Jak ograniczyć wydatki na firmowe auto

Auto firmowe generuje szereg kosztów. Poszukując oszczędności, trzeba najpierw przeanalizować wiele czynników składających się na tzw. TCO (ang. Total Cost of Ownership), czyli całkowity koszt posiadania.

– Samochód służbowy jest jednym z najdroższych narzędzi pracy, jaki pracodawca przekazuje do dyspozycji swoim pracownikom, dlatego też wymaga sprawnego zarządzania i optymalizowania kosztów eksploatacji – mówi Marcin Gawłowicz, menedżer floty samochodowej Lukas Banku.

Dokładne przyjrzenie się wszystkim składowym TCO pozwoli poznać realne wydatki i słabe punkty, które wymagają zwiększenia kontroli lub doprecyzowania albo zmiany procedur. Taka analiza wskaże obszary, w których można ograniczyć wydatki, a tym samym zoptymalizować koszty parku samochodowego.

Pierwszy krok: analiza

Jeśli chce się poprawić organizację obsługi oraz obniżyć koszty, trzeba przeanalizować wiele aspektów, począwszy od wyboru marki i modelu pojazdów, który silnie rzutuje na dalsze koszty, sposobu finansowania, zasad eksploatacji aut i zakupu paliwa, poprzez koszty ich ubezpieczenia i likwidacji szkód komunikacyjnych, koszty serwisowania, po zasady korzystania z aut w celach prywatnych.
Taka analiza da podstawy do sformułowania propozycji wprowadzenia rozwiązań – które wpłyną na optymalizację kosztów – tak aby były one dostosowane do potrzeb i specyfiki konkretnej firmy, a tym samym możliwe do realizacji.

Jak zaznacza Marcin Gawłowicz, skutecznej optymalizacji kosztów floty nie można przeprowadzić bez odpowiednich zapisów w polityce samochodowej firmy. Powinna ona zawierać nie tylko prawa pracownika, ale również obowiązki i sankcje z tytułu niewłaściwego eksploatowania samochodu.

Wybór aut i finansowania

– Optymalizacja kosztów floty rozpoczyna się już na etapie wyboru formy finansowania pojazdów – rozpatrzenia, czy decydujemy się na zakup pojazdów, czy też korzystamy z leasingu albo wynajmu długoterminowego – uważa Marcin Gawłowicz i dodaje: – Informacje w tym zakresie powinien dostarczyć dyrektor finansowy firmy, który zasugeruje najbardziej optymalne rozwiązanie.

Ważny jest też sam wybór konkretnego modelu. Samochód powinien przede wszystkim być dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa i funkcji, które ma spełniać. To pozwoli określić klasę pojazdu, tak aby pojazd był odpowiednio funkcjonalny, dobrać interesujące marki, tak aby współgrały z wizerunkiem firmy itp. Nie wszystkie auta, które będą odpowiednie dla naszych celów, będą tak samo kosztotwórcze. – Proces wyboru dostawcy powinien obejmować nie tylko ceny zakupu pojazdu czy raty wynajmu, ale również pozostałe koszty eksploatacyjne samochodów, jak serwis, zużycie paliwa, ubezpieczenie itd. – radzi Marcin Gawłowicz. Nie można zapomnieć też o oszacowaniu wartości rezydualnych porównywanych modeli.


– Kolejnym obszarem optymalizacji kosztów są negocjacje z dealerami lub CFM – mówi Gawłowicz. Przy odpowiednio dużym wolumenie zakupów można bowiem wynegocjować atrakcyjne rabaty.

Paliwo

Paliwo jest jednym z podstawowych kosztów związanych z utrzymaniem floty. W przypadku zużycia paliwa – najprostszym, dostępnym od ręki i mało absorbującym firmę sposobem na ograniczenie spalania nawet o 10-20%, są szkolenia z ekojazdy połączone z monitorowaniem zachowań pracowników i motywowaniem ich do stosowania zasad poznanych na takich szkoleniach. Oszczędności przyniesie również – przy wyższych przebiegach – wybór silników diesla do floty przedsiębiorstwa.

W optymalizacji kosztów paliwa pomocne są także karty paliwowe, bez których trudno dziś sobie wyobrazić nowoczesną flotę. – Pozwalają one nie tylko na korzystanie z rabatów oferowanych przez koncerny paliwowe, ale również – dzięki raportom przez nie tworzonym – na analizę zużycia paliwa, przekroczenia spalania itp. Optymalizując koszty, można wykluczyć np. zakup droższych paliw lub innych usług dostępnych na stacjach benzynowych – wyjaśnia Marcin Gawłowicz.

Serwis

– Szczegółową analizę należy również przeprowadzić w obszarze serwisowania pojazdów – radzi Marcin Gawłowicz. Jest to bowiem jeden z bardzo kosztownych elementów zarządzania flotą, a jednocześnie trudny dla fleet managera, jeśli nie korzysta się z usług CFM. Główny kłopot z serwisowaniem i naprawą aut wynika z faktu, że trudno jest zabudżetować środki na ten cel. O ile jeszcze w dużym przybliżeniu można oszacować koszty przeglądów okresowych, to wszelkie naprawy powypadkowe są już trudniejsze do przewidzenia. Gdy firma decyduje się na własne zarządzanie, na serwis gwarancyjny decydujemy się właściwie w momencie wyboru samochodów do floty. W okresie gwarancji auta najczęściej są bowiem serwisowane w ASO. Fleet managerowie wybierają sieci autoryzowane m.in. z uwagi na szeroką sieć stacji serwisowych oraz nieskomplikowaną procedurę rozpatrywania i uznawania ewentualnych napraw gwarancyjnych. Ponadto serwisy dysponują samochodami zastępczymi, z których w przypadku przedłużającej się naprawy można skorzystać. Dlatego już na etapie wyboru marki warto poznać ceny części i robocizny, a także negocjować zarówno stawki, jak i warunki obsługi.

