2005-03-14 06:30 Źródło: Gazeta Finansowa
Lepiej jechać na cudzesach: Jak zarządzać flotą samochodową
Zarządzanie dużym parkiem samochodowym oznacza ponoszenie niemałych kosztów logistycznych oraz konieczność zatrudniania co najmniej kilku pracowników. Nic dziwnego, że przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na powierzanie tej części działalności wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym. W Polsce, podobnie jak w całej Europie, funkcje firm zarządzających flotami samochodowymi (Car Fleet Management) przejęły głównie firmy, które zajmowały się do tej pory leasingowaniem pojazdów. Niektóre z nich utworzyły wyspecjalizowane w tym kierunku spółki zależne.
Obecnie firmy leasingowe poza podstawową działalnością oferują różnorakie usługi dodatkowe. Podstawową jest możliwość zarządzania flotą samochodową. Specjalizacja w kierunku zarządzania spowodowała, że leasingodawcy oferują tę usługę nie tylko tym firmom, które zdecydowały się od nich wynająć auta, ale i takim, które już własną flotą dysponują.
Zakres, w jakim leasingodawca opiekuje się samochodami firmy, może być różny. W podstawowej opcji, jaką proponuje choćby Renault Credit Polska, przedsiębiorstwo może skorzystać z usług serwisowych i ubezpieczeniowych w podstawowym zakresie, ewentualnie z programów rozszerzonych. Zarządzanie flotą przez firmę zewnętrzną może być korzystne zarówno dla dużych korporacji, dysponujących kilkudziesięcioma, czy nawet kilkuset autami osobowymi i transportowymi, jak również małych firm z kilkoma samochodami. Na przykład Europejski Fundusz Leasingowy (EFL) dla tych ostatnich przygotował program Mini Flota. Ideą programu jest doradztwo oraz obsługa podmiotów gospodarczych w zakresie budowy własnej floty samochodowej. Łączy w sobie finansowanie pojazdów, usługi związane z eksploatacją pojazdu oraz pakiet produktów ubezpieczeniowych. Największe parki samochodowe obsługiwane przez wyspecjalizowane firmy liczą po kilkaset aut. Największą obecnie pojedynczą grupą samochodów zarządza Prime Car Management – 1175, drugi DaimlerChrysler Fleet Management ma pod opieką 900 aut z jednej firmy.
Zlecanie w formie outsourcingu usług związanych z obsługą transportową przedsiębiorstwa jest coraz powszechniejszą praktyką. Korzystne jest szczególnie dla tych przedsiębiorstw, które tylko sezonowo potrzebują większej liczby pojazdów. Dzięki usłudze zarządzania flotą firma ma zapewnione w pakiecie przeglądy i naprawy w autoryzowanych stacjach obsługi pojazdów, pełen zakres ubezpieczeń: AC, OC, NW oraz nadzór nad procesem likwidacji ewentualnych szkód komunikacyjnych, całodobowy assistance, możliwość korzystania z samochodu zastępczego. W pakiecie często oferuje się udostępnienie specjalnych kart paliwowych, umożliwiających bezgotówkowe rozliczanie kosztów paliwa na stacjach benzynowych. W końcu przedstawiany jest pełen zestaw analiz i raportów, dotyczących eksploatacji floty samochodowej klienta, przekazywanych wraz z miesięcznym rozliczeniem. Dostarczamy raport menedżerski umożliwia firmom analizę kosztów całej floty, jak i pojedynczych samochodów. Raporty jasno ukazują sposób powstawania kosztów eksploatacji każdego samochodu, co pozwala korygować wszelkie nieprawidłowości. Stanowią bardzo ważne narzędzie w zarządzaniu flotą samochodową, niezbędne do kontroli, a co za tym idzie i do redukowania kosztów. Jeżeli chodzi o możliwość korzystania z usług serwisowych, to panuje tu duża swoboda wyboru zakresu, w jakim zarządca będzie opiekował się parkiem samochodowym. Prime Car Management oferuje np. otwarty budżet serwisowy, gdzie następuje refakturowanie usług na właściciela pojazdów, bądź stworzenie określonego z góry budżetu serwisowego na określony zakres obsługi.
Wynajem kontraktowy (lub wynajem długoterminowy) jest usługą z pogranicza leasingu i wypożyczania samochodów, polegającą na sprzedaży „rozwiązań transportowych”, zamiast samych samochodów. Dziś ta alternatywa dla tradycyjnego leasingu jest oferowana przez praktycznie wszystkie firmy zajmujące się pozabankowym kredytowaniem zakupu samochodów. Przyjęcie takiej formy pozyskiwania środków transportu na potrzeby firmowe, zwalnia z konieczności tworzenia bądź utrzymywania działu transportu, kontroli stanu samochodów, rozliczania szkód komunikacyjnych, zajmowania się sprzedażą samochodów używanych. Upraszcza również logistykę obsługi (serwisy, opony zimowe, negocjacje stawek ubezpieczeniowych), ułatwia budżetowanie, upraszcza księgowanie.
