007... Szefie, zgłaszam się

Już nie tylko aplikacje śledzące ruch w Internecie, ale kontrola flot pojazdów za pomocą lokalizatorów GPS, komórki ze specjalnym programem umożliwiającym podsłuchiwanie rozmów czy otrzymywanie kopii wysłanych albo odebranych SMS-ów są dla wielu szefów skutecznymi metodami kontroli pracowników. Niektórzy zatrudniają nawet detektywów, którzy sprawdzają, czy nikt nie wynosi z firmy ważnych informacji.

- Robią to głównie z konieczności kontroli ewentualnych nadużyć, czasem również dla podniesienia efektywności pracy – tłumaczy Jarosław Piotrowski, który zajmuje się sprzedażą jednego z bardziej znanych programów do kontroli Oko Szefa. To program, który śledzi ruch w komputerze pracownika. Systemy tego typu mogą kontrolować praktycznie wszystko, od każdego naciśnięcia klawisza na klawiaturze, przez zablokowanie strony lub stron internetowych, zrobienie zdalnego "print screena" ekranu, odłączenie Internetu. Pracodawca może sprawdzać pracownika z dowolnego miejsca na świecie i z dowolnego komputera. Jednak najczęściej wykorzystywane funkcje to poznanie czasu włączenia i wyłączenia komputera oraz strony internetowe, które były odwiedzone.

Takie narzędzia szefowie doceniają zwłaszcza w czasie kryzysu, gdy zwraca się szczególną uwagę na optymalizowanie kosztów.

- Pracownik jest wydatkiem, który pracuje np. 8 godzin 5 dni w tygodniu i pracodawca w dobie kryzysu chce wiedzieć, czy te 8 godzin jest wykorzystywane na pracę czy na sprawy prywatne. Montując odpowiedni system np. do kontroli floty pojazdów, nie tylko kontrolujemy kierowcę czy pojazd, ale możemy również zoptymalizować trasę, którą kierowca z punktu A ma jechać do punktu B – tłumaczy Jarosław Piotrowski.

- Takim działaniom sprzyja też określona kultura organizacyjna firmy – raczej autorytarna, związana z silną kontrolą, konkretnymi nakazami, ściśle sprecyzowanymi procedurami działania – dodaje Anna Biernacka, coach i psycholog Pro Optima. W takiej kulturze trudno mówić o zaufaniu do pracownika.

Komputer i samochód to dwa urządzenia, które najczęściej podlegają nadużyciom ze strony pracownika. Świadomość pracownika, że być może jest kontrolowany powoduje racjonalne ich wykorzystywanie.

Szefowie firm, którzy zastosowali systemy monitoringu od razu zauważają zwiększoną efektywność pracy. - Po wdrożeniu monitoringu większość pracodawców jest zaskoczona skalą marnowanego czasu. W takich przypadkach monitoring, statystyki i raporty na pewno zwiększają wydajność – mówi Roman Zinczyn z Dyzmond Software.

Zapewnia też sobie inne korzyści. Umiejętne użycie systemów kontrolnych sprawia, że pracodawca nie będzie traktowany tylko jako inwigilator, ale jako osoba, która również dba np. o bezpieczeństwo pracowników stosując nowe systemy i rozwiązania technologiczne.

Co można zbierać?

Pracodawca ma prawo gromadzić wszelkie dane o wykonywanej pracy. Dotyczy to także informacji o tym, w jakim miejscu i w jakim czasie pracownik przebywał. Prawidłowo przeprowadzony monitoring gwarantuje prawa obu stronom i dokumentuje zarówno czas pracy, jak i należne wynagrodzenie. Nic więc nie stoi na przeszkodzie, aby szef w razie ewentualnego sporu z pracownikiem wykorzystał zgromadzone w ten sposób dane. Bo przecież sprzęt i oprogramowanie udostępnione pracownikowi do firmowego użytku stanowi własność pracodawcy. Jest to więc elementem przedsiębiorstwa, a co za tym idzie pracownik musi liczyć się z ograniczeniami w ich użytkowaniu i nie powinien wykorzystywać jak własnych.

