Po 26 kwietnia 2007 r. w związku ze zmianami zasad archiwizacji dokumentacji pracowniczej pracodawcy mają nowe obowiązki:
- W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie przekazana dokumentacja do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego: od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej; od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej (art. 51u. ust. 1 ustawy o zasobie archiwalnym).
- Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. Do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy o zasobie archiwalnym, tj. rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz. 1375) z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem (art. 51p ust. 6 ustawy o zasobie archiwalnym).
- Ponieważ coraz częściej zdarzają się przypadki porzucania dokumentacji (w tym akt pracowniczych) przez nierzetelnych pracodawców, stworzono możliwość interwencji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W takich przypadkach będzie on mógł wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Decyzji nadawany będzie rygor natychmiastowej wykonalności.
- Rozszerzono zakres zadań archiwum państwowego. Do jego zadań należeć będzie w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii. Ponadto archiwum będzie mogło wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.
- Dodano kolejny obowiązek pracodawcy, którym jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 ust. 9b kp).
- Rozszerzono liczbę przypadków, kiedy pracodawca będzie podlegał karze grzywny na skutek popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Będzie to miało miejsce wtedy, gdy pracodawcy nie zastosują się do nowego obowiązku związanego z właściwym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej na skutek czego dokumenty te ulegną uszkodzeniu lub zniszczeniu (art. 281 pkt 7 kp).
Ustawa z 2 marca 2007 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. nr 64, poz. 426).
Źródło:
