Jakie są koszty założenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jednoosobowa działalność gospodarcza cieszy się największą popularnością wśród osób chcących prowadzić swój biznes. Wynika to przede wszystkim ze znacznego uproszczenia przepisów i ułatwienia zakładania firm tego typu.

WYBIERZ NAJLEPSZE KONTO FIRMOWE!
Kliknij tutaj!

Na dobrą sprawę procedura rejestracyjna zamknie się w kilku prostych krokach. Z wszystkim poradzisz sobie sami bez ponoszenia zbędnych kosztów. W dodatku firmę można założyć przez Internet. To więc idealna forma dla osób, które planują pracować samodzielnie jako freelancerzy lub przejść na samozatrudnienie.

Przepisy nie wykluczają jednak również możliwości zatrudnienia pracowników w jednoosobowej działalności gospodarczej. W praktyce możesz dostosować biznes do własnych potrzeb, oszczędzając sporo środków i nerwów na formalnościach, i skomplikowanej księgowości, której wymagają spółki.

Otworzenie działalności gospodarczej online i bez kosztów

Aby nasza jednoosobowa działalność została zarejestrowana, musi pojawić się na jej temat wpis w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W tym celu składamy druk rejestracyjny CEIDG-1.

Nie trzeba się jednak obawiać: bez problemu zrobimy to przez Internet, a następnie prześlemy wniosek, korzystając np. z profilu zaufanego, czy podpisu elektronicznego. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w ciągu kilku minut formalnie stać się przedsiębiorcą. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej koszt założenia biznesu wynosi dokładnie 0 złotych.

Inaczej sytuacja wygląda, jeśli planujesz założyć biznes na bazie innej formy prawnej. Przykładowo, gdy zakładasz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.), to konieczne jest uzyskanie wpisu z Krajowego Rejestru Sądowego. Dodatkowo trzeba wnieść kapitał zakładowy. Łącznie założenie spółki to zwykle koszt w wysokości kilku tysięcy złotych.

Jednoosobowa działalność gospodarcza: koszty podatkowe

Każda osoba osiągająca dochody musi zapłacić od nich stosowny podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego. Dotyczy to również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Mamy do wyboru aż cztery formy opodatkowania:

  • Podatek PIT na zasadach ogólnych: W tym przypadku pojawiają się dwa progi podatkowe, tj. standardowe 17% i 32% od wyższych kwot. Rozliczając się z fiskusem, przedsiębiorca może jednak zastosować liczne ulgi i odliczenia od podatku, co pozwala obniżyć jego wysokość.
  • Podatek PIT liniowy: przedsiębiorcy mogą skorzystać również z PIT liniowego, oferującego jednolitą stawkę 19% niezależnie od wysokości dochodu. Z tego powodu jest to więc dobry sposób na obniżenie kosztów działalności gospodarczej w przypadku większych zarobków. Trzeba mieć świadomość, że w tym przypadku podatnicy składają deklarację za pomocą oddzielnego formularza PIT-36L oraz tracą prawo do większości ulg. Nie mają również możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.
  • Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: to bardzo prosta forma opodatkowania, z której mogą korzystać przedsiębiorcy, wykonujący określony profil działalności i nieosiągający w poprzednim roku podatkowym przychodów wyższych od kwoty ustalonego w danym czasie limitu. Co ważne, podstawą opodatkowania jest przychód bez możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu.
  • Karta podatkowa: właściciele małych biznesów mogą również korzystać z karty podatkowej. W tym przypadku formalności ograniczone są do minimum. Nie trzeba m.in. prowadzić księgi przychodów i rozchodów. Nie można jednak w związku z tym obniżać kwoty przychodu o koszty jego uzyskania. Ta opcja nie jest jednak dostępna dla nowych firm.

W praktyce wybór optymalnej metody opodatkowania jest kwestią indywidualną. Przykładowo przekroczenie progu podatkowego nie zawsze oznacza, że warto przejść na podatek liniowy. Każdorazowo wszystko trzeba dokładnie przeliczyć.

