Znaczenie księgowości w rozliczaniu projektów POIG 8.1.

Ważną rolę w procesie prawidłowej finansowej realizacji projektu odgrywają osoby, którym powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych firm. W ich pracy niezbędna jest nie tylko znajomość ogólnych zasad rozliczania przedsiębiorstw, ale również szczegółowych zapisów obowiązujących unijnych beneficjentów. Księgowość dotowanych spółek wymaga znacznie większych nakładów czasu i budzi wątpliwości nawet wśród bardzo doświadczonych specjalistów.

Podstawowym wymogiem stawianym przed systemem księgowym jest prowadzenie odrębnej ewidencji przychodów i kosztów związanych z realizowanym projektem. W ramach stosowanego systemu księgowego należy wprowadzić modyfikacje umożliwiające identyfikację zdarzeń gospodarczych bezpośrednio związanych z projektem. Zmiany te powinny być zgodne z obowiązującymi zapisami ustawy o rachunkowości. Fakt wyodrębnienia ewidencji służącej rozliczeniu projektu unijnego musi zostać ujęty w formie zapisu w polityce rachunkowości jednostki. Najczęściej podmioty ubiegające się o dofinansowanie w działaniu 8.1 POIG dopiero rozpoczynają swoją działalność (wynika to z wymogów formalnych konkursu – Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego §4 ust. 2 pkt. 2), a ich pojawienie się na rynku ukierunkowane jest jedynie na realizację projektu.


Często jednak uwarunkowania zewnętrzne skłaniają spółki do podjęcia dodatkowej działalności. W początkowej fazie realizacji projektu mającego na celu stworzenie platformy umożliwiającej świadczenie e-usług przedsiębiorstwo nie posiada przychodów generowanych przez sam projekt. Środki na realizację wydatków kwalifikowanych najczęściej uzyskuje z pożyczek bądź wkładu właścicieli. Dlatego czasem beneficjenci 8.1 decydują się na wykorzystywanie szans oferowanych przez rynek i podejmują dodatkową działalność gospodarczą. Może to im zagwarantować stałe przychody nie tylko przynoszące zyski właścicielom, ale przede wszystkim pomagające zachować płynność finansową w okresie wzmożonych wydatków związanych z projektem.

Żmudny podział kont

Jeżeli dotowany e-biznes prowadzi dodatkową działalność należy bezwzględnie pamiętać o prowadzeniu odrębnej ewidencji księgowej dla kategorii finansowych niezwiązanych z realizowanym projektem unijnym. O ile identyfikacja źródeł przychodów nie sprawia większych problemów, o tyle wydzielenie kosztów niezwiązanych z projektem może być bardziej skomplikowane. Jednymi z rodzajów kosztów, które szczególnie podatne są na nieprawidłowe rozliczenie w kontekście ich związku z projektem współfinansowanym z UE są niektóre koszty ogólne oraz wynagrodzenia. Należy tutaj zwrócić uwagę na koszty najmu lokalu, koszty jego eksploatacji, czy  też koszty usług księgowych i prawnych. Czasem trudno określić, jaka część wydatków z tytułu ww. pozycji jest bezpośrednio związana z projektem. Podobnie wynagrodzenie osób zatrudnionych przez spółkę powinno być wykazywane jako koszty kwalifikowane w projekcie tylko w kwocie adekwatnej do czasu przepracowanego bezpośrednio na rzecz realizacji projektu. Ewidencjonując koszty trzeba zatem pamiętać o zachowaniu prawidłowych proporcji między kosztami projektowymi, a niezwiązanymi z nimi kosztami dodatkowej działalności gospodarczej. Należy podkreślić, iż za prawidłowość ewidencjonowania kosztów odpowiada kierownik jednostki. Uchybienia mogą być podstawą do zakwestionowania wydatków jako kosztów kwalifikowanych.

Konieczne zachowanie proporcji

Zobacz raporty produktów finansowych dla firm

Kolejnym ważnym zagadnieniem jest sposób księgowania poszczególnych wydatków związanych z projektem. Umowa o dofinansowanie narzuca beneficjentowi konieczność ewidencjonowania kosztów w taki sposób, aby widoczna była proporcja między kwotą dofinansowania, a kwotą stanowiącą wkład własny podmiotu. Oprócz powyższego podziału w roku 2010 wprowadzono także dodatkowy wymóg, z którego istnienia nie zdaje sobie sprawy duża część beneficjentów, zwłaszcza tych, którzy dotychczas rozliczali projekt na starych zasadach. Zgodnie z § 7 ust. 26 aktualnie obowiązującej Umowy o dofinansowanie „ewidencja prowadzona przez beneficjenta powinna zapewniać również kontrolę utrzymania proporcji pomiędzy płatnościami ze środków europejskich a dotacją celową”. Oznacza to, iż dokonując księgowania należy dokonać dodatkowego podziału kwoty przypadającej na część dofinansowania  odpowiednio na 85% stanowiące środki europejskie oraz 15% dotacji celowej budżetu Państwa. Brak powyższego podziału jest jednym z najczęstszych błędów ujawnianych podczas kontroli prawidłowości realizacji projektu. W przypadku jego ujawnienia kwestionowana jest poprawność prowadzonej ewidencji księgowej, natomiast konieczne do wprowadzenia korekty są pracochłonne i opóźniają wypłatę środków z refundacji.

Kłopotliwe koszty kwalifikowane

Rozliczając koszty powstałe w projekcie należy pamiętać o podstawowej kategorii finansowej, jaką są koszty kwalifikowane. Stanowią one podstawę do wyodrębnienia pozostałych, wymienionych wyżej kwot księgowanych na kontach analitycznych (kwota dofinansowania, wkład własny, środki europejskie, dotacja celowa). Koszty kwalifikowane to koszty, których kwoty zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym kwalifikują się do objęcia wsparciem i stanowią podstawę wyliczenia refundacji. Często jednak niemożliwe jest określenie w momencie księgowania ostatecznej kwoty wydatków kwalifikowanych. W procesie weryfikacji przez Instytucję Wdrażającą dokumentacji rozliczeniowej może dojść do zmiany kwoty wydatków kwalifikowanych przyporządkowanych poszczególnym zadaniom. Może to nastąpić z uwagi na możliwe przesunięcia kosztów między wydatkami (dopuszczalne zgodnie z umową) lub uznanie części z nich za niekwalifikowane (z powodu nieprawidłowego wydatkowania środków).

W przypadku wystąpienia powyższych zdarzeń konieczne jest dokonanie stosownych korekt mających na celu wprowadzenie zgodności zapisów księgowych ze stanem faktycznym. Należy pamiętać, iż mimo posiadania wglądu Instytucji dokonującej weryfikacji dokumentacji księgowej w sposób księgowania poszczególnych dokumentów (każdy dokument powinien posiadać dekret), nie dokonuje ona bieżącej kontroli ich poprawności. W gestii beneficjenta leży zatem nadzór nad poprawnością prowadzonej ewidencji i korygowaniem powstałych błędów. Instytucja Wdrażająca nie jest bowiem jedynym podmiotem uprawnionym do dokonania kontroli dokumentacji księgowej związanej z projektem. Poprawność prowadzonej ewidencji może zakwestionować np. Urząd Kontroli Skarbowej.

Drobne zakupy – duży problem

Szczególne zasady obowiązują również ewidencję środków trwałych zakupionych w ramach projektu. Powinna ona być rozbudowana w ten sposób, aby możliwe było ustalenie wartości początkowej oraz umorzenia środków trwałych. Z tym obszarem wiążą się  dodatkowe wytyczne, z których część księgowych nie zdaje sobie sprawy. Najważniejszą jest fakt ograniczenia możliwości wyboru ujęcia w ewidencji niskocennych urządzeń. Zgodnie z art. 16d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnik ma możliwość zaliczenia wydatków na zakup środka trwałego nieprzekraczających 3500 zł bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie jednak w praktyce weryfikacji dokumentacji rozliczeniowych Instytucja Wdrażająca wymaga wprowadzenia każdego zakupionego urządzenia i oprogramowania potwierdzonego wystawieniem dokumentu OT do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wiąże się to  koniecznością dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych. Należy jednak pamiętać, iż zgodnie art. 16 ust. 1 pkt. 48 do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć odpisów amortyzacyjnych od tej części wartości początkowej środka trwałego, która została sfinansowane dotacją. Amortyzacja środków trwałych zakupionych z dotacji jest jednym z najbardziej problemowych aspektów rozliczania projektu i należy szczegółowo zapoznać się z możliwymi rozwiązaniami w ramach obowiązujących przepisów.

Odpowiednie przechowywanie

Przechowywanie i opisywanie dokumentów księgowych, zgodnie z obowiązującymi wytycznymi może również okazać się bardzo kłopotliwe dla dofinansowywanych z Unii firm. Najczęściej ich oryginały archiwizowane są odrębnie, np. w oznaczonym odpowiednimi logotypami segregatorze. Same zapisy księgowe natomiast sygnowane są za pomocą wyodrębnionego kodu księgowego. Ponadto Umowa o dofinansowaniu zobowiązuje beneficjenta do odpowiedniego opisania dokumentów księgowych. Najczęstszym z popełnianych błędów jest właśnie brak odpowiedniego oznakowania dokumentu, w którego skład wchodzi między innymi dekret księgowy. Przedsiębiorcy wzbraniają się przed umieszczaniem jakichkolwiek zewnętrznych zapisów na dokumentach księgowych i mylnym umieszczaniem ich na kopiach dokumentów. Należy jednak zdawać  sobie sprawę, iż jest to wymóg konieczny podlegający w pierwszej kolejności sprawdzeniu podczas kontroli realizacji projektu. Beneficjent powinien zatem pamiętać, iż zobowiązany jest do przechowywania dokumentów księgowych dotyczących projektu w sposób narzucony mu przez Instytucję Wdrażającą, a wszelkie odstępstwa będą wymagały korekty i wydłużały czas weryfikacji dokumentacji i oczekiwania na wypłatę dotacji.


Beneficjent Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka musi pamiętać, iż w procesie rozliczania projektu oprócz powszechnie obowiązujących przepisów prawa regulujących zasady prowadzenia księgowości jednostka realizująca projekt dofinansowany z Unii Europejskiej musi również spełnić szereg wymogów stawianych ewidencji księgowej takiego podmiotu. Warto zatem przed rozpoczęciem działań zapoznać się szczegółowo z obowiązującymi zasadami lub skorzystać z usług jednostek, które na co dzień zajmują się rozliczaniem dotacji unijnych. Niektóre błędy popełnione przy księgowaniu mogą bowiem skutkować poważniejszymi konsekwencjami niż konieczność żmudnego wprowadzenia korekt zapisów księgowych.

Źródło:

1. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwój gospodarki elektronicznej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 wraz z późniejszymi zmianami.
2. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych wraz z późniejszymi zmianami.
3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości wraz z późniejszymi zmianami.
4. Wzór Umowy o dofinansowanie dla Działania 8.1 Nabór I 2010 pobrany ze strony parp.gov.pl
   

Beata Olszewska, młodszy specjalista ds. funduszy UE, ECDF