Uproszczona księgowość – wszystko, co musisz wiedzieć

Dla kogo jest przeznaczona księgowość uproszczona?

Podstawowym kryterium, decydującym o możliwości korzystania z uproszczonej księgowości, są roczne przychody firmy. Przedsiębiorcy, którym nie przekraczają one określonego progu, mogą wybrać prostszą formę. Granica dochodowa stanowi kluczowy element kwalifikacyjny.

Niektóre rodzaje działalności są bardziej skłonne do korzystania z uproszczonej księgowości co nieco się łączy z poprzednim punktem, ale nie wynika samo z siebie. Małe przedsiębiorstwa, jednoosobowe działalności gospodarcze oraz start-upy najczęściej odnajdują się w tej formie. Brak wielu pracowników, czy zależności spółkowych nie wymusza do stosowania skomplikowanych rozliczeń.

Forma prawna przedsiębiorstwa również ma wpływ na możliwość korzystania z rodzaju księgowości. W szczególności, spółki osobowe i niektóre inne formy organizacyjne mają większą elastyczność w wyborze metody księgowości.

Prowadzenie małej księgowości jest dostępne dla:

• osób fizycznych,

• spółek cywilnych osób fizycznych,

• spółek jawnych osób fizycznych,

• spółek partnerskich,

• spółek socjalnych.

O ile przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych nie przekroczyły za poprzedni rok limitu 2 000 000 euro. Spółki kapitałowe, czyli z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjne, ale też komandytowe i komandytowo-akcyjne są skazane na pełną księgowość. 

Wybór między pełną, a uproszczoną księgowością leży też w części w gestii przedsiębiorcy i nie musi być zależne tylko od rodzaju prowadzonej działalności. Dodatkowo istnieją pewne ograniczenia i wyjątki dotyczące firm działających w pewnych specyficznych branżach, które są zobowiązane do stosowania pełnej księgowości.

Czym się różni pełna od księgowości uproszczonej?

Te dwa systemy księgowe różnią się pod wieloma względami, od zakresu wymaganej dokumentacji po implikacje podatkowe. 

Zakres ewidencji i wymogi

Pełna księgowość wymaga prowadzenia szczegółowych ksiąg rachunkowych, obejmujących wszystkie operacje finansowe. Jest to proces czasochłonny, wymagający dobrej znajomości przepisów i często zatrudnienia wykwalifikowanych księgowych. Z drugiej strony, uproszczona księgowość, skupiając się na rejestracji wybranych operacji, znacznie upraszcza zarządzanie finansami, szczególnie w mniejszych firmach. Wymaga ona mniej skomplikowanej dokumentacji, co sprawia, że jest bardziej dostępna dla przedsiębiorców bez specjalistycznego wykształcenia księgowego.

Implikacje podatkowe i dostosowanie do potrzeb firmy

Różnice w księgowości przekładają się również na kwestie podatkowe. Pełna księgowość umożliwia dokładniejsze rozliczenia i potencjalne optymalizacje podatkowe, co może być korzystne dla większych firm o złożonych strukturach finansowych. Uproszczona księgowość, choć prostsza, może ograniczać pewne możliwości podatkowe. Co więcej, pełna księgowość oferuje większą elastyczność w dostosowaniu do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa, podczas gdy uproszczona jest standardowa i może nie odpowiadać potrzebom bardziej złożonych organizacji.

Formalności, których trzeba dopełnić

Uproszczona księgowość, choć mniej skomplikowana niż pełna księgowość, nadal wiąże się z konkretnymi obowiązkami i wymogiem prowadzenia określonej dokumentacji:

1. Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR):

   • Jest to podstawowy dokument w uproszczonej księgowości, służący do ewidencjonowania wszystkich przychodów i wydatków firmy.

   • PKPiR musi być prowadzona w sposób ciągły i chronologiczny, z zachowaniem szczegółowości co do rodzaju i wartości każdej transakcji.

2. Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT:

   • Dotyczy przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT.

   • Wymaga dokładnego rejestrowania wszystkich faktur zakupu i sprzedaży, co jest kluczowe do prawidłowego rozliczenia podatku VAT.

3. Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych:

   • Przedsiębiorcy muszą prowadzić ewidencję zakupionych lub wytworzonych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

   • Ewidencja ta jest podstawą do naliczania amortyzacji i ustalania wartości środków trwałych na potrzeby podatkowe.

4. Rozliczenia z urzędem skarbowym:

   • Należy oczywiście regularnie składać deklaracje podatkowe (np. PIT, VAT) zgodnie z obowiązującymi terminami.

   • Potem natomiast uskutecznianie odpowiednich przelewów. 

5. Ewidencja umów:

   • Wymagane jest przechowywanie kopii wszystkich umów zawartych w ramach działalności gospodarczej, zarówno z kontrahentami, jak i pracownikami.

6. Dokumentacja kadrowa:

   • Jeśli firma zatrudnia pracowników, potrzebna jest dokumentacja kadrowa, w tym umowy o pracę, dokumenty związane z urlopami, zwolnieniami lekarskimi oraz wyrejestrowaniem pracowników.

7. Inne obowiązki administracyjne:

   • Do innych obowiązków może należeć prowadzenie ewidencji wyposażenia, zarządzanie rachunkami bankowymi firmy, ewidencjonowanie transakcji gotówkowych i bezgotówkowych.

Ryczałt a uproszczona księgowość

Istnieje jeszcze możliwość rozliczania się w sposób jeszcze bardziej uproszczony, czyli w formie ryczałtu. Stawka ryczałtowa, którą przedsiębiorca stosuje w swoim rozliczeniu podatkowym, zależy od charakteru wykonywanej działalności gospodarczej. Do wyboru jest sześć głównych stawek ryczałtowych: 20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3% oraz 2%. W sytuacji, gdy zakres działalności firmy jest zróżnicowany, możliwe jest stosowanie więcej niż jednej stawki przy obliczaniu ryczałtu.

Decyzje odnośnie przejścia na tę formę opodatkowania należy podjąć do 20 stycznia każdego roku. W zasadzie polega to na utracie możliwości odliczeń podatkowych. Skorzystać z tej formy mogą:

• W przypadku, gdy działalność gospodarcza jest prowadzona razem z małżonkiem lub gdy przedsiębiorca i małżonek prowadzą identyczną działalność.

• Wykonawców wolnych zawodów, oprócz lekarzy, techników dentystycznych, felczerów, położnych, pielęgniarek, tłumaczy i nauczycieli świadczących usługi edukacyjne na godziny.

• Producentów wyrobów podlegających opodatkowaniu akcyzą, poza producentami energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii.

• Osoby prowadzące działalność w ramach takich specyfikacji jak lombardy, apteki, kantory, handel częściami do pojazdów mechanicznych oraz kupno i sprzedaż walut.

• Osoby udzielające pożyczek pod zastaw.

• Osoby świadczące usługi reklamowe, detektywistyczne, ochroniarskie oraz wykonanie fotografii reklamowych.

• Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, którzy planują rozpocząć własną działalność i świadczyć usługi dla obecnego bądź byłego pracodawcy, jeśli w ciągu ostatnich dwóch lat podatkowych wykonywali te same zadania.

• Osoby, które rozpoczynają działalność na własny rachunek lub w formie spółki, jeżeli przedsiębiorca lub któryś z partnerów w roku podatkowym bądź roku poprzedzającym prowadził działalność podobną do tej, którą zamierza prowadzić, w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy. 

Podsumowując, pełną formę, ze swoją szczegółowością jest idealna dla większych przedsiębiorstw, które wymagają dokładnych rozliczeń i szerokich możliwości optymalizacji podatkowej. Z drugiej strony, księgowość uproszczoną powinni wybrać ci, którzy chcą skorzystać z większej prostoty, która jest dużo mniej kosztogenna. Każdy powinien rozważyć specyfikę swojej działalności, potrzeby finansowe i administracyjne oraz dostępność zasobów, aby wybrać metodę księgową, która najlepiej odpowiada jego indywidualnym potrzebom.