Turystyka biznesowa rozwija się w Polsce od 20 lat. Wcześniej z usług firm zajmujących się organizacją konferencji i wyjazdów motywacyjnych korzystały głównie duże zachodnie firmy - obecnie ich klientami są nawet mikro przedsiębiorstwa.
Konferencja to nie tylko spotkanie z klientami i promocja nowych produktów i usług. Obecnie łączy się je wraz z wyjazdami motywacyjnymi, a same spotkania na sali to raczej panele i dyskusja wewnątrz firmy. W ten sposób pracownik może przedstawić istotny problem, a reszta załogi bez skrępowania może podjąć temat i spróbować wyciągnąć wspólne wnioski. Bardzo pomocne w przełamywaniu barier są inne zaplanowane zajęcia poprzedzające samą dyskusję, np. impreza, wizyta w spa lub spływ kajakowy. W dzisiejszych czasach można mieć gwarancję, że nie będzie problemu ze znalezieniem oferty organizatora zapewniającego nawet najbardziej absurdalną formę rozrywki – klaun, teatr ognia czy mim nie stanowią żadnego wyzwania.
Koszty i miejsce organizacji
Obecnie odchodzi się od organizacji konferencji w dużych aglomeracjach. Naturalnie wszystko zależy od tego, gdzie dane przedsiębiorstwo ma siedzibę. Jeżeli firma i pracownicy pochodzą z niewielkiej miejscowości to wyjazd na konferencję połączoną z imprezą w dużym mieście może być świetnym rozwiązaniem. Nie mniej jednak firmy decydują się raczej na "ubocze", najlepiej w jakimś pięknym miejscu, które niekoniecznie jest oblegane przez rzesze turystów. Ważny jest moment wyciszenia, możliwość ucieczki od pracy przy jednoczesnym rozwoju i dokształcaniu się w danej dziedzinie.
Pracownikowi miejsce, warunki zakwaterowania i inne pochodne muszą się podobać. Tematem rozmów nie powinna być sama organizacja, ale wrażenia jakie dostarcza pobyt w danym miejscu. Za nieudany wyjazd konferencyjny będzie można uznać taki, na którym uczestnicy większość czasu spędzą na wspólnym narzekaniu.
Taki wyjazd stanowi duże wyzwanie logistyczne dla przedsiębiorcy. W zależności od tego kto ma być na konferencji (sami pracownicy, czy jeszcze inne osoby związane z firmą), gdzie ma się ona odbyć i termin raczej konieczne jest skorzystanie z usług wyspecjalizowanej firmy. Przede wszystkim należy określić ilość uczestników, rodzaj potrzebnego sprzętu audiowizualnego, standard zakwaterowania, rodzaj jedzenia, alkoholu, atrakcji, a często nawet muzyki, jaka ma być puszczana na imprezie.
Ważną kwestią jest sam stosunek pracowników do tego typu wyjazdu. Kalendarz musi być dostosowany w taki sposób, aby większości odpowiadał termin i miejsce. Wskazana jest wprowadzenie jakiejś formy zachęty, a dla notorycznie odpornych na podobne inicjatywy pracowników warto wprowadzić "nakaz" uczestnictwa.
Zależnie od motywu pracodawca powinien jasno określić zasady i cel wyjazdu – co będzie zapewnione przez firmę, a za co trzeba będzie zapłacić z własnej kieszeni. Należy unikać takich sytuacji, aby pracownik musiał dokładać do wyjazdu.
Koszty organizacji zależą od liczby uczestników oraz wybranego miejsca. Minimalne ograniczenia to cena rzędu od 200 do 300 złotych za osobę (konferencja weekendowa, trzy posiłki, spływ kajakowy z instruktorem, biesiada i sala spotkań). W zasadzie nie ma odgórnej granicy, ale nie wolno zapominać o zdrowym rozsądku. Bardzo popularne są pracownicze wyjazdy np. na Grand Prix Formuły 1, ale cena za osobę to koszt rzędu ok. 1500 złotych (GP Węgier). Zatem taki wyjazd dla 30 osób po odjęciu rabatu wynosiłby około 40 tysięcy złotych.
Finansowanie tego typu imprez w przedsiębiorstwach, w których tworzony jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, może pochodzić ze środków tego funduszu i odbywa się na zasadach określonych w regulaminie.
Z pewnością wpływ na ilość środków jakie zdolny jest przeznaczyć pracodawca zależna jest od częstotliwości podobnych wyjazdów. Nie powinny się one odbywać zbyt często, praktyka raczej pokazuje, że wystarczą dwie konferencje w ciągu roku.
Pozytywne aspekty
Wspólne wyjazdy na konferencje przynoszą wiele różnych korzyści. W zależności od przyjętej konwencji mogą być bardziej merytoryczne, nastawione na rozrywkę lub kompletnie na luzie. Nawiązanie bliższej więzi z pracownikami i szefostwem, większe utożsamianie się z przedsiębiorstwem, zwiększenie motywacji, nowe doświadczenia oraz rozwój intelektualny – wszystkie te określenia odnoszą się do udanego wyjazdu.
Zawsze istnieje prawdopodobieństwo, że wyjazd się nie uda. Jeżeli konferencja okaże się fiaskiem, ludzie będą niezadowoleni i zamiast pełni sił, wrócą zmęczeni i zawiedzeni. Wówczas jedynym odnotowanym pozytywnym aspektem będzie wiedza o tym, z czyich usług w przyszłości nie korzystać.
Pracodawca powinien inwestować w swoich pracowników w sposób mądry – dostarczać im tego czego aktualnie potrzebują, wpływać na zwiększenie zadowolenia, które bezpośrednio przełoży się na wydajność i wyniki finansowe. Tego typu działanie łączy w sobie elementy empatii z chłodną kalkulacją tego, co dla firmy jest najkorzystniejsze. Na całe szczęście właściwe działanie przynosi korzyści obydwu stronom.
Łukasz Piechowiak
Bankier.pl
l.piechowiak@firma.bankier.pl
Zobacz też:
» Po 11. Nie wierz urzędnikom
» Dotacje unijne – kult papierologii i wszechwładzy urzędniczej
» Tak, jestem oszustem!
» Po 11. Nie wierz urzędnikom
» Dotacje unijne – kult papierologii i wszechwładzy urzędniczej
» Tak, jestem oszustem!
Źródło:
