Poradnik ZUS: Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych

Poradnik przeznaczony jest dla płatników składek, którzy mają obowiązek sporządzania i przekazywania do Zakładu dokumentów ubezpieczeniowych. Jego celem jest pomoc w prawidłowym przygotowaniu tych dokumentów. Zawiera on wzory formularzy zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz szczegółowe informacje dotyczące sposobu ich wypełniania.

1. Wstęp

2. Zgłoszenie płatnika

3. Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek

4. Płatnicy składek o strukturze wielooddziałowej

5. Współmałżonkowie prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą

6. Osoby fizyczne prowadzące kilka rodzajów działalności gospodarczej

7. Posłowie i senatorowie prowadzący działalność gospodarczą

8. Wyrejestrowanie płatnika składek i zgłoszenie ubezpieczonego

9. Zgłoszenie zmiany/korekty danych

10. Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń

11. Formularze rozliczeniowe

12. Terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych

13. Ogólne zasady korygowania dokumentów rozliczeniowych

14. Korygowanie dokumentów ubezpieczeniowych w związku z reklamacjami ubezpieczonych dotyczącymi informacji o stanie konta w ZUS

Na podstawie zgłoszenia płatnika składek zakładane jest w ZUS konto płatnika składek, na którym rozliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia za wszystkich ubezpieczonych. Podanie prawidłowych danych identyfikacyjnych w zgłoszeniu płatnika składek, a następnie konsekwentne ich podawanie we wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych ma istotne znaczenie dla poprawności rozliczenia składek na koncie płatnika. W związku z tym blok II zgłoszenia płatnika składek (odpowiednio ZUS ZPA lub ZUS ZFA) należy wypełnić ze szczególną starannością.

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. 2004 nr 269, poz. 2681) każdy podmiot będący płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne podlega obowiązkowi ewidencyjnemu na zasadach określonych tą ustawą i otrzymuje identyfikator NIP.

W zakresie identyfikatorów numerycznych zgłoszenie płatnika składek powinno zawierać:

• na ZUS ZFA - NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL; jeśli płatnikowi nie nadano również numeru PESEL - serię i numer dowodu osobistego albo paszportu. Tym samym numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu powinny być podawane jedynie wówczas, gdy płatnik nie posiada identyfikatorów NIP i REGON lub jednego z nich,
• na ZUS ZPA - NIP i REGON (chyba że płatnik posiada tylko jeden z tych identyfikatorów, np. nie nadano mu identyfikatora REGON).

Poniżej przedstawione zostały zasady stosowania identyfikatorów przez płatników składek w sytuacjach szczególnych, w których w praktyce najczęściej występują nieprawidłowości.

Uwaga!

W przypadku osób fizycznych będących płatnikami składek wyłącznie na własne ubezpieczenia w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek w dokumentach zgłoszeniowych oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należy podawać numery NIP, REGON i PESEL.

POPRZEDNIA: Zgłoszenie płatnika

NASTĘPNA: Płatnicy składek o strukturze wielooddziałowej