Służbowym do celów prywatnych

Bez dokładnego określenia zasad użytkowania samochodu firmowego w celach prywatnych może dochodzić zarówno do nadużyć, jak i nieporozumień między kierownikiem odpowiedzialnym za zarządzanie autami a firmowymi kierowcami. Dlatego reguły określające możliwości użytkowania pojazdów w firmie są bardzo ważnym punktem każdej polityki flotowej.


Zapisy dotyczące warunków użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych nie mogą w pełni swobodnie być określane przez firmę, bowiem niektóre ich aspekty są podporządkowane regulacjom legislacyjnym, zwłaszcza przepisom prawnopodatkowym. Nie ma jednak precyzyjnych, jasno określonych zasad rozliczeń podatkowych od przejechanych przez pracownika kilometrów autem służbowym do celów prywatnych. Przepisy zawarte w wewnętrznym dokumencie przede wszystkim powinny jednak mieć na uwadze oszczędności firmy. Czasami korzystniej więc umożliwić pracownikom korzystanie z pojazdów firmowych po godzinach pracy i trzymanie ich pod prywatnymi domami, niż być zmuszonym np. do opłacania miejsc parkingowych przy siedzibie firmy. Uwzględniając podstawowy podział samochodów firmowych na te stanowiące narzędzie pracy i te będące dodatkiem do pensji, należy pamiętać w rozdziale polityki flotowej poświęconym użytkowaniu auta w celach prywatnych, że auto nie może być zbyt dużym obciążeniem finansowym dla przedsiębiorcy. Dlatego też ustalenie pewnych ograniczeń jest zawsze wskazane. Niezbędny jest np. zapis o konieczności tankowania samochodu na własny koszt pracownika, jeśli zamierza on wykorzystać samochód w celach prywatnych. Równocześnie warto pamiętać, że zasady powinny być na tyle swobodne, by samochód, który ma być dodatkiem do pensji, stanowił rzeczywistą wartość dodaną dla pracownika.

Trud opracowania zasad


Przygotowanie precyzyjnych zasad określających użytkowanie auta służbowego w celach prywatnych wymaga od osoby tworzącej w firmie reguły polityki flotowej dużego nakładu pracy i wielkiej precyzji w ich tworzeniu. Ponadto administrator firmowych pojazdów musi na bieżąco śledzić zmieniające się przepisy prawnopodatkowe. Tylko to pozwoli mu na bieżąco wprowadzać korekty w regulaminie flotowym, które w możliwie najdoskonalszy sposób przyczynią się do generowania oszczędności. Ważne jest także, by w regulaminowych zapisach nie pojawiały się zapisy, które mogłyby wzajemnie się wykluczać. Przykładowo, jeśli uznajemy, że pracownicy mają możliwość korzystania z samochodu wyłącznie na potrzeby realizowania obowiązków służbowych i wyłącznie w godzinach pracy, nie możemy równocześnie dopuszczać możliwości parkowania służbowych aut na parkingu pod domem. Jasne jest, że za pierwszym zapisem musi iść zapis o konieczności parkowania pojazdu na parkingu firmowym, wskazanym przez przełożonego.

Wielość możliwości


Do tematu użytkowania aut służbowych można podejść na dwa sposoby, albo uznać, że samochody służbowe mają służyć tylko i wyłącznie celom służbowym, albo dopuszczać ich użytkowanie w celach prywatnych. Przy pierwszym założeniu dla zapisów polityki flotowej sprawa jest prostsza. Zamyka się ją jednym punktem dokumentu, który może brzmieć: „Pracownik może wykorzystywać samochód służbowy tylko w godzinach pracy. W czasie dni wolnych, urlopów, a także w czasie, gdy pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych, nie może korzystać z pojazdu służbowego”.

Bardziej skomplikowany jest wariant drugi, który wymaga określenia warunków i granic użytkowania auta firmowego przez kierowcę poza godzinami pracy. Można go rozpisać w zależności od stopnia restrykcyjności na różne warianty. Najmniej korzystne dla pracownika rozwiązanie i dające mu stosunkowo najmniej praw do samochodu zakłada możliwość wykorzystywania pojazdu firmowego poza godzinami pracy, wyłącznie w celu dojechania do pracy z domu i z pracy do domu. Przy takim założeniu zapis dokumentu flotowego może przybrać formę: „Pracownik może wykorzystywać samochód służbowy w godzinach pracy, a także w ramach dojazdów do i z pracy. W dni wolne, urlopy, a także w czasie, gdy pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych (z wyłączeniem dojazdów do i z pracy), nie może korzystać z pojazdu służbowego”.