Dobrym pomysłem może okazać się kontakt z doradcą podatkowym. Można z nim porozmawiać o podatku dochodowym, ale też przedyskutować podatek VAT. Wielu początkujących przedsiębiorców ma bowiem możliwość zostania tzw. nievatowcem. Zwolnienie z VAT wpływa na wysokość obciążeń podatkowych oraz sposób ich rozliczania.

Sprawdź również: Jak wybrać formę opodatkowania działalności gospodarczej?

Ile trzeba płacić za ZUS?

Wysokość składek ubezpieczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest uzależnienia od minimalnego i średniego wynagrodzenia. Znacznie ma też forma opodatkowania oraz wysokość dochodów i przychodów. Wysokość składek rośnie co roku.

W rzeczywistości poszczególni przedsiębiorcy płacą do ZUS-u składki na następujących warunkach:

  • Składek społecznych ZUS przez 6 miesięcy nie zapłacą przedsiębiorcy, korzystający z „ulgi na start”. Nie będą więc przez ten okres musieli regulować składek na ubezpieczenie społeczne. Przez pierwsze pół roku działalności składki ZUS mogą więc wynosić zaledwie kilkaset złotych. W tym czasie opłacasz wyłącznie składkę zdrowotną.
  • Przez kolejne 24 miesiące można korzystać z preferencyjnych składek ZUS. Dokładana ich wysokość zmienia się co roku i jest zależna od paru czynników. W dużym uogólnieniu w przypadku preferencyjnych składek ZUS nierzadko oscylują już w granicach tysiąca złotych
  • Mały ZUS +. To rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorców, których roczny przychód nie przekracza 120 000 zł. Wtedy to Mały ZUS+ pozwala na obniżenie wysokości składek. Wysokość obniżki jest bardzo różna. Na Małym ZUS + można płacić np. 400 zł miesięcznie w przypadku opłacenia ubezpieczenia lub niec poniżej tej kwoty, jeśli nie wybierzesz składki chorobowej. Z tego rozwiązania można korzystać przez maksymalnie 36 miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy.
  • Pełne składki ZUS. Mocno uproszczając, kwota za pełne składki ZUS w wielu przypadkach zbliża się, a czasem nawet przekracza już poziom 2000 zł. Dokładna wysokość opłat jest jednak ustalana w indywidualny sposób.

Zwłaszcza po wprowadzeniu Nowego Ładu wysokość składek na ZUS stała się kwestią mocno indywidualną. Pewne jest jednak to, że wraz z upływającym czasem i rozwojem działalności, konieczne będzie opłacanie coraz wyższych składek.

Składka zdrowotna

Przedsiębiorcy muszą co miesiąc opłacać składkę zdrowotną, której wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania.

Wysokość składki zdrowotnej w zależności od formy opodatkowania:

  1. Skala podatkowa: Składka wynosi 9% dochodu osiągniętego w poprzednim miesiącu.

  2. Podatek liniowy: Składka stanowi 4,5% dochodu z poprzedniego miesiąca.

  3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: Składki są obliczane jako 9% od określonych procentów przeciętnego wynagrodzenia, a przedsiębiorcy płacą stałe kwoty zależne od rocznych przychodów:

  • Do 60 000 zł: Składka to 9% od 60% przeciętnego wynagrodzenia, czyli 376,16 zł miesięcznie (na rok 2023).

  • Od 60 000 zł do 300 000 zł: Składka wynosi 9% od 100% przeciętnego wynagrodzenia, co daje 623,93 zł.

  • Powyżej 300 000 zł: Składka to 9% od 180% przeciętnego wynagrodzenia – 1128,48 zł miesięcznie.

Wybór formy opodatkowania wpływa bezpośrednio na sposób obliczania i wysokość składki zdrowotnej, co warto uwzględnić, planując obciążenia finansowe firmy.

Czy konto bankowe dla firmy może być darmowe?

Teoretycznie podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej konto firmowe nie zawsze jest wymagane. Wszystko to pod warunkiem, że  jednorazowa wartość transakcji nie przekroczy równowartości 15 tys. EUR.

