• następca prawny - np. przedsiębiorstwo powstałe w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
• organ założycielski - najczęściej wojewoda, albo
• organ nadrzędny - np. ministerstwo lub urząd centralny.

Wymienione organy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych. Wojewodowie zorganizowali archiwa, które gromadzą dokumentację zlikwidowanych państwowych jednostek organizacyjnych. Wykaz tych archiwów jest dostępny w Internecie na stronach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także w każdym oddziale ZUS. O wskazanie adresów tych archiwów można również zwrócić się do urzędu wojewody. Informacji udziela także Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej (adres: 00-950 Warszawa, ul. Długa 6, skr. poczt. 1005).

W przypadku zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych dokumentację osobową i płacową mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeżeli takiego związku nie ma, albo w razie jego likwidacji - Krajowa Rada Spółdzielcza (adres: 00-013 Warszawa, ul. Jasna 1).

Dokumenty pracownicze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego powinien zabezpieczyć syndyk masy upadłościowej albo likwidator, który także powinien wskazać miejsce ich przechowywania. W razie likwidacji takich spółek po 2002 r. - po zmianie przepisów - o informacje odnośnie miejsca przechowywania dokumentów można zwrócić się do archiwum.

Pewne wskazówki dotyczące miejsc przechowywania dokumentacji (zwłaszcza zlikwidowanych spółek cywilnych i handlowych) można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych sądów właściwych terytorialnie ze względu na siedzibę firmy. Dokumentację upadających i likwidowanych zakładów pracy przejmują również archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, które wydają zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów (adres: Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, Zarząd Główny, 00-213 Warszawa, ul. Bonifraterska 6, lok. 21). Stowarzyszenie posiada oddziały na terenie całego kraju.

W przypadku gdy zakład pracy został zlikwidowany, a dokumentacja płacowa jest w posiadaniu osoby fizycznej (np. likwidatora albo byłego pracodawcy, księgowego lub księgowej byłego pracodawcy), wysokość zarobków może być udokumentowana na podstawie wpisów w kartach wynagrodzeń. Karty wynagrodzeń mogą być przedłożone ZUS - i mogą stanowić środek dowodowy - pod warunkiem jednak, iż posiadają pieczątkę firmy oraz pieczątkę imienną osoby dokonującej wpisu lub odpowiedzialnej za wpis o wysokości osiąganych wynagrodzeń w okresie trwania stosunku pracy.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych - właściwy ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy) - posiada dokumentację tych firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych (vide: "Komu ZUS może potwierdzić podstawę wymiaru składek").

Należy dodać, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych - na podstawie danych przekazanych przez Archiwum Państwowe, urzędy wojewódzkie, ministerstwa oraz inne urzędy i instytucje centralne - utworzył bazę informacyjną wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych zakładów pracy. Jest w niej zamieszczonych ponad 8 tys. zlikwidowanych (bądź przekształconych) różnych jednostek organizacyjnych: zakładów pracy, organizacji związkowych i partyjnych, spółdzielni, PGR i innych. Zostały w niej umieszczone informacje: nazwa zakładu pracy (przedsiębiorstwa, partii, organizacji związkowej, spółdzielni) oraz miejsce przechowywania dokumentacji.

W 2004 r. utworzone zostało Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej z siedzibą w Milanówku, w województwie mazowieckim (adres: 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. pocz. 164; adres internetowy: www.milanowek.ap.gov.pl), które obejmuje swoim zasięgiem działania obszar całej Polski. Na podstawie posiadanych zbiorów wydaje ono zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

Archiwum to przyjmuje dokumentację osobową i płacową od:

• pracodawców, których postawiono w stan likwidacji,
• pracodawców wobec których ogłoszono upadłość,
• przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, jeżeli przedsiębiorca został postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość, albo cofnięto mu zezwolenie na prowadzenie takiej działalności lub zakazano wykonywania takiej działalności, w przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji.

Osoby, które posiadają okresy służby w wojsku, w tym także służby zawodowej, należy poinformować, że działa Centralne Archiwum Wojskowew Warszawie (adres: 00-910 Warszawa, ul. Czerwonych Beretów 124).