Mniej restrykcyjny zapis mówi, że auto może być wykorzystywane przez kierowcę do celów prywatnych, ale tylko w te dni, podczas których on pracuje. Może jednak użytkować pojazd po godzinach pracy. Przykładowy zapis z jednego z dokumentów flotowych tak widzący sprawę brzmi: „Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych tylko w dni robocze (jeżeli w tych dniach przebywa w pracy) po godzinach pracy”.

Najkorzystniejszym dla pracownika rozwiązaniem jest umożliwienie mu korzystania z samochodu firmowego bez ograniczeń. Wówczas samochód pełni funkcję premii, dodatkowej gratyfikacji za wykonywaną pracę. Polityka flotowa zakładająca taki wariant zawiera przykładowo następujący zapis: „Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych w dni robocze, weekendy i dni ustawowo wolne od pracy. Także w czasie nieobecności w pracy, spowodowanej zwolnieniem zdrowotnym, urlopem wypoczynkowym czy urlopem zdrowotnym. Pracownik może wykorzystywać samochód służbowy poza granicami kraju”. Tego typu zapis jest najbardziej liberalnym rozwiązaniem z możliwych stosowanym najczęściej w odniesieniu do pracowników wyższego szczebla w hierarchii służbowej.

Tego typu zapis może być jednak zmodyfikowany, poprzez uznanie, że koszty paliwowe związane z prywatnym użytkowaniem pojazdu będą przez firmę pokrywane tylko w pewnym zakresie, określonym bądź kwotowo, bądź procentowo. Przepis to regulujący może brzmieć następująco: „Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych w dni robocze, weekendy i dni ustawowo wolne od pracy. Pracownikowi przysługuje limit paliwa na przejazdy prywatne w wysokości 30% łącznej ilości paliwa wykorzystanego na przejazdy służbowe”.

Koszty użytkowania


Jeśli firma przyznaje pracownikowi prawo do użytkowania pojazdu do swoich pozapracowniczych potrzeb, niemal zawsze jest zmuszona określić warunki dzielenia kosztów użytkowania samochodu między pracodawcę i pracownika. Do najważniejszych kosztów należą koszty paliwowe i polityka flotowa powinna jasno definiować, kiedy pojazd może być zatankowany za firmowe pieniądze, a kiedy kategorycznie nie. Pomagają w tym karty paliwowe, na których możemy dowolnie ustawiać limity tankowań. Zarówno ilościowe (np. nie więcej niż 50 l na dobę), jak i terminowe (np. uniemożliwiające tankowanie w weekend).

Chcesz ubezpieczyć samochód » Sprawdź naszą ofertę

Jeśli wszelkie przejazdy prywatne mają być finansowane przez pracownika, dokument flotowy musi jasno o tym mówić, choćby następującym zapisem: „Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych tylko w dni robocze (jeżeli w tych dniach przebywa w pracy) po godzinach pracy. Samochód może być tankowany tylko w czasie pracy. Zakaz tankowania poza godzinami pracy nie dotyczy, oczywiście, tankowań prywatnych, za pieniądze pracownika”.

Istnieje także możliwość weryfikacji tego, w jakich celach (prywatnych czy służbowych) kierowca tankuje samochód. Jeśli np. dana firma uznaje, że kierowca może użytkować samochód służbowy do pozapracowniczych celów, to może wprowadzić do swojego regulaminu użytkowania aut firmowych następujący zapis: „Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych w dni robocze, weekendy i dni ustawowo wolne od pracy. W weekendy i dni ustawowo wolne od pracy pojazd nie może być tankowany za pieniądze firmowe”. Wszelkie wyjazdy weekendowe i w okresie urlopowym będą wtedy na koszt pracownika.

Służbowe auto za granicą


Zupełnie osobnym tematem jest dopuszczanie możliwości użytkowania samochodu firmowego w celach prywatnych poza granicami kraju. Tego typu sytuacja regulowana jest bowiem przez prawo drogowe. To natomiast mówi, że chęć wyjazdu służbowym autem poza granice Polski wymaga uzyskania przez kierowcę zgody właściciela pojazdu. Jeśli samochód jest własnością firmy, zgodę powinien wydać jej właściciel lub upoważniona przez niego osoba, natomiast jeśli pojazd jest leasingowany lub wynajmowany, pisemną zgodę powinien wydać przedstawiciel leasingodawcy lub firmy sektora car fleet management. Prawo mówi bowiem jasno, że jeśli w dowodzie rejestracyjnym widnieje inne nazwisko niż nazwisko kierowcy, to organy kontroli ruchu drogowego mają prawo sprawdzić, czy kierujący pojazdem ma uprawnienia do jego użytkowania. – Oznacza to, że w przypadku podróżowania wynajętym samochodem konieczne jest posiadanie nie tylko dowodu rejestracyjnego, ale również innego dokumentu świadczącego o naszym prawie do korzystania z pojazdu. Może być to np. umowa użyczenia, którą regulują przepisy kodeksu cywilnego – tłumaczy Ernie Greszta, regional insurance manager LeasePlan.

