Poradnik ZUS: Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych

Poradnik przeznaczony jest dla płatników składek, którzy mają obowiązek sporządzania i przekazywania do Zakładu dokumentów ubezpieczeniowych. Jego celem jest pomoc w prawidłowym przygotowaniu tych dokumentów. Zawiera on wzory formularzy zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz szczegółowe informacje dotyczące sposobu ich wypełniania.

1. Wstęp

2. Zgłoszenie płatnika

3. Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek

4. Płatnicy składek o strukturze wielooddziałowej

5. Współmałżonkowie prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą

6. Osoby fizyczne prowadzące kilka rodzajów działalności gospodarczej

7. Posłowie i senatorowie prowadzący działalność gospodarczą

8. Wyrejestrowanie płatnika składek i zgłoszenie ubezpieczonego

9. Zgłoszenie zmiany/korekty danych

10. Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń

11. Formularze rozliczeniowe

12. Terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych

13. Ogólne zasady korygowania dokumentów rozliczeniowych

14. Korygowanie dokumentów ubezpieczeniowych w związku z reklamacjami ubezpieczonych dotyczącymi informacji o stanie konta w ZUS

Płatnik składek zobowiązany jest do złożenia, we właściwej według adresu swojej siedziby terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu formularza - zgłoszenie płatnika składek w terminie 7 dni od:

• daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
• daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych zobowiązanych do płacenia składek wyłącznie na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.

Zgłoszenie płatnika składek należy przekazać do ZUS w formie papierowej, tzn. według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład. Do zgłoszenia płatnik składek dołącza kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.

Uwaga!

Analogiczne zasady stosuje się do zgłoszeń płatników, którzy są zobowiązani do rozliczania i opłacania składek za osoby podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Wyjątkowe uregulowania dotyczą:

• twórców i artystów, którzy formularz ZUS ZFA - zgłoszenie płatnika składek składają w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej,
• osób zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenia (z wyjątkiem osób prowadzących pozarolniczą działalność), które składają zgłoszenie płatnika składek, łącznie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Uwaga!

Zakład może żądać od płatnika składek ponownego złożenia zgłoszenia płatnika składek, jeżeli zgłoszenie takie nie zostało zidentyfikowane w systemie informatycznym ZUS.

Do dokumentu zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (ZUS ZPA) oraz dokumentu zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby fizycznej (ZUS ZFA) należy dołączyć informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek (ZUS ZBA), jeżeli płatnik posiada więcej niż jeden rachunek bankowy, a także adresy prowadzenia działalności gospodarczej (ZUS ZAA), jeżeli płatnik prowadzi działalność pod adresem (adresami) innym niż adres jego siedziby.

POPRZEDNIA: Wstęp

NASTĘPNA: Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek