Absencja a wysokość stałego wynagrodzenia: Obliczenia na wagę pracowniczego portfela

W dużych firmach działają wyspecjalizowane służby pracownicze, którym dobór metody obliczania stałego wynagrodzenia miesięcznego w razie absencji pracowniczej nie przysparza żadnych kłopotów. Gorzej, gdy wszystkim zajmuje się jedna księgowa, która choć - wydawałoby się - z racji zatrudnienia w niewielkiej jednostce nie powinna być przeciążona obowiązkami, to w praktyce, z uwagi na obszerność i różnorodność dziedzin, które musi przestudiować i przyswoić, niejednokrotnie ma wiele wątpliwości. Jeszcze gorzej, gdy wykonawcą obliczeń jest sam "zabiegany" pracodawca. Co zrobić, aby wynagrodzenie otrzymane przez pracownika nieobecnego przez część miesiąca nie zostało bezpodstawnie zaniżone? Jak liczyć, aby bezzasadnie nie nadwyrężyć "kiesy" pracodawcy?

Właściwym aktem prawnym normującym powyższe zagadnienia jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (...). Przedmiotem naszego zainteresowania będzie tylko jeden aspekt ujęty w wymienionym akcie prawnym. Ustalenie wysokości wynagrodzenia określonego w stałej stawce miesięcznej (najczęściej wynagrodzenie zasadnicze, ale nie tylko), w przypadku przepracowania tylko części miesiąca, w kontekście różnych powodów absencji w pracy.

Różne nieobecności - tylko dwa sposoby

Istnieją dwie metody obliczania wynagrodzenia ustalonego w stałej stawce miesięcznej w przypadku przepracowania tylko części miesiąca. Najłatwiejsza ich klasyfikacja (w dużym uproszczeniu) to:

• nieobecności, za które pracownikowi przysługuje zasiłek z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (także wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy płatne przez pracodawcę), wymagają zastosowania dzielnika - 30 (średnia arytmetyczna dni kalendarzowych w miesiącu),

• nieobecności spowodowane innymi niż powyższe przyczynami (m.in. urlopy bezpłatne, podjęcie lub zakończenie zatrudnienia w trakcie miesiąca kalendarzowego) powinny być rozliczane wg roboczogodzin.

W razie choroby, opieki ...

W razie nieobecności spowodowanej m.in. chorobą, opieką nad dzieckiem lub nad chorym członkiem rodziny, urlopem macierzyńskim lub inną nieobecnością, za okres której przysługują świadczenia wymienione w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wielkość wynagrodzenia ustalonego w stałej stawce miesięcznej za przepracowaną część miesiąca, ustala się poprzez:

1) podzielenie wspomnianego wynagrodzenia przez 30 i pomnożenie tak otrzymanej kwoty przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim,

2) odjęcie tak obliczonej kwoty wynagrodzenia od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Przykład

Pani Ewa w okresie od 21 do 28 lutego br. musiała zaopiekować się chorym dzieckiem do lat 14. Pani Ewa jest wynagradzana wg stałej stawki miesięcznej (wynagrodzenie zasadnicze) w wysokości 1.440 zł oraz premii w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego. Pani Ewa była nieobecna w pracy 8 dni kalendarzowych (nie mylić z dniami roboczymi). Za taki też okres otrzyma zasiłek opiekuńczy. Jej wynagrodzenie za pracę w miesiącu lutym ustalono w następujący sposób:

1.440 zł : 30 dni = 48 zł

1.440 zł - (48 dni x 8 dni absencji) = 1.056 zł wynagrodzenie zasadnicze

20% x 1.056 zł = 211,20 zł premia.

Warto tutaj przedstawić jeszcze dwa inne, interesujące przypadki, mogące się pojawić w wyniku "absencji zasiłkowej". Pierwszy z nich ma miejsce wówczas, gdy pracownik przepracuje tylko 1 dzień w miesiącu kalendarzowym, który liczy 31 dni. Zastosowanie wyżej wskazanej metody powoduje, że wynagrodzenie pracownika wynosi 0 zł, mimo iż fakt wykonywania pracy w owym dniu jest bezsporny.

Przykład

Pani Ewa wymieniona w przykładzie powyżej, była niezdolna do pracy z powodu choroby w okresie od 2 do 31 grudnia 2004 r. (łącznie 30 dni). Pomimo że dzień 1 grudnia był przez nią efektywnie przepracowany, obowiązująca metoda obliczania wynagrodzenia nie pozwoliła na wypłatę wynagrodzenia:

1.440 zł : 30 dni = 48 zł

1.440 zł - (48 zł x 30 dni absencji) = 0 zł wynagrodzenie zasadnicze

20% x 0 zł = 0 zł premia.

Pani Ewa otrzymała wyłącznie zasiłek chorobowy.

Prawidłowość powyższego wyliczenia potwierdza stanowisko Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej. Metoda obliczania wynagrodzenia ustalonego w stałej stawce miesięcznej pozostaje w ścisłym powiązaniu z regulacją dotyczącą sposobu obliczania zasiłku chorobowego. Podstawą wymiaru zasiłku za jeden dzień niezdolności do pracy jest 1/30 część przyjmowanego wynagrodzenia, niezależnie od ilości dni kalendarzowych w danym miesiącu. Ponadto wynagrodzenie ustalone w stałej miesięcznej stawce, przysługuje w tej samej kwocie, zarówno gdy miesiąc ma 28 jak i 31 dni. Stąd w przepisie § 11 rozporządzenia przyjęto taką metodę obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, która oddaje istotę wynagrodzenia ustalonego w stałej kwocie.

A co zrobić, gdy nieobecność w pracy trwa cały 31-dniowy miesiąc kalendarzowy? Uwaga. Zdarza się, że zakłady wykorzystują regułę obliczania wynagrodzenia stałego, o której mowa wyżej. Tymczasem jest to postępowanie nieuzasadnione i niedopuszczalne. Obliczanie wynagrodzenia poprzez podzielenie przez liczbę 30 i pomnożone przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim, a więc 31, a następnie odjęcie otrzymanej wartości od wynagrodzenia stałego powoduje, że wynagrodzenie stałe przybiera wartość ujemną. Uwaga. Wskazany sposób obliczania wynagrodzenia stałego dotyczy wyłącznie sytuacji, w których pracownik przepracuje część miesiąca. Jeżeli nie przepracuje ani jednego dnia, nie dokonuje się żadnych przeliczeń.

Przykład

Pani Ewa z przykładu powyżej była niezdolna do pracy z powodu choroby w okresie od 1 do 31 stycznia 2005 r. Pracodawca nie dokonywał obliczenia wynagrodzenia stałego. Pani Ewa nie przepracowała ani jednego dnia i nie było potrzeby ustalania jego wysokości, bowiem wynagrodzenie za pracę nie przysługiwało. Otrzymała ona jedynie zasiłek chorobowy.

Nieobecności "niezasiłkowe"

Tu zdarza się najwięcej pomyłek. Pracodawcy nie bacząc na rodzaj nieobecności ustalają wynagrodzenie w oparciu o metodę dotyczącą absencji chorobowej (dzielnik - 30). Tymczasem w przypadku nieobecności z innych przyczyn niż wskazane wyżej, miesięczną stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności w pracy. Tak obliczoną wartość należy odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Przykład

Pani Ewa z przykładu powyżej wystąpiła o rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron. Umowa ulegnie rozwiązaniu 10 marca 2005 r. Pracodawca ustalając jej wynagrodzenie za marzec dokona następujących obliczeń:

1.440 zł : 176 godzin = 8,18 zł

1.440 zł - (8,18 zł x 112 godzin) = 523,84 zł wynagrodzenie zasadnicze

20% x 523,84 zł = 104,77 zł premia

gdzie 176 - wyraża ilość godzin przypadających do przepracowania w miesiącu marcu, 112 - ilość godzin nieprzepracowanych.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 62, poz. 289 ze zm.).