Zawarcie umowy wynajmu kontraktowego nie wiąże się dla firmy z koniecznością angażowania kapitału lub obciążania swojej zdolności kredytowej kosztami zakupu floty samochodów.
Kontrakt może być zawarty na okres od miesiąca – wówczas możemy otrzymać samochód używany, do nawet kilku lat – samochód zgodny z własnymi potrzebami wybiera klient. Oczywiście kalkulacja ceny różni się w zależności od okresu, na który podpisywana jest umowa. Taką usługę oferuje już właściwie każda firma leasingowa jako alternatywę dla tradycyjnej formy. Tu też zapewniany jest kompleks usług, które są potrzebne firmie w zarządzaniu parkiem samochodów d zakupu samochodu poprzez ubezpieczenie, finansowanie zakupu, a skończywszy na obsłudze serwisowej w pełnym zakresie. Poza tym po okresie eksploatacji samochodu zarządzający może odkupić całą flotę samochodów. Niektóre firmy są w stanie odkupić naprawdę duże floty, do kilkudziesięciu pojazdów jednorazowo. Istnieją jeszcze inne korzyści wynikające z zaangażowania firmy zarządzającej i kompleksowo opiekującej się parkiem samochodowym. Przede wszystkim przedsiębiorstwo korzystające z tej usługi otrzymuje co miesiąc jedną fakturę na ustaloną kwotę. Ma w ten sposób możliwość precyzyjnego zaplanowania kosztów. Przy okazji w znaczący sposób redukuje koszty związane z księgowaniem wielu drobnych faktur. Klient zawsze ma też możliwość czasowego rozszerzenia floty wg stawek preferencyjnych wynajmu krótkoterminowego (np. wynajęcie reprezentacyjnego samochodu na przyjazd prezesa lub kilku dodatkowych samochodów na kilka dni lub tygodni).
Wreszcie kwestia kosztów. Wynajem zwykle jest bardziej opłacalny w stosunku do całkowitego kosztu eksploatacji własnej floty. Dzieje się tak dzięki doświadczeniu firm wynajmu długoterminowego w branży samochodowej, które potrafią znakomicie redukować koszty. Natomiast dla firmy korzystającej z wynajmu dodatkową korzyścią jest to, że nie musi poświęcać swojej zdolności kredytowej poprzez zaangażowanie środków przeznaczonych na zakup samochodów.
Michał Chmielewski
Gazeta Finansowa
Obecnie firmy leasingowe poza podstawową działalnością oferują różnorakie usługi dodatkowe. Podstawową jest możliwość zarządzania flotą samochodową. Specjalizacja w kierunku zarządzania spowodowała, że leasingodawcy oferują tę usługę nie tylko tym firmom, które zdecydowały się od nich wynająć auta, ale i takim, które już własną flotą dysponują.
Zakres, w jakim leasingodawca opiekuje się samochodami firmy, może być różny. W podstawowej opcji, jaką proponuje choćby Renault Credit Polska, przedsiębiorstwo może skorzystać z usług serwisowych i ubezpieczeniowych w podstawowym zakresie, ewentualnie z programów rozszerzonych. Zarządzanie flotą przez firmę zewnętrzną może być korzystne zarówno dla dużych korporacji, dysponujących kilkudziesięcioma, czy nawet kilkuset autami osobowymi i transportowymi, jak również małych firm z kilkoma samochodami. Na przykład Europejski Fundusz Leasingowy (EFL) dla tych ostatnich przygotował program Mini Flota. Ideą programu jest doradztwo oraz obsługa podmiotów gospodarczych w zakresie budowy własnej floty samochodowej. Łączy w sobie finansowanie pojazdów, usługi związane z eksploatacją pojazdu oraz pakiet produktów ubezpieczeniowych. Największe parki samochodowe obsługiwane przez wyspecjalizowane firmy liczą po kilkaset aut. Największą obecnie pojedynczą grupą samochodów zarządza Prime Car Management – 1175, drugi DaimlerChrysler Fleet Management ma pod opieką 900 aut z jednej firmy.
