Poradnik ZUS: Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych

Poradnik przeznaczony jest dla płatników składek, którzy mają obowiązek sporządzania i przekazywania do Zakładu dokumentów ubezpieczeniowych. Jego celem jest pomoc w prawidłowym przygotowaniu tych dokumentów. Zawiera on wzory formularzy zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz szczegółowe informacje dotyczące sposobu ich wypełniania.

1. Wstęp

2. Zgłoszenie płatnika

3. Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek

4. Płatnicy składek o strukturze wielooddziałowej

5. Współmałżonkowie prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą

6. Osoby fizyczne prowadzące kilka rodzajów działalności gospodarczej

7. Posłowie i senatorowie prowadzący działalność gospodarczą

8. Wyrejestrowanie płatnika składek i zgłoszenie ubezpieczonego

9. Zgłoszenie zmiany/korekty danych

10. Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń

11. Formularze rozliczeniowe

12. Terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych

13. Ogólne zasady korygowania dokumentów rozliczeniowych

14. Korygowanie dokumentów ubezpieczeniowych w związku z reklamacjami ubezpieczonych dotyczącymi informacji o stanie konta w ZUS

Małżonkowie, którzy prowadzą wspólnie pozarolniczą działalność gospodarczą, podlegają odrębnemu wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej. Oznacza to, że każdy ze współmałżonków powinien dokonać odrębnego zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZFA oraz zgłoszenia do ubezpieczeń na formularzu odpowiednio ZUS ZUA lub ZUS ZZA posługując się własnymi, odrębnymi identyfikatorami NIP i REGON. W razie gdy, z tytułu wspólnie prowadzonej działalności, małżonkowie posiadają tylko jeden numer REGON, zgłoszenie jednego z małżonków jako płatnika składek powinno być dokonane z identyfikatorami NIP1 i REGON, a drugiego z identyfikatorami NIP2 i PESEL.

Odrębne zgłoszenie małżonków jako płatników składek nie jest konieczne, jeżeli pozarolnicza działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej.

Spółki cywilne

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej przyjęte zostało, iż płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne może być zarówno :

• spółka cywilna w stosunku do wszystkich lub niektórych wspólników, jak również
• niektórzy lub każdy ze wspólników odrębnie na własne ubezpieczenia.

Spółka może pełnić funkcję płatnika za osoby świadczące pracę w tej spółce (np. pracowników i zleceniobiorców) oraz za wszystkich lub niektórych wspólników.

Jako płatnik składek spółka na zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA powinna podawać następujące dane identyfikacyjne:

• NIP spółki
• REGON spółki
• nazwę skróconą spółki.

Jeżeli natomiast funkcję płatnika składek na własne ubezpieczenia będą pełnili sami wspólnicy (wszyscy lub niektórzy), wówczas każdy z nich powinien złożyć zgłoszenie płatnika składek - ZUS ZFA z własnymi, odrębnymi danymi identyfikacyjnymi: NIP i REGON (jeżeli wspólnik spółki prowadzi również odrębną działalność gospodarczą, inną niż działalność w formie spółki) lub NIP i PESEL. Sytuacja, w której wspólnicy zgłaszający się odrębnie od spółki jako płatnicy składek posługują się numerem REGON nadanym spółce, jest sytuacją błędną.

POPRZEDNIA: Płatnicy składek o strukturze wielooddziałowej

NASTĘPNA: Osoby fizyczne prowadzące kilka rodzajów działalności gospodarczej