Koszty uzyskania przychodu - aktualne kompendium wiedzy

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów podlegających opodatkowaniu z konkretnego źródła. Dochód pomniejszony jest o koszty uzyskania przychodu, bezpośrednio powoduje zapłatę mniejszego podatku dochodowego, który należy uiścić w urzędzie skarbowym. Dochód jest więc przychodem pomniejszonym o koszty uzyskania przychodu.

Cytując zapis prawny, a dokładnie definicję, o której mowa w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Warto dobre znać zasady obliczania kosztów uzyskania przychodu (KUP). Im bardziej ich wartość zbliżona jest do wysokości dochodu, tym niższy podatek zapłacimy w urzędzie. Koszty uzyskania przychodu wykazuje się na różnych deklaracjach, m.in. PIT-37, PIT-38 czy PIT-39. Należy pamiętać, że w przypadku rozliczania się na formularzu PIT-28, czyli korzystając z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, nie ma możliwości uwzględnienia KUP.

Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu od osób fizycznych ze stosunku pracy?

W tym zakresie koszty uzyskania przychodów wynikają ze stosunku pracy, ale też pracy nakładczej czy spółdzielczego stosunku pracy. W przypadku pracowników miejscowych miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 250 zł. W skali roku jest to 3 000 zł, przy jednym stosunku pracy oraz 4 500 zł, gdy występują co najmniej dwa stosunki pracy równocześnie. Pracodawca wskazuje właściwą wartość w PIT-11. Osoba fizyczna przepisuje ją we właściwym polu w PIT-37.

Osoba w stosunku pracy dojeżdżająca z innej miejscowości ma prawo odliczyć KUP w wysokości 300 zł miesięcznie, czyli 3 600 zł rocznie przy jednym stosunku pracy oraz 5 400 zł przy co najmniej dwóch stosunkach pracy jednocześnie. Warunkiem dla tej kwoty jest brak otrzymania dodatku za rozłąkę. Jeżeli pracownik taki dodatek otrzymał, rozlicza KUP jak w przypadku pracownika miejscowego.

Ponadto od podatku dochodowego od osób fizycznych można odliczyć koszty dojazdu do pracy, które przekroczyły powyższy limit, o ile dojazdy te zostały udokumentowane w postaci biletów na komunikację np. pociągiem czy autobusem. Do kosztów uzyskania przychodu nie wlicza się dojazd autem prywatnym.

Podwyższone koszty uzyskania przychodów - komu przysługują?

Pracownicze koszty uzyskania przychodu niekiedy mogą zostać podwyższone zarówno w przypadku jednego stosunku służbowego, jak i dwóch. Wynika to z prawa stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu w sytuacji, gdy pracownik oświadczy, że dojeżdża do miejsca pracy z innej miejscowości w związku z tymczasową zmianą miejsca zamieszkania, choć adres zameldowania pozostaje ten sam.

W takiej sytuacji podstawowe koszty uzyskania przychodu można zmienić na podwyższone i takiej osobie przysługuje 300 zł miesięcznie KUP (3 600 zł rocznie) zamiast 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie), chyba że otrzymuje dodatek za rozłąkę.

Podwyższone roczne koszty uzyskania przychodu na tej podstawie można otrzymać jedynie wtedy, gdy złożone zostanie stosowne oświadczenie wraz z adresem tymczasowego zamieszkania. Pracownik musi też udokumentować koszty w wysokości wydatków faktycznie poniesionych w związku z dojazdem do pracy, np. okazując bilet imienny komunikacji.

Umowy zlecenia i umowy o dzieło a koszty uzyskania przychodu

Dla umów zleceń i o dzieło koszty uzyskania przychodu wynoszą 20% przychodu pomniejszonego o środki pobierane na składki ubezpieczeniowe. Poza standardowymi umowami zlecenie i umowami o dzieło sytuacje te dotyczą również:

• osobiście wykonywanej działalności artystycznej, naukowej, literackiej, trenerskiej, działalności publicystycznej i oświatowej oraz przychodów z uprawiania sportu, stypendiów sportowych czy sędziowania podczas prowadzenia zawodów sportowych,

• osób, którym organ stanowiący osobę prawną, organ władzy, administracji państwowej lub samorządowej zlecił wykonanie konkretnych czynności,

• inkasentów i płatników,

• przychodu z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy, administracji państwowej lub samorządowej,

• działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z podmiotami zagranicznymi.

KUP w powyższych przypadkach także wskazywane jest w PIT-11. Jeżeli faktycznie poniesione wydatki przekroczyły wskazane sumy i podatnik jest w stanie to udowodnić, może podać w zeznaniu podatkowym adekwatną kwotę w celu zmniejszenia podstawy opodatkowania.

Koszty uzyskania przychodu - prawa autorskie

Działania i praca, która wiąże się z przekazaniem praw autorskich, umożliwia odliczenie wyższych
KUP. Łącznie jest to 50% z przychodów, jednak nie więcej niż 120 000 zł, chyba że koszty w takiej wysokości mamy faktycznie dobrze udokumentowane.

KUP 50% przysługuje z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, znaku towarowego, wzoru zdobniczego, wzoru przemysłowego, wzoru użytkowego lub topografii układu scalonego uzyskanej w pierwszym roku trwania licencji i od pierwszej jednostki, z którą zawarta została umowa licencyjna.

Kosztami 50% objęty jest również przychód z tytułu zapłaty za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, znaku towarowego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego lub wzoru zdobniczego przez pierwszego właściciela.

Przychód zostaje pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez płatnika.

W przypadku praw autorskich możliwe jest też odliczenie KUP 20%. Dotyczy to umów zlecenie i umów o dzieło zawieranych w zakresie działalności konserwatorskiej, działalności publicystycznej, artystycznej, literackiej, trenerskiej, naukowej, sportowej, biegłych, przychodów arbitrów, inkasentów należności publicznoprawnych i innej działalności twórczej.

Przychód pomniejszony jest o potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne z działalności wykonywanej osobiście (m.in. umowy zlecenia i o dzieło, działalność artystyczna, literacka, naukowa,  trenerska, sportowa, przychody arbitrów, biegłych, inkasentów).

Korzystanie przez twórców z praw autorskich i wykonawców z praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów oraz rozporządzanie przez nich tymi prawami wiąże się z możliwością odliczenia 50% kosztów uzyskania przychodu. Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe potrącone przez płatnika.

Zarządzanie i członkostwo w radach a ulgi w podatku dochodowym i KUP

Do tej grupy zaliczają się osoby należące do zarządów, komisji, rad nadzorczych i innych organów stanowiących osoby prawne, a także wykonujące działalność na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontrakty menedżerskie i o podobnym charakterze.

Przy rocznym rozliczeniu podatku koszty uzyskania przychodu wynoszą 3 000 zł (jeden stosunek prawny) oraz 4 500 zł, gdy przychód uzyskiwany jest od kilku podmiotów lub kiedy podatnik uzyskuje przychody z kilku stosunków prawnych. Podobne koszty uzyskania przychodów przysługują z tytułu pełnienia obowiązków obywatelskich i społecznych, czyli takich jak zajmowanie stanowiska wójta czy sołtysa.

Koszty uzyskania przychodu to jedna z form obniżenia podatku. Jednak poza tym udogodnieniem można skorzystać również z innych udogodnień i ulg.