Zlecanie w formie outsourcingu usług związanych z obsługą transportową przedsiębiorstwa jest coraz powszechniejszą praktyką. Korzystne jest szczególnie dla tych przedsiębiorstw, które tylko sezonowo potrzebują większej liczby pojazdów. Dzięki usłudze zarządzania flotą firma ma zapewnione w pakiecie przeglądy i naprawy w autoryzowanych stacjach obsługi pojazdów, pełen zakres ubezpieczeń: AC, OC, NW oraz nadzór nad procesem likwidacji ewentualnych szkód komunikacyjnych, całodobowy assistance, możliwość korzystania z samochodu zastępczego. W pakiecie często oferuje się udostępnienie specjalnych kart paliwowych, umożliwiających bezgotówkowe rozliczanie kosztów paliwa na stacjach benzynowych. W końcu przedstawiany jest pełen zestaw analiz i raportów, dotyczących eksploatacji floty samochodowej klienta, przekazywanych wraz z miesięcznym rozliczeniem. Dostarczamy raport menedżerski umożliwia firmom analizę kosztów całej floty, jak i pojedynczych samochodów. Raporty jasno ukazują sposób powstawania kosztów eksploatacji każdego samochodu, co pozwala korygować wszelkie nieprawidłowości. Stanowią bardzo ważne narzędzie w zarządzaniu flotą samochodową, niezbędne do kontroli, a co za tym idzie i do redukowania kosztów. Jeżeli chodzi o możliwość korzystania z usług serwisowych, to panuje tu duża swoboda wyboru zakresu, w jakim zarządca będzie opiekował się parkiem samochodowym. Prime Car Management oferuje np. otwarty budżet serwisowy, gdzie następuje refakturowanie usług na właściciela pojazdów, bądź stworzenie określonego z góry budżetu serwisowego na określony zakres obsługi.
Wynajem kontraktowy (lub wynajem długoterminowy) jest usługą z pogranicza leasingu i wypożyczania samochodów, polegającą na sprzedaży „rozwiązań transportowych”, zamiast samych samochodów. Dziś ta alternatywa dla tradycyjnego leasingu jest oferowana przez praktycznie wszystkie firmy zajmujące się pozabankowym kredytowaniem zakupu samochodów. Przyjęcie takiej formy pozyskiwania środków transportu na potrzeby firmowe, zwalnia z konieczności tworzenia bądź utrzymywania działu transportu, kontroli stanu samochodów, rozliczania szkód komunikacyjnych, zajmowania się sprzedażą samochodów używanych. Upraszcza również logistykę obsługi (serwisy, opony zimowe, negocjacje stawek ubezpieczeniowych), ułatwia budżetowanie, upraszcza księgowanie.
Zawarcie umowy wynajmu kontraktowego nie wiąże się dla firmy z koniecznością angażowania kapitału lub obciążania swojej zdolności kredytowej kosztami zakupu floty samochodów.
Kontrakt może być zawarty na okres od miesiąca – wówczas możemy otrzymać samochód używany, do nawet kilku lat – samochód zgodny z własnymi potrzebami wybiera klient. Oczywiście kalkulacja ceny różni się w zależności od okresu, na który podpisywana jest umowa. Taką usługę oferuje już właściwie każda firma leasingowa jako alternatywę dla tradycyjnej formy. Tu też zapewniany jest kompleks usług, które są potrzebne firmie w zarządzaniu parkiem samochodów d zakupu samochodu poprzez ubezpieczenie, finansowanie zakupu, a skończywszy na obsłudze serwisowej w pełnym zakresie. Poza tym po okresie eksploatacji samochodu zarządzający może odkupić całą flotę samochodów. Niektóre firmy są w stanie odkupić naprawdę duże floty, do kilkudziesięciu pojazdów jednorazowo. Istnieją jeszcze inne korzyści wynikające z zaangażowania firmy zarządzającej i kompleksowo opiekującej się parkiem samochodowym. Przede wszystkim przedsiębiorstwo korzystające z tej usługi otrzymuje co miesiąc jedną fakturę na ustaloną kwotę. Ma w ten sposób możliwość precyzyjnego zaplanowania kosztów. Przy okazji w znaczący sposób redukuje koszty związane z księgowaniem wielu drobnych faktur. Klient zawsze ma też możliwość czasowego rozszerzenia floty wg stawek preferencyjnych wynajmu krótkoterminowego (np. wynajęcie reprezentacyjnego samochodu na przyjazd prezesa lub kilku dodatkowych samochodów na kilka dni lub tygodni).
Wreszcie kwestia kosztów. Wynajem zwykle jest bardziej opłacalny w stosunku do całkowitego kosztu eksploatacji własnej floty. Dzieje się tak dzięki doświadczeniu firm wynajmu długoterminowego w branży samochodowej, które potrafią znakomicie redukować koszty. Natomiast dla firmy korzystającej z wynajmu dodatkową korzyścią jest to, że nie musi poświęcać swojej zdolności kredytowej poprzez zaangażowanie środków przeznaczonych na zakup samochodów.
Michał Chmielewski
Gazeta Finansowa
Dodaj komentarz
