2006-10-11 06:50 Źródło: Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw
Jak optymalnie ograniczyć koszty połączeń w firmie?
Nie trzeba chyba tłumaczyć jak ważna jest sprawna komunikacja w dzisiejszym biznesie. Tempo jest duże, klient niecierpliwy, a informacja – bezcenna. Warto jednak poświęcić chwilę na zoptymalizowanie kosztów. Bądźmy w kontakcie, ale za rozsądne pieniądze. Bez problemu możemy obniżyć nasze rachunki telekomunikacyjne o 25 proc.
Dobierz odpowiednio taryfy
Warto przeanalizować swoje dotychczasowe faktury za telefony komórkowe i stacjonarne. Jeżeli pracownik ma tylko odbierać telefony, np. serwisant, wystarczy mu najniższa taryfa. Dużo korzystasz z telefonu? Twoje rachunki za jedną kartę SIM przekraczają 1 tys. zł? Prawdopodobnie masz złą taryfę, dlatego warto skorzystać z oferty abonamentów z najwyższej półki. Kosztują po 400-500 zł miesięcznie, ale zawierają kilka tysięcy minut, a stawka za minutę połączenia jest niewielka. Sprawdź, czy Twoje łącze internetowe odpowiada Twoim potrzebom. Jeżeli nie korzystasz z zaawansowanych usług zamiast drogiego łącza o dużej przepustowości skorzystaj ze zwykłego łącza DSL.
Dobierz usługi dodatkowe
Operatorzy oferują wiele usług służących obniżeniu kosztów. Możesz np. wybrać numer kierunkowy miasta, z którym łączysz się taniej albo skorzystać z opcji tańszego łączenia się w obrębie firmy. Wiele zależy od tego jakiego typu biznes prowadzisz – czy potrzebujesz być w stałym kontakcie ze wszystkimi pracownikami? Może wystarczy tylko wyselekcjonowana grupa? W jakich godzinach pracujecie? Dokładnie zastanów się jakie są Twoje potrzeby i wybierz niezbędne opcje, ponieważ za każdą z nich płacisz miesięcznie kilkuzłotowy abonament.
Kontroluj koszty
Czy wszyscy w twojej firmie muszę mieć dostęp do telefonu. W telefonii zablokuj wyjście na połączenia międzymiastowe i komórkowe, jeżeli nie są one niezbędne do działania firmy. To samo zrób z połączeniami międzynarodowymi.
W następnym punkcie dowiesz się jak “tanio” możesz dzwonić za granicę. Wszystkim pracownikom zablokuj możliwość korzystania z usług o podwyższonej płatności: połączenia 0-700 i SMS-y. Sprawdź czy pracownicy nie nadużywają telefonów. W przypadku komórek – zamiast studiować co miesiąc biling, lepiej jest określić limit: pracodawca płaci abonament i połączenia do kwoty x, wszystko powyżej jest potrącane z pensji pracownika. Dobrze jest stworzyć jasne i czytelne zasady korzystania z telefonów, aby uniknąć nieporozumień.
VoIP
Voice over Internet Protocol, czyli przesyłanie głosu przez łącza internetowe jest o wiele tańsze niż usługi tradycyjnych telekomów. Jeżeli od czasu do czasu dzwonisz za granicę zainstaluj w komputerze firmowym komunikator taki jak np. Skype czy Tlenofon. Doładuj konto przelewem i dzwoń taniej. I to znacznie taniej. Minuta połączenia na telefon stacjonarny w Niemczech czy Francji kosztuje 8 gr. W Telekomunikacji Polskiej za minutę takiej rozmowy zapłacimy 1,46 zł. Jak widać różnica jest kolosalna.
Operatorzy VoIP na polskim rynku zaoferowali już usługę, które pozwala na nielimitowaną ilość połączeń z telefonami stacjonarnymi na całym świecie (w tym do Polski), za stałą miesięczną opłatą (www.preselekcja.pl – niecałe 400 zł). Co więcej, darmowe są również połączenia na telefony komórkowe w niektórych krajach. Niezainteresowani dzwonieniem we wszystkie części globu mogą wybrać jeden rejon, za co zapłacą mniej. Jeżeli twoja firma potrzebuje częstego kontaktu z zagranicą i chcesz go umożliwić wszystkim pracownikom warto rozważyć zakup bramki VoIP. Najtańsze urządzenie kosztuje ok. 200 zł i podłącza się je z jednej strony do zwykłego telefonu, który stoi na biurku – z drugiej do Internetu. Bramka automatycznie puszcza wszystkie połączenia przez operatora internetowego znacznie redukując koszty. Oczywiście większa firma potrzebuje bramki o większej pojemności, tak, aby wszyscy zainteresowani mogli uzyskać połączenie.
Negocjuj
Niezaprzeczalnym faktem jest, że operatorom zależy na przedsiębiorcach. Operator komórkowy podczas rozmowy o zakupie 100 telefonów i kart SIM praktycznie na start daje blisko 10 proc. zniżki od comiesięcznej faktury. Oczywiście jeżeli staż w sieci rośnie, a firma regularnie płaci rachunki, można dalej negocjować zniżki. Przy większych liczbach telefonów, nieomal standardem stały się darmowe połączenia pomiędzy pracownikami.
Większość dodatkowych usług, które normalnie są obciążone comiesięcznym abonamentem, można dostać za darmo albo w niższej cenie. Nie na straconej pozycji są także mniejsi przedsiębiorcy. Mając nawet dwa czy trzy telefony możemy negocjować warunki przy przedłużaniu umowy – warto trochę pokręcić nosem, bo może się okazać, że cena oferowanego nam aparatu spadnie albo pojawi się upust na abonament. Zawsze można dotychczasowego operatora postraszyć przeniesieniem się do innej sieci, a jest to o tyle łatwe, że możemy zachować nasz numer. Usługa przeniesienia numeru kosztuje kilkadziesiąt złotych, ale jeżeli przenosimy większą liczbę telefonów nasz nowy operator może wziąć te koszty na siebie.
Telefonia IP na VPN
Więksi przedsiębiorcy, którzy mają rozproszoną strukturę firmy (dużo oddziałów terenowych) mogą ograniczyć koszty rozmów pomiędzy pracownikami. Należy założyć wirtualną sieć prywatną (VPN) i wdrożyć telefonię IP, działającą w obrębie tej sieci. Dzięki temu oddziały będą ze sobą rozmawiać za darmo, a firma uzyska bezpieczny kanał komunikacji (VPN), którym można przesyłać poufne dane.
Telefonia IP pozwala też wdrożyć wiele usług dodatkowych – np. jeżeli dany oddział jest zamknięty, połączenie klienta będzie przesyłane do innego oddziału. Decyzja o budowie telefonii IP na VPN pociąga za sobą spore koszty i nie ma sensu w przypadku małego przedsiębiorstwa, które ma zaledwie parę oddziałów.
Krzysztof M. Piątek
Dobierz odpowiednio taryfy
Warto przeanalizować swoje dotychczasowe faktury za telefony komórkowe i stacjonarne. Jeżeli pracownik ma tylko odbierać telefony, np. serwisant, wystarczy mu najniższa taryfa. Dużo korzystasz z telefonu? Twoje rachunki za jedną kartę SIM przekraczają 1 tys. zł? Prawdopodobnie masz złą taryfę, dlatego warto skorzystać z oferty abonamentów z najwyższej półki. Kosztują po 400-500 zł miesięcznie, ale zawierają kilka tysięcy minut, a stawka za minutę połączenia jest niewielka. Sprawdź, czy Twoje łącze internetowe odpowiada Twoim potrzebom. Jeżeli nie korzystasz z zaawansowanych usług zamiast drogiego łącza o dużej przepustowości skorzystaj ze zwykłego łącza DSL.
Dobierz usługi dodatkowe
Operatorzy oferują wiele usług służących obniżeniu kosztów. Możesz np. wybrać numer kierunkowy miasta, z którym łączysz się taniej albo skorzystać z opcji tańszego łączenia się w obrębie firmy. Wiele zależy od tego jakiego typu biznes prowadzisz – czy potrzebujesz być w stałym kontakcie ze wszystkimi pracownikami? Może wystarczy tylko wyselekcjonowana grupa? W jakich godzinach pracujecie? Dokładnie zastanów się jakie są Twoje potrzeby i wybierz niezbędne opcje, ponieważ za każdą z nich płacisz miesięcznie kilkuzłotowy abonament.
Kontroluj koszty
Czy wszyscy w twojej firmie muszę mieć dostęp do telefonu. W telefonii zablokuj wyjście na połączenia międzymiastowe i komórkowe, jeżeli nie są one niezbędne do działania firmy. To samo zrób z połączeniami międzynarodowymi.
W następnym punkcie dowiesz się jak “tanio” możesz dzwonić za granicę. Wszystkim pracownikom zablokuj możliwość korzystania z usług o podwyższonej płatności: połączenia 0-700 i SMS-y. Sprawdź czy pracownicy nie nadużywają telefonów. W przypadku komórek – zamiast studiować co miesiąc biling, lepiej jest określić limit: pracodawca płaci abonament i połączenia do kwoty x, wszystko powyżej jest potrącane z pensji pracownika. Dobrze jest stworzyć jasne i czytelne zasady korzystania z telefonów, aby uniknąć nieporozumień.
VoIP
Voice over Internet Protocol, czyli przesyłanie głosu przez łącza internetowe jest o wiele tańsze niż usługi tradycyjnych telekomów. Jeżeli od czasu do czasu dzwonisz za granicę zainstaluj w komputerze firmowym komunikator taki jak np. Skype czy Tlenofon. Doładuj konto przelewem i dzwoń taniej. I to znacznie taniej. Minuta połączenia na telefon stacjonarny w Niemczech czy Francji kosztuje 8 gr. W Telekomunikacji Polskiej za minutę takiej rozmowy zapłacimy 1,46 zł. Jak widać różnica jest kolosalna.
Operatorzy VoIP na polskim rynku zaoferowali już usługę, które pozwala na nielimitowaną ilość połączeń z telefonami stacjonarnymi na całym świecie (w tym do Polski), za stałą miesięczną opłatą (www.preselekcja.pl – niecałe 400 zł). Co więcej, darmowe są również połączenia na telefony komórkowe w niektórych krajach. Niezainteresowani dzwonieniem we wszystkie części globu mogą wybrać jeden rejon, za co zapłacą mniej. Jeżeli twoja firma potrzebuje częstego kontaktu z zagranicą i chcesz go umożliwić wszystkim pracownikom warto rozważyć zakup bramki VoIP. Najtańsze urządzenie kosztuje ok. 200 zł i podłącza się je z jednej strony do zwykłego telefonu, który stoi na biurku – z drugiej do Internetu. Bramka automatycznie puszcza wszystkie połączenia przez operatora internetowego znacznie redukując koszty. Oczywiście większa firma potrzebuje bramki o większej pojemności, tak, aby wszyscy zainteresowani mogli uzyskać połączenie.
Negocjuj
Niezaprzeczalnym faktem jest, że operatorom zależy na przedsiębiorcach. Operator komórkowy podczas rozmowy o zakupie 100 telefonów i kart SIM praktycznie na start daje blisko 10 proc. zniżki od comiesięcznej faktury. Oczywiście jeżeli staż w sieci rośnie, a firma regularnie płaci rachunki, można dalej negocjować zniżki. Przy większych liczbach telefonów, nieomal standardem stały się darmowe połączenia pomiędzy pracownikami.
Większość dodatkowych usług, które normalnie są obciążone comiesięcznym abonamentem, można dostać za darmo albo w niższej cenie. Nie na straconej pozycji są także mniejsi przedsiębiorcy. Mając nawet dwa czy trzy telefony możemy negocjować warunki przy przedłużaniu umowy – warto trochę pokręcić nosem, bo może się okazać, że cena oferowanego nam aparatu spadnie albo pojawi się upust na abonament. Zawsze można dotychczasowego operatora postraszyć przeniesieniem się do innej sieci, a jest to o tyle łatwe, że możemy zachować nasz numer. Usługa przeniesienia numeru kosztuje kilkadziesiąt złotych, ale jeżeli przenosimy większą liczbę telefonów nasz nowy operator może wziąć te koszty na siebie.
Telefonia IP na VPN
Więksi przedsiębiorcy, którzy mają rozproszoną strukturę firmy (dużo oddziałów terenowych) mogą ograniczyć koszty rozmów pomiędzy pracownikami. Należy założyć wirtualną sieć prywatną (VPN) i wdrożyć telefonię IP, działającą w obrębie tej sieci. Dzięki temu oddziały będą ze sobą rozmawiać za darmo, a firma uzyska bezpieczny kanał komunikacji (VPN), którym można przesyłać poufne dane.
Telefonia IP pozwala też wdrożyć wiele usług dodatkowych – np. jeżeli dany oddział jest zamknięty, połączenie klienta będzie przesyłane do innego oddziału. Decyzja o budowie telefonii IP na VPN pociąga za sobą spore koszty i nie ma sensu w przypadku małego przedsiębiorstwa, które ma zaledwie parę oddziałów.
Krzysztof M. Piątek
Dodaj komentarz