W praktyce jednak konto firmowe ułatwia rozliczenia i prowadzenie biznesu. Przykładowo za jego pośrednictwem można wystawiać faktury w prosty sposób. Co istotne rachunek firmowy może być całkowicie darmowy.

Ba, banki dla nowych klientów mają specjalne promocje. Za ich pośrednictwem można uzyskiwać premie i zwroty części kosztów działalności. Łącznie można zyskać nawet parę tysięcy złotych.

Sprawdź również: Aktualny ranking kont firmowych.

Ile wynoszą koszty obsługi księgowej?

Oprócz podatku i ZUS-u właściciele małych biznesów mogą potrzebować także wsparcia innych osób, co przełoży się na ogólne koszty prowadzenia działalności. Z pewnością dużą pomocą okaże się wsparcie księgowej, która odciąży początkującego przedsiębiorcę w wielu kwestiach.

Za podstawowe usługi oferowane drogą online nie zapłacimy zbyt wiele. Zwykle zamkną się w przedziale 150-200 zł miesięcznie. Dokładny koszt usług księgowych bywa jednak przeróżny. Znaczenie ma tu choćby to, czy zatrudniamy pracowników.

Jaką kwotę trzeba zainwestować na starcie firmy?

Założenie działalności gospodarczej często traktuje się jako inwestycję. Bywa, że z początku trzeba dokładać do interesu, by dopiero po pewnym czasie zacząć na nim realnie zarabiać. Każda działalność wymaga jednak innych inwestycji.

Przykładowo, gdy biznes polega na świadczeniu usług programisty online, to koszty inwestycyjne mogą być całkowicie zerowe. Można przecież skorzystać w pracy z komputera osobistego. Zupełnie inaczej będzie, gdy ktoś otwiera punkt usługowy i kupuje do tego celu drogi sprzęt oraz narzędzia.

Najważniejsze jest to, by dokładnie oszacować pełną kwotę,  ile będzie trzeba zainwestować na samym początku. Najlepiej będzie, jeśli przygotujemy cały biznesplan. Taki dokument pozwoli nam dużo łatwiej określić nie tylko poziom kosztów prowadzenia działalności, ale też rentowność pomysłu biznesowego.

Sprawdź również: Jak napisać biznesplan?

Jakie są koszty operacyjne prowadzenia działalności gospodarczej?

Każdego miesiąca przedsiębiorstwo generuje koszty stałe i koszty zmienne. Koszty stałe, to takie niezależne od wielkości produkcji oraz sprzedaży, np. opłata za wynajem powierzchni biurowej.  Do zmiennych kosztów prowadzenia działalności można przykładowo zaliczyć koszt za wyprodukowanie jednej jednostki produktu.

Koszty operacyjne również są przeróżne. Samodzielnie pracujący we własnym mieszkaniu freelancer na działalności poniesie minimalne koszty. Będzie np. rachunek za energię elektryczną. Tymczasem koszty operacyjne osoby prowadzącej zakład produkcyjny mogą opiewać na dziesiątki tysięcy złotych, a nawet znacznie więcej. Spore koszty mogą wiązać się również z pozyskiwaniem klientów i działaniami marketingowymi. Najważniejsze jest to, by jeszcze przed założeniem firmy możliwe najprecyzyjniej oszacować wszelkie koszty w różnych horyzontach czasowych.

Które koszty są najbardziej odczuwalne?

Mikroprzedsiębiorstwa, czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 pracowników i osiągające obrót mniejszy od 2 mln euro rocznie, stanowią trzon rodzimej gospodarki. Jak podaje Polski Instytut Ekonomiczny w raporcie „Mikrofirmy pod lupą 2019”, obecnie na rynku działa 2,3 mln przedsiębiorstw tego typu, jednocześnie ich udział w strukturze PKB wynosi aż 30,5%. Znaczna część, bo aż 67% właścicieli mikrofirm, to osoby na samozatrudnieniu.

Wszyscy prowadzący działalność gospodarczą  wskazują jednak podobne problemy. Dla niemal 70% przedsiębiorców największą zmorą są wysokie obciążenia podatkowe, Niewiele mniej wskazuje również rosnące koszty związane z zatrudnianiem pracowników.