Raport specjalny Bankier.pl Porównaj i zyskaj: LEASING Chciałbyś skorzystać z leasingu, ale masz wątpliwości? Porównej tę formę finansowania z innymi możliwościami i sprawdź ile możesz zyskać!

Kwestia napraw drobnych może zostać rozwiązana przez podpisanie umów z siecią szybkiej obsługi. Po okresie gwarancji serwisowanie pojazdów można powierzyć niezależnej sieci serwisów. Należy jednak pamiętać, że samochody w trzecim roku eksploatacji mają już przebieg ok. 100 tys. km i mogą być potrzebne bardziej skomplikowane naprawy, wymagające np. zdiagnozowania usterki poprzez podłączenie komputera serwisowego. Kwestię napraw blacharskich warto powierzyć sieci zakładów naprawczych rekomendowanych przez ubezpieczyciela. Ułatwi to proces likwidacji szkody oraz formę rozliczenia.

Kiedy flotą zarządza firma CFM, sprawa wygląda inaczej. Przed podpisaniem umowy na FSL negocjujemy zakres oferowanej usługi serwisu i formę jego rozliczania. – Można wybrać bardzo popularną i wygodną obecnie formę ryczałtowego serwisowania za pośrednictwem CFM lub też wariant serwisowania wg kosztów rzeczywistych – wyjaśnia Marcin Gawłowicz. Należy bardzo szczegółowo określić oczekiwania i stawki. Trzeba pamiętać o tym, w jakich sytuacjach przysługuje auto zastępcze i na jaki okres, jak rozwinięta jest sieć serwisów współpracujących z firmą zarządzającą, czy do napraw będą używane części oryginalne, czy zamienniki, a także jakiej klasy opony są oferowane przy wymianie i na podstawie jakich parametrów będą wymieniane (stan bieżnika czy przebieg).

Bezpieczeństwo

Sprawy serwisu są mocno powiązane z bezpieczeństwem, a nawet ekologią. Sprawny samochód plus przeszkolony kierowca to niższe koszty wynikające z tytułu napraw powypadkowych. Natomiast jazda ekologiczna to również jazda bezpieczna.

Wprowadzenie polityki bezpieczeństwa jest istotne z uwagi na obniżenie liczby stłuczek i wypadków, a więc kosztów napraw z nimi związanych. – Zapisy dotyczące bezpieczeństwa floty i odpowiedzialności pracownika za szkody komunikacyjne mają istotne znaczenie, gdyż duża szkodowość floty wpływa na wysokość składki ubezpieczeniowej – tłumaczy Marcin Gawłowicz. Towarzystwa ubezpieczeniowe tworzą swoje oferty po gruntownej analizie szkodowości floty danego klienta.

Dodatkowo kierowca jeżdżący bezpiecznie zwykle delikatniej eksploatuje auto, dzięki czemu jest ono w lepszym stanie wizualnym i technicznym. To ważne przy późniejszej sprzedaży samochodu.

Polityka bezpieczeństwa powinna być klarowna i dotyczyć wszystkich pracowników jeżdżących autami niezależnie od funkcji, jaką pełnią. Przed otrzymaniem auta służbowego np. pracownicy powinni być sprawdzeni zarówno pod kątem uprawnień, jak i umiejętności. Kierowcy powinni być zobligowani do przestrzegania, najlepiej spisanych, zasad bezpiecznej jazdy.

Ubezpieczenia

Jak już wspomnieliśmy, koszty ubezpieczeń są bezpośrednio powiązane z bezpieczeństwem. Niezwykle istotne przy negocjowaniu warunków ubezpieczenia jest skrócenie czasu oględzin, wprowadzenie klauzuli samolikwidacji szkód (likwidacja szkód bez oględzin do określonej) oraz modyfikacji warunków assistance. Bardzo ważnym parametrem jest bowiem czas od wystąpienia zdarzenia drogowego do czasu oddania kierowcy sprawnego auta.
Poza tym wiążąc się z jednym ubezpieczycielem, nawet takim, który ubezpiecza także inny majątek firmy, można negocjować zdecydowanie lepsze warunki.


Optymalizacja kosztów floty to zagadnienie bardzo złożone. Już sama analiza wymaga umiejętności spojrzenia na składniki kosztotwócze jako odrębne obszary, ale jednak silnie z sobą powiązane. Niewiele składowych ogólnego kosztu floty zależy wyłącznie od indywidualnej decyzji fleet managera, większość uzależniona jest od zachowań kierowców flotowych, nie wspominając o tych, na które nie ma się żadnego wpływu (np. ceny paliw czy trendy cen i wartości rezydualnych na rynku aut). Uzyskanie pożądanych efektów wymaga zatem od fleet managera nie tylko umiejętności analitycznego myślenia, ale także zdolności negocjacyjnych, organizacyjnych (choćby do właściwego sprecyzowania poszczególnych zasad i reguł) oraz zarządzania personelem, aby skutecznie rozliczać i motywować wszystkich kierowców flotowych.


Magdalena Czarkowska

Jak ograniczyć wydatki na firmowe auto Autor: ~bakstrit   2011-07-13 15:36

u nas szef ubezpieczył wszystkie auta w generali i jak na razie się opłaca i nie ma powodów do narzekań, zobaczymy jak będzie...