Poradnik ZUS: Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych

Poradnik przeznaczony jest dla płatników składek, którzy mają obowiązek sporządzania i przekazywania do Zakładu dokumentów ubezpieczeniowych. Jego celem jest pomoc w prawidłowym przygotowaniu tych dokumentów. Zawiera on wzory formularzy zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz szczegółowe informacje dotyczące sposobu ich wypełniania.

1. Wstęp

2. Zgłoszenie płatnika

3. Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek

4. Płatnicy składek o strukturze wielooddziałowej

5. Współmałżonkowie prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą

6. Osoby fizyczne prowadzące kilka rodzajów działalności gospodarczej

7. Posłowie i senatorowie prowadzący działalność gospodarczą

8. Wyrejestrowanie płatnika składek i zgłoszenie ubezpieczonego

9. Zgłoszenie zmiany/korekty danych

10. Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń

11. Formularze rozliczeniowe

12. Terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych

13. Ogólne zasady korygowania dokumentów rozliczeniowych

14. Korygowanie dokumentów ubezpieczeniowych w związku z reklamacjami ubezpieczonych dotyczącymi informacji o stanie konta w ZUS

W przypadku gdy po otrzymaniu informacji o stanie indywidualnego konta w ZUS ubezpieczony stwierdzi, że na jego koncie nie zostały zewidencjonowane wszystkie należne składki na ubezpieczenie emerytalne lub zostały zewidencjonowane w niewłaściwej wysokości, obowiązuje niżej opisany tryb:

• ubezpieczony zgłasza płatnikowi składek, na piśmie lub do protokołu, wniosek o sprostowanie danych przekazanych do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych,
• płatnik składek informuje ubezpieczonego na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych - w terminie 60 dni od dnia jego otrzymania,
• w przypadku uwzględnienia wniosku o sprostowanie danych płatnik składek koryguje błędny lub uzupełnia brakujący dokument ubezpieczeniowy - w terminie 30 dni od dnia przekazania ubezpieczonemu informacji o sposobie rozpatrzenia jego wniosku o sprostowanie danych,
• w przypadku nieuwzględnienia przez płatnika składek wniosku o sprostowanie danych, ubezpieczony składa w jednostce terenowej ZUS, właściwej według jego miejsca zamieszkania, wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, dołączając:
  - dokumenty potwierdzające wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne,
  - kopię otrzymanej od płatnika składek (np. pracodawcy) informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych, z której wynika, że płatnik nie uwzględnił wniosku ubezpieczonego i nie będzie korygował danych,
  albo
  - oświadczenie, że płatnik składek odmówił wydania ww. dokumentów lub że płatnik składek już nie istnieje.
• jeżeli w wyniku postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez ZUS okaże się, że przyczyną niezewidencjonowania na koncie ubezpieczonego wszystkich należnych składek na ubezpieczenie emerytalne lub zewidencjonowanie ich w niewłaściwej wysokości są błędy w dokumentach ubezpieczeniowych, płatnik składek składa korygujące lub brakujące dokumenty - w terminie 30 dni od:
  - otrzymania z Zakładu zawiadomienia o stwierdzonych, w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, nieprawidłowościach w dokumentach,
  - uprawomocnienia się decyzji - jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze decyzji,
  - otrzymania protokołu kontroli - jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości nastąpiło w drodze kontroli.

Uwaga!

Płatnicy składek składający formularze w formie papierowej powinni: przed ich wypełnieniem zapoznać się z instrukcją i informacjami zamieszczonymi na formularzu, wypełnić je na maszynie lub ręcznie dużymi drukowanymi literami, długopisem w kolorze czarnym lub niebieskim.

Fragment pochodzi z opracowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pt. "Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych" - kwiecień 2006 r.

POPRZEDNIA: Ogólne zasady korygowania dokumentów rozliczeniowych