Z zakładowego funduszu można zrezygnować

Końcówka roku kalendarzowego to czas podsumowań i bilansów, również w odniesieniu do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W tym okresie należy dokonać korekty przeciętnej liczby zatrudnionych do faktycznego stanu zatrudnienia dla celów naliczenia odpisu na Fundusz. Można też zastanowić się, czy instytucja zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest koniecznie potrzebna w zakładzie pracy. W większości wypadków z Funduszu tego można bowiem zrezygnować.

Kto może wycofać się z Funduszu?

Niektóre kategorie pracodawców muszą do tworzyć Fundusz. Chodzi tu o pracodawców:

• należących do państwowej i samorządowej sfery budżetowej,
   
• zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Pracodawcy „budżetowi” są zobowiązani tworzyć Fundusz bez względu na stan zatrudnienia i nie mogą z niego zrezygnować. Natomiast pracodawcy pozabudżetowi mają możliwość rezygnacji z niego, jednak pod pewnymi warunkami. Określa je ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Warunki te zróżnicowane są, w zależności od tego, jaki jest stan zatrudnienia pracodawcy pozabudżetowego. W tym zakresie możemy wyróżnić dwie sytuacje:

1. Pracodawca zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

W takim przypadku, co do zasady, pracodawca jest zobowiązany tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 3 ust. 1 ustawy). Jednak, jeżeli nie należy do sfery budżetowej, może z niego zrezygnować. W tym celu pracodawca musi postanowienie o rezygnacji z Funduszu wprowadzić do obowiązującego u niego regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy.

W razie braku organizacji związkowej, uzgodnień należy dokonać z przedstawicielem pracowników, wyłonionym w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Zmiana regulaminu wejdzie w życie nie wcześniej niż po upływie 2 tygodni od jej ogłoszenia pracownikom.

Nieco bardziej skomplikowana procedura obowiązuje w przypadku wprowadzenia zapisu o nietworzeniu ZFŚS do układu zbiorowego pracy. W takim wypadku na zmianę układu należy uzyskać zgodę organizacji związkowej, która go zawarła. Zmianę wprowadza się w drodze protokołu dodatkowego. Podlega on zgłoszeniu do właściwego rejestru układów zbiorowych pracy. Trzeba pamiętać, że układ o zmienionej treści wejdzie w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania.

2. Pracodawca zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego mniej niż dwudziestu pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Pracodawcy o takim stanie zatrudnienia mogą tworzyć Fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie fakultatywności (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS). To zwolnienie z obowiązku tworzenia Funduszu (i wypłacania świadczenia urlopowego) nie jest jednak zwolnieniem „odgórnym”, wymaga bowiem od pracodawcy podjęcia określonych działań w celu skorzystania z tego zwolnienia. Podobnie jak w przypadku pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, działania te polegają na wprowadzeniu odpowiedniego zapisu do przepisów zakładowych lub ogłoszeniu decyzji o rezygnacji z ZFŚS (i wypłacania świadczenia urlopowego) pracownikom. Ustawa o ZFŚS różnicuje tutaj sposób postępowania pracodawcy w zależności od tego, czy zatrudnia on na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego:

a) mniej niż dwudziestu pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale osobowo co najmniej 20 pracowników. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników (bez względu na to ile to daje etatów) są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania. Postanowienie o nietworzeniu ZFŚS lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego należy więc w takiej sytuacji wprowadzić do tego aktu zakładowego lub układu zbiorowego pracy. Postępowanie jest tu analogiczne do postępowania w tym zakresie pracodawcy zatrudniającego na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;

b) mniej niż dwudziestu pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i jednocześnie osobowo mniej niż 20 pracowników. Taki pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania. W takim wypadku, jeżeli nie jest on objęty układem zbiorowym pracy, postanowienie w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy.

Na odpisie można zaoszczędzić

Pracodawcy pozabudżetowi zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników (a więc zobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania), mają możliwość obniżenia kosztów funkcjonowania Funduszu. Jeżeli nie zamierzają oni rezygnować z ZFŚS, mogą ustalić w sposób dowolny wysokość odpisu na ten Fundusz, a więc również odpis ten zmniejszyć. Zasady postępowania przy zmianie wysokości odpisu na Fundusz są takie same, jak przy wprowadzaniu do treści aktów zakładowych postanowienia o nietworzeniu Funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego.