Jak rozliczać podróże służbowe - cz. 2

Kwestie podatkowe związane z podróżami służbowymi należy rozważać na dwóch płaszczyznach. Z punktu widzenia firmy, tzn. możliwości zakwalifikowania wydatków związanych z podróżami służbowymi do kosztów uzyskania przychodu, oraz z punktu widzenia pracownika, weryfikując czy świadczenie w postaci podróży służbowej, które otrzymuje od firmy nie jest dla niego przychodem wynikającym ze stosunku pracy.

Pracownicy / Zleceniobiorcy

Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące świadczeń w podróżach krajowych i w podróżach zagranicznych, jasno definiują, jakie kategorie świadczeń mogą przysługiwać pracownikowi w podróży służbowej. Określają także ich maksymalną wysokość. Nie ma przeszkód, aby pracodawca indywidualnie, np. w wewnętrznych regulaminach dotyczących rozliczania podróży służbowych, ustalił wysokość świadczeń przysługujących pracownikom. Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego pracownika jest jedynie wartość diet oraz innych należności, przysługujących za czas podróży służbowej do wysokości określonej w ww. rozporządzeniach. W związku z tym każda wypłata przekraczająca limity będzie stanowiła dla pracownika dochód podlegający opodatkowaniu.

Jeżeli chodzi o koszty pracodawcy, to należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej stanowią dla niego koszty uzyskania przychodu firmy, nawet jeżeli świadczenia te z jednym wyjątkiem przekraczają limity określone w Rozporządzeniach. Kosztem uzyskania przychodów nie będą wydatki związane z użytkowaniem samochodów prywatnych przez pracowników przekraczające kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Podobnym zwolnieniom podatkowym, jak w przypadku pracowników, podlegają świadczenia wypłacone Zleceniobiorcom. Jednakże, aby świadczenie te były wolne od podatku konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków. Po pierwsze Zleceniobiorca nie może zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodów, a po drugie świadczenia na rzecz Zleceniobiorców zostały poniesione przez Zleceniodawcę w celu osiągnięcia przychodów. Ważne też, aby w umowie zawartej ze Zleceniobiorcą znalazł się zapis, że Zleceniodawcy przysługuje zwrot kosztów z tytułu realizacji zlecenia zgodnie z zasadami określonymi dla pracowników.

Przedsiębiorcy

Należy zwrócić uwagę, że prawo do zaliczania wydatków związanych z podróżami służbowymi do kosztów działalności przysługuje również przedsiębiorcom. Art. 23 ust. 1 pkt. 52 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych daje możliwość włączenia do kosztów uzyskania przychodu diet w wysokości nieprzekraczającej wysokości przysługującej pracownikom. Możliwość zakwalifikowania podróży realizowanej przez Przedsiębiorcę, jako mającej cechy podróży służbowej (szerzej na ten temat w części I), będzie mieć kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia, czy dieta przysługująca przedsiębiorcy stanowi dla niego koszt uzyskania przychodu.

Np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w wydanej interpretacji indywidualnej (IPPB1/415-567/09-2/EC) odmówił zaliczenia diet Przedsiębiorcy do kosztów Przedsiębiorcy z uwagi na fakt, że praca realizowana przez Przedsiębiorcę w Wielkiej Brytanii nie miała charakteru incydentalnego. Obok wielu interpretacji niepozwalających przedsiębiorcom zaliczać diety do kosztów pojawiały się także wyroki sądów odmienne od ww. stanowiska (np. sygn. II FSK 889/08). W uzasadnieniu tego wyroku czytamy, że art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obejmuje „wszystkie osoby prowadzące działalność gospodarczą i osoby z nimi współpracujące bez względu na rodzaj tej działalności” oraz, że „podróż służbowa jest wykonywaniem przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą zadań poza siedzibą firmy”.

Należy podkreślić, że Minister Finansów wydał 15 lutego 2010 roku interpretację ogólną (DD2/033/259/PMN/09/1113), w której usankcjonował możliwość zaliczania diet do kosztów uzyskania przychodu przez Przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych. Nie należy zapominać także o prawidłowym udokumentowaniu diet przez Przedsiębiorców. Dowody wewnętrzne dokumentujące te wydatki powinny zawierać: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Wydatki Przedsiębiorcy z tytułu podróży służbowych inne niż diety zalicza się do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z odrębnymi zasadami kwalifikowania kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodu.

Kwestia ZUS

Świadczenia wypłacane pracownikom oraz przedsiębiorcom z tytułu podróży służbowych podlegają zwolnieniu z ubezpieczeń społecznych, o ile nie przekraczają limitów ustalonych w Rozporządzeniach. Każda nadwyżka ponad te limity będzie podstawą do naliczenia składek. Do niedawna składkom na ubezpieczenie społeczne podlegały świadczenia z tytułu podróży służbowych wypłacane Zleceniobiorcom. Z dniem 1 sierpnia 2010 roku w wyniku zmian w przepisach rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe takie świadczenia, jak: diety i inne należności za czas podróży służbowej Zleceniobiorców nie stanowią podstawy do naliczania składek ZUS. W przypadku Zleceniobiorców zwolnieniu będzie podlegała także wartość świadczeń wypłaconych przez nich z tytułu zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego na trasach lokalnych.

Jacek Łangowski – jest dyrektorem generalnym w spółce donewell sp. z o.o. – dobrze zrobiona księgowość.