Zaświadczenie uprawniające do użytkowania pojazdu wbrew pozorom ma duże znaczenie w wielu krajach europejskich i jego brak może skutkować poważnymi komplikacjami. Jego nieposiadanie może skutkować m.in. brakiem możliwości przekroczenia niektórych granic, może się także zdarzyć kontrola na terytorium wielu krajów Europy Zachodniej, a także Bułgarii, Rumunii czy Ukrainy. Służby graniczne i policje niektórych państw są jeszcze bardziej restrykcyjne. Na przykład w Rosji czy na Białorusi mogą zażądać od nas nie tylko pisemnej zgody właściciela na użytkowanie pojazdu, ale także notarialnego poświadczenia udostępnienia pojazdu oraz jego tłumaczenia przysięgłego. W sytuacji częstych wyjazdów zagranicznych jakiegoś pracownika warto wyposażyć go w takie dokumenty od razu w trzech językach – angielskim, rosyjskim i polskim. Powinny one załatwić sprawę i umożliwić bezproblemowe poruszanie się samochodem firmowym właściwie po terytorium całej Europy, niezależnie czy w celach służbowych, czy prywatnych.

Odwrotna sytuacja


Możliwe jest wprowadzenie do polityki flotowej zapisu umożliwiającego odwrotną do opisywanej powyżej sytuację. W firmowym regulaminie możemy dopuścić możliwość korzystania z prywatnego auta w celach służbowych. Przy takim założeniu także istnieje konieczność precyzyjnego określenia warunków tej sytuacji. Choć tak naprawdę nie jest najlepszą praktyką zobowiązywanie pracowników do użytkowania swoich prywatnych aut na potrzeby realizowania funkcji pracowniczych, to zapis umożliwiający takie rozwiązanie może w pewnych sytuacjach kryzysowych ratować sprawność funkcjonowania firmy. Sytuacja dopuszczania opisywanej sytuacji domaga się przede wszystkim precyzyjnego określenia wysokości i trybu zwrotu kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu. I nie chodzi oczywiście wyłącznie o koszty paliwa, ale także koszty amortyzacji, zużywania się płynów eksploatacyjnych itd. Wewnętrzne dokumenty określające zasady funkcjonowania floty firmowej zakładają trzy warunki i możliwości korzystania z auta prywatnego w celach służbowych. Po pierwsze – pracownik może użytkować własne auto na potrzeby zadań pracowniczych tylko w sytuacji zgłoszenia tego administratorowi floty lub innej osobie odpowiedzialnej za zarządzanie firmowymi autami. Oczywiście w takiej sytuacji wszystkie koszty związane z eksploatacją samochodu prywatnego w celach służbowych ponosi pracodawca. Druga możliwość zakłada użytkowanie samochodu prywatnego w celach służbowych po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu osobie odpowiedzialnej za zarządzanie autami w firmie i ponoszenie kosztów związanych z eksploatacją pojazdu przez właściciela auta, a dopiero zwrot kosztów w terminie późniejszym na podstawie przejechanych kilometrów i faktur ze stacji paliw wystawionych na firmę. Trzecia sytuacja wymaga także zgłoszenia przez pracownika faktu potrzeby wykorzystania własnego samochodu do realizacji obowiązków służbowych. Zapis regulaminu może jednak zakładać, że samochód prywatny będzie wykorzystywany nie dłużej niż 14 dni do celów służbowych (np. jako auto zastępcze) i w tym czasie jest traktowany jak samochód służbowy i podlega dokładnie tym samym zapisom wewnętrznego regulaminu flotowego, co inne pojazdy.


Paweł Urbaniak

Źródło:
Tematy:

Newsletter Bankier.pl

Przeczytaj też

Zawnioskuj o szybką gotówkę na święta. Wypłata nawet tego samego dnia.
Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 ~nermak

Jak Ci tak szkoda to załóż sobie taką jednoosobową działalność :) przez dwa pierwsze lata dostaniesz promocje od ZUS-s bo ok 350zł mc obowiązkowych składek :) kolejne lata to ok 900zł/mc oraz co miesiąc ok 150zł usługa księgowa no chyba, że ktoś jest obeznany i sam umie się rozliczać...
Wtedy sobie to policz i zobaczysz czy Ci tak będzie wygodniej :)))

Pozdrawiam wszystkich na własnej działalności i wielki szacun :)))

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz
0 0 ~doradca

Nie wierzę... niby pismo branżowe - Auto Firmowe, a w nim porady dla przedsiębiorców na poziomie przedszkola!!! Lepiej jest przedstawić problem w kompleksowej wersji niż przedstawiać problematykę prywatnego użytkowania samochodów firmowych w kontekście współdzielenia kosztów paliwa. Po co wprowadzać w błąd firmy? Jeszcze wprowadzą jeden z proponowanych zapisów i narażą się na ryzyko podatkowe. Autor na wstępie przedstawia temat jako" podporządkowane przepisom prawnopodatkowym". Nigdzie w tekście nie widzę kwestii podatkowej. Samochód składa się nie tylko z użyczanych lub przekazywanych do celów prywatnych kosztów paliwa. Samochód składa się z paliwa, kosztów ubezpieczeń, amortyzacji w tym kosztów finansowych, opon, abonamentu radiowego, kosztów eksploatacyjnych, utraty wartości związanej ze zwiększonym przebiegiem prywatnym itp. To wszystko na raz firma przekazuje swojemu pracownikowi do celów prywatnych! Ustawodawca przewidział w obowiązujących regulacjach tę sytuację, co prawda nie doprecyzował zasad jakimi powinien kierować się pracodawca, ale wyraźnie wskazał na konieczność opodatkowania takiego PRZYCHODU podatkiem dochodowym! Przerzucenie części kosztów paliwa na pracownika i stosowny zapis w wewnętrznych regulacjach nie rozwiązuje problemu. Polecam autorowi dogłębną analizę tej kwestii. Proszę w przyszłości zapoznać się dogłębnie z poruszanym tematem zanim pojawi się taki pisarski, niby branżowy, gniot.....

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz
0 0 ~Dather

A wiesz ile wynosi składka np do zusu ? Bo ten co ma firmę ma na karku dużo więcej spraw i nie masz pojęcia o czym mówisz. Załóż firmę i się wypowiedz Chętnie zobaczę czy tak samo będziesz uważać.

! Odpowiedz
0 0 ~mlodyleszcz

Sprawiedliwosc jest taka, ze siedzac na cieplym etacie i firmie masz umowe o prace, i czy sie stoi czy sie lezy pensja jak psu zupa sie nalezy. Nie martwisz sie o angaz, o to czy jestem na chorobowym czy urlopie bo to dla ciebie jest platne. Nie martisz sie czy kontrahent ci zaplaci na w sadzie pracy szybko wywalczysz kase, nie musisz isc do sadu gospodarczego. No i oczywiscie korzystasz ze wszystkich innych dobrodziejstw kodeksu pracy...a twoj sasiad nie.

Teraz podlicz tak po bozemu ile twoj sasiad skorzysta na odpisach VAT, odliczaniu kosztow itp. Stanowi nic innego jak koszt ktory "alternatywnie" ponosisz ty za korzystanie z dobrodziejstw kodeksu pracy.

Pozdrawiam liczacych... na siebie...

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz
0 0 ~celu

znaczy się jezdzisz za nim i go śledzisz?

! Odpowiedz
0 0 ~patron

Proste. Też załóż firmę :)

! Odpowiedz
0 0 ~bolek

Jaka to jest sprawiedliwosc.Ja musze pokrywac 100% kosztow uzytkownia samochodow a moj sasiad ktory ma firme jednoosobowa odpisuje sobie VAT od paliwa i wrzuca sobie w koszty koszty wykorzystania samochodu osobowego /zarejestrowany jako sluzbowy/ bez wzgledu na to do jakiego celu jest uzywany.Oceniam to 30% do celow sluzbowych a 70% do celow prywatnych.

!

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

    Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

  • Termin przekazania sprawozdania do systemu INTRASTAT, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, gdy realizowano transakcje wewnątrzwspólnotowe podlegające obciążeniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

    W tym terminie z ZUS rozliczają się przedsiębiorcy opłacający składki za siebie. Składka na Fundusz Pracy.

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Giełda. Skuteczne strategie nie tylko dla początkujących Giełda. Skuteczne strategie nie tylko dla początkujących Cena: 39,90 zł  Zamów książkę

Znajdź nas na Facebooku