Koszty podróży służbowych - kiedy bez składek?

Płatnicy składek, dokonując zatrudnionym osobom zwrotu kosztów podróży służbowych, niejednokrotnie mają wątpliwości w jakich sytuacjach wypłaty te stanowią podstawę wymiaru składek, a kiedy są "wolne" od składek. Zastanówmy się co jest tego powodem.

Diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowych korzystają (z pewnymi ograniczeniami) z wyłączenia z oskładkowania na podstawie właściwych przepisów. Przy czym przepisy regulujące zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia, w kwestii wysokości wyłączenia z oskładkowania, odsyłają do przepisów określających wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych pracownika na obszarze kraju oraz poza jego granicami.

Nie zawsze jednak płatnicy składek pamiętają, iż wyłączenie to dotyczy osób:

- pozostających w stosunku pracy,
- wykonujących pracę nakładczą,
- wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy oraz
- funkcjonariuszy Służby Celnej.

Student w delegacji

Zatrudniamy studenta (nie ma ukończone 26 lat) na podstawie umowy zlecenia. Wykonanie zlecenia wymagało wyjazdu na delegację, którą zakład rozliczył jak pracownikowi. Czy należność ta jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne?

W myśl przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby wykonujące pracę m.in. na podstawie umowy zlecenia podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Jeżeli jednak zleceniobiorca jest:

- uczniem gimnazjum,
- uczniem szkoły ponadgimnazjalnej,
- uczniem szkoły ponadpodstawowej,
- studentem
- do ukończenia 26 lat - nie podlega on obowiązkowi ww. ubezpieczeń.

Jednocześnie ustawodawca nie przewiduje dla tej grupy osób możliwości przystąpienia do ubezpieczeń na zasadzie dobrowolności.

Skoro osoba taka nie podlega ubezpieczeniom społecznym (a tym samym również ubezpieczeniu zdrowotnemu), nie dotyczą jej zatem przepisy ustalające podstawę wymiaru składek.

W konsekwencji od wszelkich wypłat dokonanych takiemu zleceniobiorcy (w tym również od należności z tytułu delegacji służbowej) płatnik składek nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Wypłata kosztów podróży służbowej zleceniobiorcy...

Czy zwrócone zleceniobiorcy koszty podróży służbowej stanowią podstawę do naliczenia i opłacenia składek ZUS? Osoba ta nie jest uczniem ani studentem (do 26 lat) i podlega z tytułu wykonywania umowy obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.

To zależy, bowiem problem poruszony w pytaniu należy rozpatrywać podwójnie. Opłacanie - bądź nie - składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wypłacanych zleceniobiorcy należności z tytułu podróży służbowej uzależnione jest od tego, czy zleceniobiorca pozostaje jednocześnie w stosunku pracy ze zleceniodawcą, czy nie.

Inne okoliczności, np. pozostawanie w stosunku pracy przez zleceniobiorcę z innym podmiotem, aniżeli z tym, z którym ma zawartą umowę zlecenia - pozostają bez wpływu dla omawianej sytuacji.

Aby bardziej ten temat Państwu przybliżyć, postaramy się wyjaśnić każdą sytuację osobno.

1. Umowa zlecenia

W myśl przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu wykonywania pracy na podstawie tej umowy, jeżeli odpłatność za jej wykonanie została w umowie określona kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. W przypadku, gdy odpłatność za wykonanie zlecenia została ustalona w sposób odmienny aniżeli przedstawiony powyżej, wówczas podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż kwota minimalnego wynagrodzenia (obecnie 824 zł).

W stosunku do umów zlecenia nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia regulującego kwestię ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w którym wśród składników wynagrodzenia wyłączonych z podstawy wymiaru tych składek wymienione zostały diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika, przy jednoczesnym ograniczeniu tego wyłączenia ze składek - do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

W świetle powyższego - w omawianej sytuacji - od zwróconych kosztów podróży służbowej osobie wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia (bądź innej umowy cywilnoprawnej, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) zleceniodawca ma obowiązek naliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne. Tym samym kwota tych należności stanowić będzie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne - po uprzednim jej pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego (zleceniobiorcę) potrącone z jego środków przez płatnika składek (zleceniodawcę).

2. Umowa zlecenia plus umowa o pracę z własnym pracodawcą

Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za pracownika - oprócz osoby pozostającej w stosunku pracy - uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym jest związana stosunkiem pracy.

Przypomnijmy, iż podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W sytuacji natomiast, gdy zleceniobiorcę łączy jednocześnie ze zleceniodawcą stosunek pracy, w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uwzględnia się również przychód z tytułu tej umowy zlecenia. Krótko mówiąc - przychody osiągane u tego samego płatnika składek w ramach stosunku pracy i umowy zlecenia sumuje się i od łącznej kwoty nalicza, a także opłaca składki na przedmiotowe ubezpieczenia.

Skoro powyższe jednoznacznie precyzuje, iż zleceniobiorca pozostający równocześnie w stosunku pracy ze zleceniodawcą - dla celów ubezpieczeń społecznych traktowany jest tak jak pracownik, tym samym mają do niego zastosowanie przepisy wyłączające z oskładkowania należności z tytułu podróży służbowej pracownika.

Oznacza to, że podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach dwóch rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza granicami kraju.

Podsumujmy - od zwracanych zleceniobiorcy - będącym jednocześnie pracownikiem u tego samego przedsiębiorcy - kosztów podróży służbowej, płatnik nie nalicza i nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Pamiętać jednak należy, że składnik ten podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek do wysokości określonej w przepisach ww. rozporządzeń.

Warto dodać w tym miejscu, że powyższe ma również zastosowanie do osoby zatrudnionej na podstawie umowy o dzieło, ale wyłącznie wtedy, gdy pozostaje ona jednocześnie w stosunku pracy z zamawiającym dzieło.

... i dla członka rady nadzorczej

Zwracamy członkom rady nadzorczej (pełniącym funkcję jedynie na podstawie powołania) koszty podróży służbowych. Czy należności te również korzystają z wyłączenia z podstawy wymiaru składek?

Z uwagi na fakt, iż członkowie rady nadzorczej pełnią swe funkcje jedynie na podstawie powołania, nie stanowi to w związku z tym tytułu do objęcia ich ubezpieczeniami społecznymi czy to obowiązkowymi, czy na zasadzie dobrowolności.

Oznacza to, że wypłacane im należności z tytułu podróży służbowej nie stanowią tym samym podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne.

Odmiennie natomiast tę kwestię regulują przepisy dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego. Członkowie rad nadzorczych pobierający z tego tytułu świadczenia pieniężne podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. Z tego też względu od zwracanych członkom rady nadzorczej kosztów podróży służbowej płatnik składek powinien naliczyć i opłacić składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Dorota Wyderska

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 4, art. 8 ust. 2a, art. 18 ust. 1 i 1a ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 ze zm.),

art. 9 ust. 1 pkt 31 i art. 23 ustawy z dnia 23.01.2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz. U. nr 45, poz. 391 ze zm.).