Zakup radio i innych części do samochodu służbowego

Przede wszystkim stwierdzić należy, że zakup samochodu jak najbardziej stanowi wydatek, który poprzez odpisy amortyzacyjne może być zaliczony do kosztów działalności. Bardzo rzadko zdarza się, że działalność przyjmuje taką postać, że zakupu samochodu w działalności nie można kwalifikować jako zakupu związanego z tą działalnością.

Podobnie wydatkiem związanym z działalnością jest zakup radio, CB-radio też nawigacji GPS. Oba wydatki ułatwiają bowiem pracę w terminie, zwiększają efektywność czasu spędzonego w drodze, są przydatne do komunikacji oraz śledzenia aktualnych spraw – zarówno drogowych jak i biznesowych. Więcej na ten temat w odpowiedzi nr 20463.

Warto przy tym zauważyć, że istnieje zdanie odrębne dotyczące rozliczania w kosztach wydatków na CB radio. Związek taki wystąpi na pewno np. w przypadku usług świadczonych przez taksówkarzy, którzy porozumiewają się z centralą za pomocą cb-radia. Niemniej zgodnie z interpretacją syg. PDFD/415-13/05 możliwy jest związek podobnych wydatków z wykonywaną działalnością - co powodowałoby możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (odpowiedź nr 15789).

Wydatki na GPS, CB, radio nie są zaliczane do kosztów używania samochodu, a tym samym nie podlegają rozliczaniu poprzez ewidencję przejechanych kilometrów (odpowiedź nr 26476).

Za wydatki takie, które rozliczyć należy poprzez ewidencję przejechanych kilometrów uznać należy jedynie stale powtarzające się, występujące regularnie koszty remontów, zakup części, opon, wycieraczek, płynów do spryskiwaczy, oleju czy benzyny. W przypadku samochodu stanowiącego środek trwały przedsiębiorcy prowadzenie ewidencji przejechanych kilometrów nie jest konieczne.

Podobnie problem pojawia się w przypadku, gdy zakup radio i innych elementów przynależnych do samochodu  w danym roku przekroczy 3500 zł. Problematycznym jest, w którym przypadku radio i podobne wydatki powinny być traktowane jako modernizacja środka trwałego, a kiedy wyłącznie jako wydatek w celach prowadzenia działalności gospodarczej, nie podnoszący wartości początkowej środka trwałego.

Nawigację GPS można rozliczyć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów jeżeli wydatek nie przekracza jednorazowo 3500 zł oraz łączna roczna kwota wydatkó modernizacyjnych nie przekracza 3500 zł (zakładam, że stanowi ona przynależność - rzecz ruchomą potrzebną do korzystania z innej rzeczy (rzeczy głównej - samochodu). Do wydatków ulepszających (a zatem do kowty 3500 zł) nie zalicza sie z pewnością wartości stałych remontów i napraw, zakupu części w celu doprowadzenia samochodu do stanu sprawności czy też wydatkó na części sezonowo zużywające się (np. opony).

Potrzebujesz rzetelnego źródła informacji podatkowej? www.PIT.pl Kompendium praktycznych narzędzi i informacji podatkowych skierowane do osób fizycznych i firm sektora MSP.

Zgodnie z kodeksem cywilnym  przynależnościami są rzeczy ruchome potrzebne do korzystania z innej rzeczy (rzeczy głównej) zgodnie z jej przeznaczeniem, jeżeli pozostają z nią w faktycznym związku odpowiadającym temu samemu celowi.

Według objaśnień ogólnych do ustawy z 30 grudnia 1999 r. Klasyfikacja Środków Trwałych (Dz. U. 1999, nr 112, poz 1317) przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki lub oddane do używania na podstawie najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.

W Klasyfikacji Środków Trwałych za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy element majątku trwałego spełniający określone funkcje w procesie wytwarzania wyrobów i świadczenia usług. Może być nim np. budynek, maszyna, pojazd mechaniczny itp. Jedynie w nielicznych przypadkach dopuszcza się w ewidencji przyjęcie za pojedynczy obiekt, tzw. obiekt zbiorczy, którym może być np. zespół przewodów rurociągowych lub zespół latarni jednego typu użytkowanych na terenie zakładu, ulicy, osiedla, zespoły komputerowe, itp.

Uznać zatem należy, że obiektem inwentarzowym jest jednostka transportowa, wraz z wyposażeniem tego samochodu. Za takim kwalifikowaniem wydatku (jako wyposażenie samochodu) tym bardziej przemawia to, że radio czy GPS stanowią przynależności tego konkretnego środka trwałego i nie są samodzielnie przez kierowcę – wykorzystywane w inny sposób. Służą zdecydowanie konkretnemu celowi – prowadzeniu danego samochodu.

Dodajmy, że zakup nawigacji GPS nie może być wykorzystywany jako odrębny środek trwały mimo, że można go między samochodami wymieniać. Flota przedsiębiorcy może być zaopatrzona w jeden GPS, który trafia kolejno do poszczególnych kierowców jeżdżących różnymi samochodami. Nie oznacza to jednak, że GPS może być odrębnym środkiem trwałym, nie jest on bowiem zdatny do użytku bez przynależności do danego samochodu i współpracy z takim samochodem (na podobnej zasadzie – drukarka komputerowa przynależy do konkretnego komputera, a wyjątkiem jest drukarka wielostanowiskowa, któa samodzielnie może obsługiwać większą liczbę komputerów).

A zatem zakup radio, CB, nawigacji - należy rozliczać łącznie z danym środkiem trwałym. Jeśli wartośc wydatków będzie niska - rozliczy się go w kosztach bezpośrednio; jeśli wartość przynależności przekracza 3500 zł – jako modernizację. Odpowiednio, jeśli łączny koszt zakupów przekroczy w danym roku 3500 zł i spowoduje wzrost wartości z dnia przyjęcia do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą (a więc np. łatwością dotarcia do celu), jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji wystąpi również modernizacja środka trwałego (odpowiedź nr 26476).

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki
na bazie www.e-porady.pit.pl