I tak np. tajemnica korespondencji nie oznacza całkowitego zakazu kontroli poczty elektronicznej. Maile przesyłane na adres firmy są związane z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością. Zatem pracodawca jako właściciel firmy ma prawo wglądu w korespondencję kierowaną na adres firmowy pracownika. To właśnie przedsiębiorca jest właścicielem adresu firmowego, a pracownik działa i prowadzi korespondencję niejako w imieniu pracodawcy. Przejrzeć poczty pracownika nie będzie można jeśli np. przegląda je na prywatnym komputerze. Nawet jeśli są to listy, które przyszły na firmową skrzynkę.

Jednak zdaniem psychologów taka permanentna inwigilacja nie niesie za sobą niczego dobrego. Nie uczy odpowiedzialności za swoją pracę. - Jeżeli jesteśmy nagradzani za spełnianie pewnych norm, które są kontrolowane np. ilość odwiedzin u klienta czy ilość stuknięć w klawiaturę to właśnie o to dbamy a nie o coś innego. Oznacza to, że mniej czasu poświęcamy na rozmowę u jednego handlowca, nie angażujemy się tak w nią bo wiemy, że najważniejsze jest zrobić normę. Czy zawsze ważne jest jak długo nie dotykam klawiatury komputera? A co z pracą kreatywną informatyka? Czy nie potrzebuje czasu by przemyśleć rozwiązania, które później znajdą się odzwierciedlenie w projektowanym programie? – pyta retorycznie Anna Biernacka.

Detektyw na wezwanie

Niektóre firmy idą krok dalej i decydują się nawet na zatrudnianie detektywa. - Zdarzyło się nam prowadzić czynności sprawdzające w stosunku do przedstawiciela handlowego pracującego w branży gier hazardowych. Okazało się że jedynym sprzętem operacyjnym był zakamuflowany w breloczku rejestrator cyfrowy. Przy odpowiednio stworzonej legendzie pan ten sam się złapał w sidła swojej pazerności. Okazało się , że pracuje dla konkurencyjnej firmy , o czym chętnie opowiedział nie zdając sobie sprawy , że jest nagrywany – opowiada jeden z detektywów.

Takie usługi zamawiane są też przez szefów, którzy chcą sprawdzić czy np. szeregowy pracownik, który właśnie poszedł na zwolnienie nie dorabia sobie gdzieś na czarno. Często w ten sposób kontroluje się również wspólników.

Zdaniem specjalistów, wciąż nienajlepiej jest ze świadomością wśród prezesów firm odnośnie zabezpieczenia interesów firmy. Gdy oni zlecają sprawdzenie pomieszczenia, w którym zapadają kluczowe decyzje czy nie ma w nim podsłuchu, konkurencja już dawno wie o największych tajemnicach. Tylko dlatego, że udało się przekupić sprzątaczkę a ta wyniosła ważne informacje. Wszystko przez totalny bałagan w firmie.

Wśród detektywów znana jest historia jednej z firm, w której po zakończonej pracy nawet członkowie zarządu nie wyłączali swoich laptopów, a w pokojach pracowników stały tablice poglądowe z rozpisanymi planami oraz strategią działania firmy. Na biurkach leżały plany sprzedaży zakupów, listy dostawców i odbiorców łącznie z cenami towarów. A taka okazja kusi... konkurenta.

Dlatego zanim wprowadzimy jakikolwiek system kontroli sprawdźmy czy sami nie jesteśmy źródłem takiej okazji i czy nie stwarzamy ryzykownych sytuacji. No i jeszcze pracownik.

Warto pamiętać, że nie jest na szczęście zupełnie bezbronny. To do niego należy ostatecznie decyzja czy podejmie pracę w konkretnej firmie czy nie. I tylko od jego zaangażowania w pracę zależy, czy trzeba będzie go mobilizować do pracy przez kontrolę czy można będzie z tego zrezygnować.