biura. To wirtualna forma siedziby firmy, która pozwala zachować względną anonimowość. Podczas rejestrowania firmy podaje się adres właśnie takiego wirtualnego biura.

Rozwiązanie tego typu jest powszechnie wykorzystywane w niektórych krajach zachodnich. Wirtualne biuro stopniowo staje się też coraz popularniejsze w Polsce. Należy jednak zachować ostrożność, ponieważ praktyki tego typu wciąż wzbudzają kontrowersje. Na wirtualne biura krytycznie spoglądają między innymi niektóre Urzędy Skarbowe. 

Sprawdź również: Jakie są koszty działalności gospodarczej?

Jak określić siedzibę i adresy w przypadku spółek?

Wspólnicy spółki cywilnej są zobligowani do tego, by określić adres siedziby. Należy go podać w formularzu RG-OP, a następnie przekazać do Urzędu Statystycznego. Wtedy to spółka cywilna może otrzymać numer REGON.

Dla spółek jawnych, z ograniczoną odpowiedzialnością i innych wpisanych do KRS kwestia siedziby firmy prezentuje się nieco inaczej. Wyróżnić trzeba tu dwa osobne pojęcia, tj. siedzibę spółki oraz adres spółki.

Siedziba spółki handlowej to po prostu miejscowość. Przykładowo więc siedzibą sp. z o.o. może być Kraków, Rzeszów, Szczecin lub Białystok. Z kolei adres spółki handlowej to konkretna lokalizacja wraz z podaniem ulicy oraz numerów budynku i lokalu.

Zobacz również: Rejestracja w CEIDG 

Jak duże znacznie ma siedziba firmy?

Największy wpływ na powodzenie interesu zwykle ma pomysł biznesowy i zaangażowanie przedsiębiorcy w jego realizację. Sukces jest jednak składową wielu czynników. Duże znacznie może mieć między innymi wymyślenie dobrej nazwy firmy, nawiązanie współpracy z odpowiednią księgową czy wybór optymalnego konta dla firmy w banku.

Określenie siedziby firmy i adresów powiązanych z działalnością jawi się bardziej jako kwestia formalna. Jednakże i kwestie formalne mogą mieć wielkie znaczenie. Przykładowo podanie niewłaściwego adresu do doręczeń może sprawić, że ważna informacja z urzędu trafi do przedsiębiorcy z opóźnieniem. 

Ponadto siedziba firmy może okazać się istotna z marketingowego punktu widzenia. Wszakże siedziba pojmowana jako miejsce rozmów z kontrahentami w pewnej mierze buduje wizerunek całego przedsiębiorstwa. 

Sprawdź również: Jak otworzyć firmę?