Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa? Czy jest taka straszna jak o niej mówią?

Powstaje pytanie, czy istnieją konkretne progi finansowe, czy rodzaje działalności, które determinują ten obowiązek? Zrozumienie tego jest kluczowe nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa, ale także dla efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem. Przyjrzyjmy się, kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa i jakie korzyści płyną z jej właściwego stosowania.

Czym różni się pełna księgowość od uproszczonej

Pełna księgowość oraz uproszczona księgowość (często nazywana księgą przychodów i rozchodów, w skrócie KPiR) to dwa różne systemy ewidencji operacji gospodarczych w przedsiębiorstwach. Oto kluczowe różnice pomiędzy nimi:

1. Zakres informacji:

   • Pełna księgowość: obejmuje wszystkie operacje gospodarcze firmy, umożliwiając dokładną analizę finansową oraz sporządzanie pełnych sprawozdań finansowych.

   • Uproszczona księgowość (KPiR): rejestruje tylko przychody i koszty, jest bardziej zbiorcza i nie pozwala na tak dokładną analizę, jak pełna księgowość.

2. Podwójne zapisy:

   • Pełna księgowość: bazuje na zasadzie podwójnego zapisu księgowego, gdzie każda transakcja jest zapisywana dwukrotnie (debet/kredyt).

   • KPiR: operuje na zasadzie pojedynczego zapisu – rejestruje się tylko przychody lub koszty.

3. Sprawozdania finansowe:

   • Pełna księgowość: obejmuje sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych oraz innych wymaganych sprawozdań.

   • KPiR: zwykle nie wymaga sporządzania skomplikowanych sprawozdań finansowych, głównie koncentruje się na zestawieniu przychodów i kosztów.

4. Dokumentacja:

   • Pełna księgowość: wymaga dokładnej i systematycznej dokumentacji wszystkich operacji gospodarczych.

   • KPiR: Choć wymaga również dokumentacji, jest mniej rygorystyczna w zakresie szczegółowości i klasyfikacji.

5. Dla kogo:

   • Pełna księgowość: zazwyczaj jest wymagana dla większych przedsiębiorstw, które przekraczają określone progi finansowe lub mają określoną formę prawną.

   • KPiR: zwykle dostępna dla mniejszych przedsiębiorców, którzy nie przekraczają określonych limitów obrotów czy aktywów.

6. Zasady rachunkowości:

   • Pełna księgowość: musi być prowadzona zgodnie z obowiązującymi standardami rachunkowości.

   • KPiR: jest bardziej elastyczna i nie zawsze musi być zgodna z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

Kogo obowiązuje pełna księgowość?

Można sobie wyobrazić taką sytuację, że za oknem  właścicielki małej piekarni na rogu, przechodził tłum ludzi w pośpiechu. Jej pieczywo cieszyło się niesłabnącą popularnością, a wraz z rosnącymi przychodami przyszły też nowe wyzwania. Siedziała przy biurku, rozważając przesiadkę z księgi przychodów i rozchodów na pełną księgowość. Czy to już czas? Kiedy jest ten właściwy?

Pełna księgowość – to brzmi poważnie. Ale kto właściwie jest zobowiązany do jej prowadzenia? Wprowadźmy się w temat.

1. Forma prawna działalności: Przedsiębiorcy działający w formie spółek kapitałowych, takich jak spółki akcyjne czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, często muszą prowadzić pełną księgowość. Dla Jana, który niedawno otworzył startup technologiczny jako spółka z o.o., pełna księgowość jest więc codziennością.

2. Skala działalności: Kiedy biznes rośnie jak na drożdżach, tak jak pieczywo w piekarni Janiny, przekroczenie pewnych progów finansowych może skutkować koniecznością przejścia na pełną księgowość. Chociaż jest to bardziej skomplikowane, pozwala lepiej zrozumieć i kontrolować finanse firmy.

3. Sektor działalności: Niektóre branże, ze względu na swoją specyfikę, mogą wymagać pełnej księgowości. Banki, instytucje finansowe czy spółki giełdowe – dla nich pełna księgowość to absolutna podstawa. Marcin, który prowadzi małe biuro maklerskie, dobrze wie, jak ważna jest precyzja w ewidencji transakcji.

4. Wymogi inwestorów: Dla przedsiębiorców, którzy myślą o pozyskaniu inwestora lub chcą wejść na giełdę, pełna księgowość jest nieodzowna. Pokazuje, że firma traktuje finanse poważnie i jest przygotowana na większe wyzwania.

Jakie są korzyści z prowadzenia pełnej księgowości?

Różnica między pełną księgowością a uproszczoną polega głównie na zakresie i precyzji informacji, które są dostępne w ramach każdego z tych systemów. Poniżej przedstawiamy różnice, które miały kluczowe znaczenie dla sukcesu firm w przedstawionych wcześniej przypadkach:

1. Technologiczny startup: w takim przypadku pełna księgowość pozwoli na dokładniejszą analizę i prognozowanie finansów firmy. Uproszczona księgowość nie zapewniałaby tak dokładnych danych o przychodach, kosztach i marżach, co byłoby problemem podczas prezentowania firmy potencjalnym inwestorom.

2. Spółka produkcyjna: w takiej  firmie pozwoliłaby ona na bardziej szczegółowe zarządzanie kosztami i zasobami firmy. Dzięki temu możliwe było zidentyfikowanie niewydajnych procesów i nadmiernych kosztów produkcji. Uproszczona nie zapewnia tak dokładnej analizy kosztów i zasobów, co mogłoby utrudnić optymalizację procesów produkcyjnych.

3. Firma z branży finansowej: w przypadku biura maklerskiego, pełna księgowość pozwoli na dokładne śledzenie każdej transakcji i monitorowanie ryzyka związanego z inwestycjami. Uproszczona księgowość nie zapewnia tak szczegółowego rejestrowania transakcji, co mogłoby utrudnić zarządzanie ryzykiem i prowadzić do problemów podczas audytu finansowego.

4. Firma rodzinnego biznesu: W przypadku piekarni, pełna księgowość umożliwiła dokładniejsze planowanie podatkowe i lepsze zarządzanie finansami firmy. Uproszczona księgowość nie pozwala na tak zaawansowane planowanie podatkowe, co mogłoby prowadzić do wyższych obciążeń podatkowych i mniejszej stabilności finansowej firmy.

W skrócie pełna księgowość pozwala na dokładniejszą analizę i zarządzanie finansami firmy, co może być kluczowe dla jej sukcesu. Uproszczona księgowość jest mniej złożona i wymaga mniej pracy, ale nie zapewnia tak dokładnych danych i możliwości analizy finansowej.

Jakie są koszty prowadzenia pełnej księgowości?

Nie muszą być one dużo większe, niż uproszczonej. Niemniej zawsze są wyższe. Z drugiej jednak strony mogą być kompensowane obniżonymi składkami ZUS, które nieustannie rosną. W chwili obecnej najniższe poziomu obsługi ksiąg rachunkowych, obsługi sald kont księgi głównej, sald kont ksiąg pomocniczych itd.. zaczynają się od 500 zł miesięcznie. Oczywiście wszystko jest zależne od wielkości działalności, liczby faktur i tym podobnych. 

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych jest główną przyczyną, na którą na prowadzenie spółek nie decydują się na tę formę mniejsi przedsiębiorcy. 

Przy większych formach prowadzenia działalności warto jednakże zwrócić uwagę na:

Koszty pracowników: prowadzenie pełnej księgowości wymaga zazwyczaj zatrudnienia wykwalifikowanego księgowego lub zespołu księgowych. W przypadku uproszczonej księgowości firma może potrzebować mniejszej liczby pracowników lub można prowadzić ją samodzielnie przez właściciela.

Koszty oprogramowania i sprzętu: często wymaga też zakupu specjalistycznego oprogramowania księgowego i sprzętu komputerowego. Jeżeli mamy uproszczony model, można korzystać z tańszych narzędzi lub prowadzić ją ręcznie.

Koszty doradztwa i audytu: mnoży również koszty doradców podatkowych, finansowych oraz  audytów jeśli są potrzebne.Koszty doradztwa i audytu mogą być mniejsze lub nieistniejące, gdy korzystamy z prostszego modelu

Koszty czasowe: w przypadku rozważanego przypadku trzeba spędzać więcej czasu na rejestrowanie transakcji, przygotowywanie sprawozdań finansowych i inne zadania księgowe.

Koszty szkoleń i edukacji: prowadzenie pełnej księgowości wymaga zazwyczaj szkolenia i edukacji w zakresie zasad księgowości i podatków. W przypadku uproszczonej księgowości, wymagania są minimalne..

Pełna księgowość firmy generującej w ciągu miesiąca około 10 dokumentów będzie kosztować około 400-500 zł. Z kolei obsługa przedsiębiorstwa generującego około 100 dokumentów będzie wydatkiem rzędu 920 – 1 300 zł. W przypadku większej liczby dokumentacji ceny są ustalane w sposób indywidualny z przedsiębiorcą.