Pół miliona złotych strat przez bałagan

Mimo że system elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawnia pracę, ogromna większość przedsiębiorstw wciąż nie zdecydowała się go wdrożyć. Ta obawa jest zastanawiająca, zważywszy na korzyści, jakie dają systemowe rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentami. Oto pięć najważniejszych.

1. Szybszy czas reakcji

Jak wykazała analiza obiegu faktur kosztowych, ogromna większość polskich przedsiębiorstw potrzebuje przynajmniej kilku dni na zaakceptowanie wystawionej faktury, a niemal co piąte – aż dwóch tygodni. W tym czasie dokumenty krążą między działami, nierzadko są gubione lub nieumyślnie niszczone. Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów znacząco skraca ten czas – niemal połowa przedsiębiorstw, w których system taki wdrożono, akceptuje faktury już następnego dnia po ich wystawieniu. Korzyści są oczywiste – terminowe opłacanie faktur VAT.

2. Niższe koszta administracji

Czas to pieniądz – zwłaszcza w biznesie. Jak wynika ze statystyk, pracownik biurowy poświęca na wyszukanie potrzebnych dokumentów przeciętnie 20% czasu pracy. Z jakim kosztem się to wiąże? Ponieważ koszt jednego pracownika wynosi ok. 4000 zł miesięcznie, okazuje się, że 800 zł to pieniądze wyrzucone w błoto. W firmie zatrudniającej tylko 50 pracowników biurowych roczne koszta wyszukiwania dokumentów wynoszą więc 480 000 zł. To prawie pół miliona zł kosztów, których można przecież uniknąć.

3. Wzrost wydajności pracy

Badanie wykazało, że niemal połowa przedsiębiorców negatywnie ocenia zaangażowanie swoich pracowników w proces obiegu i akceptacji dokumentów. Zarzucają im przede wszystkim brak zaangażowania i wiedzy w zakresie postępowania z dokumentami. Brakuje przy tym instrumentów monitorowania procesu, które dyscyplinowałyby podwładnych. Wprowadzenie systemu obiegu dokumentów pozwala jasno określić zakres odpowiedzialności konkretnych pracowników oraz kontrolować jakość pracy z dokumentem.

4. Brak problemu zgubionych i zniszczonych dokumentów

Po wprowadzeniu systemu obiegu dokumentów, ich przekazywanie i archiwizacja odbywa się w formie elektronicznej. Dostęp do dokumentów staje się łatwy, szybki i skuteczny. Jest to ważny argument szczególnie w świetle informacji, że – jak wynika z badań – procesowanie jednego dokumentu kosztuje średnio ponad 60zł, a firma gubi trwale ok. 20% procesowanych dokumentów.

5. Szybszy obieg dokumentów wewnątrz firmy

Zobacz raporty produktów finansowych dla firm

Badanie wykazało, że w co trzecim polskim przedsiębiorstwie aż 25% pracowników bierze udział w procesie opisywania i akceptowania faktury. W przypadku organizacji średniej wielkości może to oznaczać zaangażowanie aż 60 osób! Często nie są to pracownicy działu księgowości, tylko np. osoby związane z zakupem. Obieg dokumentów jest chaotyczny i trwa zbyt długo – zastosowanie rozwiązania systemowego może skrócić ten czas kilkukrotnie. Dzięki wcześniej definiowanym podpowiedziom łatwiej jest też opisywać dokument.

Komentarz eksperta
System obiegu dokumentów to rozwiązanie znacznie usprawniające funkcjonowanie przedsiębiorstwa – komentuje Dorota Szajek, reprezentująca firmę PrimeSoft Polska Sp. z o. o. - Tymczasem według ostatnich badań zaledwie kilkanaście procent polskich przedsiębiorców zdecydowało się go wdrożyć. Upieranie się przy tradycyjnych rozwiązaniach jest dziś anachronizmem, i to kosztownym. Pamiętajmy, że sprawniej działające przedsiębiorstwo jest bardziej konkurencyjne.

/ PriceWaterHouseCoopers; materiały własne PrimeSoft Polska Sp. z o. o.  

Pół miliona złotych strat przez bałagan Autor: ~andzia   2011-09-28 16:10

u mnie w pracy papierów tyle, ze głowa mała

Pół miliona złotych strat przez bałagan Autor: ~loczek   2011-09-28 13:38

a do czasu pracowników dochodzi pełno papieru, tuszu, prądu, segregatorów, miejsca w szafach, szufladach, korytka, koszulki....... ło matko

Pół miliona złotych strat przez bałagan Autor: ~anita   2011-09-27 15:43

papierologia biurokracja i człowiek tonie w papierach