Jakie są łączne koszty związane z jednoosobową działalność gospodarczą?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej  może nie wiązać się z żadnym kosztem. Z kolei miesięczny koszt prowadzania firmy w początkowych etapach może wynosić zaledwie kilkaset złotych. Zdarzają się też zupełnie inne przypadki. Czasem do rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej potrzebny jest potężny kapitał, np. za zakup maszyn. Maksymalne miesięczne koszty utrzymania firmy również można uznać za wręcz nielimitowane.

Każdy biznes jest inny i generuje inne koszty. Wszystko zależy od specyfiki działalności danego interesu. Pamiętajmy o tym, by wszystko zawsze mieć dobrze wyliczone. W biznesie każda decyzja, a zwłaszcza ta związana z kosztami, powinna mieć oparcie w konkretnych danych.

W jaki sposób obniżyć koszty swojej firmy?

Przedsiębiorcy poszukują różnych sposobów na obniżenie poziomu kosztów własnej działalności gospodarczej. W tym celu można np. zrezygnować z ubezpieczenia chorobowego w ZUS, czy też zdecydować się na samodzielne prowadzenie księgowości. Te rozwiązania mają jednak wady i są ryzykowne. Poza tym przynoszą oszczędności o raczej niewielkiej wartości.

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej często warto posługiwać się zasadą Pareto. Takowa mówi, że 80% efektów, zależy od 20% czynników. Zasada Pareto na ogół świetnie sprawdza się w przypadku optymalizacji kosztów.

Trzeba tylko spisać wszystkie koszty w kolejności od największego do najmniejszego. Następnie należy się skupić na około 20% najwyższych kosztów. Prawdopodobnie stanowią one zdecydowaną większość opłat, jakie ponosimy w miesiącu. To właśnie na nich powinniśmy skupić swą uwagę. Każda optymalizacja kosztów może nam tu przynieść realne oszczędności.

Skąd wziąć pieniądze na pokrycie kosztów działalności?

Docelowo każdy biznes powinien na siebie zarabiać. De facto podczas prowadzenia firmy trzeba nie tylko pokryć koszty, ale osiągnąć też przynajmniej satysfakcjonujący zysk. Zdarza się jednak, że sięgnięcie po kapitał zewnętrzny jest opłacalne. Tak dzieje się zwłaszcza wtedy, gdy chcemy w coś zainwestować. Będzie to doba decyzja, o ile później osiągniemy zysk przekraczający wartość inwestycji wraz z zapłaconymi odsetkami.

Zanim nasza działalność gospodarcza zostanie założona, warto sprawdzić ofertę dotacji dla firm. Przykładowo dotacje z Urzędów Pracy opiewają już na kwoty rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. Środki można przeznaczyć na niektóre koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Dotyczy to zwłaszcza kosztów inwestycyjnych i np. zakupu niezbędnego sprzętu. Ogromne dotacje uzyskać można też ze środków unijnych. UE szczególnie chętnie przyznaje dofinansowania na biznesy innowacyjne i związane z ekologią.

Załatwienie dotacji bywa żmudne i nie zawsze kończy się sukcesem. Dlatego też koszty inwestycyjne można pokrywać z kredytów dla firm. Tu najwięcej zależy od naszego pomysłu biznesowego i tego, czy bank również w niego uwierzy.

Sprawdź również: Jak otrzymać kredyt dla nowej firmy?

Zobacz także: Jakie benefity oferowane są przez firmy. 35 przykładów

Jaką formę opodatkowania wybrać?

Wybór formy opodatkowania to jedna z kluczowych decyzji, jaką musisz podjąć, zakładając działalność gospodarczą. Dobrze dobrana pomoże Ci zoptymalizować obciążenia podatkowe, a w efekcie realnie oszczędzić. Poniżej znajdziesz krótkie omówienie czterech dostępnych form opodatkowania wraz z ich korzyściami i wadami. Pamiętaj jednak, że w przypadku opodatkowania warto porozmawiać z doradcą, który pomoże Ci dopasować je do prowadzonej działalności.

Skala podatkowa (zasady ogólne) – stawki 12% i 32%

[ Dla kogo? ]

Polecana jest dla firm o stosunkowo niskich dochodach (poniżej drugiego progu podatkowego, czyli 120 000 PLN rocznie) lub tych, którzy mogą korzystać z ulg, np. ulgi na dzieci.

Korzyści:

  • Możliwość skorzystania z kwoty wolnej od podatku (30 000 PLN).

  • Możliwość korzystania z ulg i odliczeń (np. ulga na dzieci).

  • Podział dochodów i wspólne rozliczenie z małżonkiem – jeśli jeden z małżonków nie pracuje lub ma niskie dochody, taka forma może okazać się korzystna.

Wady:

  • Przy wyższych dochodach (powyżej 120 000 PLN) obowiązuje wyższa stawka 32%, co może znacząco podnieść zobowiązania podatkowe.

  • Relatywnie wysokie obciążenie podatkowe, jeśli firma osiąga duże dochody.

Podatek liniowy – stała stawka 19%

[ Dla kogo? ]
Jest odpowiednia dla firm, które osiągają wyższe dochody i nie kwalifikują się do ulg oraz odliczeń, np. dla freelancerów, informatyków, konsultantów, osób prowadzących jednoosobową działalność usługową.

Korzyści:

  • Stała stawka 19% niezależnie od wysokości dochodów – korzystna, gdy dochód przekracza 120 000 PLN.

  • Przejrzystość i prostota – brak progów podatkowych oraz możliwość łatwego oszacowania kosztów podatkowych.

Wady:

  • Brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem ani skorzystania z ulg (poza ulgą dla klasy średniej).

  • Brak kwoty wolnej od podatku.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – stawki od 2% do 17%

[ Dla kogo? ]
Dla przedsiębiorców, którzy mają niskie koszty uzyskania przychodów (np. działalność usługowa, handel detaliczny), i osób chcących uprościć rozliczenia. Ryczałt jest korzystny dla osób, które osiągają stałe przychody, np. przy wynajmie nieruchomości lub usługach edukacyjnych.

Korzyści:

  • Prosta forma opodatkowania – podatek płaci się od przychodu, a nie dochodu.

  • Niższe stawki podatku w zależności od rodzaju działalności (np. 8,5% dla usług niematerialnych, 5,5% dla działalności produkcyjnej i budowlanej, 3% dla handlu).

Wady:

  • Brak możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodów – przy działalności o wysokich kosztach stałych lub zmiennych ryczałt może okazać się niekorzystny.

  • Konieczność precyzyjnego przypisania działalności do odpowiedniej stawki, co może być skomplikowane.

  • Brak możliwości rozliczenia wspólnego z małżonkiem i korzystania z ulg.

Karta podatkowa – stała, miesięczna opłata podatkowa

[ Dla kogo? ]
Karta podatkowa jest dostępna tylko dla niektórych rodzajów działalności (np. usługi fryzjerskie, naprawy, handel detaliczny w określonych branżach). To najprostsza forma opodatkowania, ale dostępna dla ograniczonego kręgu przedsiębiorców.

Korzyści:

  • Stała, przewidywalna miesięczna opłata, niezależna od wysokości przychodów.

  • Bardzo uproszczona księgowość – przedsiębiorca nie musi prowadzić ksiąg przychodów i rozchodów.

Wady:

  • Brak możliwości odliczania kosztów, korzystania z ulg i wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

  • Ograniczenia branżowe i wymagania dotyczące liczby zatrudnionych pracowników.

Ważne!

Zanim podejmiesz decyzję o wyborze rodzaju opodatkowania, poświęć czas na dokładną analizę planowanych dochodów i kosztów działalności. Przy niższych dochodach lub korzystaniu z ulg, optymalna może być skala podatkowa. Podatek liniowy to rozwiązanie dla firmy, która generuje wyższe dochody. Ryczał korzystny jest jeśli działalność ma niski poziom kosztów. Natomiast karta podatkowa to najprostsza opcja, lecz dostępna tylko w wybranych branżach.