Jak rozliczać koszty reprezentacji i reklamy w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Wydatki na reklamę i promocję mają na celu zwiększenie przychodu firmy, dlatego z reguły mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Z drugiej strony istnieje ograniczenie, które nie pozwala na odliczenie kosztu, jeśli należy on do tzw. kosztów reprezentacji. Niestety, granica między reklamą a reprezentacją jest dość płynna. Jak rozliczać wydatki na reklamę i reprezentację w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Wydatki na reklamę zawsze stanowią koszt


W przypadku wydatków związanych z reklamą nie ma wątpliwości - do kosztów działalności gospodarczej można włączyć na przykład:
  • zaprojektowanie logo i innych materiałów identyfikacyjnych firmy,
  • zaprojektowanie i druk materiałów informacyjnych lub reklamowych (wizytówki, broszury, plakaty itp.),
  • reklamę zewnętrzną (szyldy, bannery, billboardy itp.),
  • reklamę w Internecie (np. pozycjonowanie, kampanie bannerowe),
  • działania wizerunkowe i Public Relations (kampania i akcje społeczne, sponsoring),
  • udział w targach branżowych,
  • inne działania mające na celu promocję produktów lub usług firmy.

Potrzebujesz więcej informacji
o podatkach?
Skorzystaj z naszego
Niezbędnika przedsiębiorcy i podatnika

Wydatki na reklamę i promocję są nieodzowną częścią działalności każdej firmy, choć dobór środków zależy od rodzaju działalności. Dla radcy prawnego wystarczające mogą być wizytówki, foldery reklamowe i strona internetowa. Tymczasem właściciel biura podróży może potrzebować nie tylko folderu, ale także reklamy w prasie, w radiu czy w Internecie. Wszystkie te wydatki, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Niestandardowa promocja firmy również jest kosztem


Reklama może być nie tylko zachęcaniem wprost do kupna produktu lub skorzystania z usługi danego przedsiębiorcy. Mogą to być też działania dopiero kreujące popyt na dany rodzaj towarów lub usług. Jeśli projektant stron www zorganizuje akcję informacyjną w celu ukazania korzyści z posiadania strony internetowej, to również stanowi to koszt podlegający odliczeniu.

Istnieją działania służące promocji, które nie są reklamą, ale mogą stanowić koszt firmowy. Są to działania, których celem jest wykreowanie lub utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy lub zwiększenie jej rozpoznawalności. Chodzi o Public Relations i działania sponsorskie. Przykładowo, jeśli firma zajmująca się ochroną środowiska zasponsoruje happening na rzecz recyclingu - będzie to kosztem jej działalności gospodarczej.

Nie ma znaczenia, czy reklama jest skuteczna


Przy zaliczaniu wydatków na reklamę nie ma znaczenia czy wydatek reklamowy okaże się z perspektywy czasu efektywny i przyczyni się do zwiększenia sprzedaży. Liczy się charakter i cel wydatku, a nie rezultaty. Fakt, że wydrukowanie i rozdanie ulotek nie pomogło w pozyskaniu ani jednego klienta, nie ma znaczenia dla uznania wydatku za koszt. Można sobie też wyobrazić reklamę, która okaże się nie tylko nietrafiona, lecz wręcz spowoduje odpływ klientów. Jest to jednak ryzyko, które wpisane jest w działalność biznesową, natomiast wydatki na chybioną reklamę także mogą stanowić koszt działalności gospodarczej.

Według urzędów skarbowych reprezentacja to „okazałość” i „wykwintność"


W przeciwieństwie do reklamy, tzw. reprezentacja nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów. Niestety, trudno określić jakie działania mogą zostać uznane za koszt reprezentacji. Jest to problem zarówno dla podatników, jak i dla organów administracji podatkowej, które wydają rozbieżne orzeczenia w tej kwestii. Zazwyczaj brana jest pod uwagę definicja reprezentacji zaczerpnięta ze słownika języka polskiego, który określa reprezentację jako „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związane ze stanowiskiem, pozycją społeczną”.

Czy lunch z klientem jest reprezentacją?


Przedsiębiorca powinien posłużyć się zdrowym rozsądkiem podczas rozliczania danego wydatku, aczkolwiek nigdy nie ma pewności, że urzędnicy jego decyzji nie zakwestionują. Nie powinno być problemu z włączeniem do kosztów drobnego poczęstunku z napojami bądź obiadu, zarówno w siedzibie firmy, jak i poza nią (np. w restauracji). Argumentem może być fakt, że zaproszenie klienta na przedstawienie oferty czy negocjowanie umowy podczas lekkiego posiłku w restauracji stanowi niejako standard przyjęty w biznesie i nie ma nic wspólnego z okazałością.

Gadżety i upominki nie zawsze reprezentacją


Masz problem prawny lub finansowy?
Napisz do ekspertów Bankier.pl
Wydatki na gadżety i upominki także można rozliczać jako koszty prowadzenia firmy, pod warunkiem, że są niedrogie i mają na sobie logo firmy (czyli de facto stanowią też reklamę). Natomiast jeśli upominek jest wyjątkowo drogi, prestiżowy i wręczany tylko wybranym klientom, wtedy raczej nie może już stanowić kosztu podatkowego, nawet wtedy gdy na przedmiocie jest logo firmy.

Należy pamiętać, że przekazywanie gadżetów reklamowych może wiązać się z koniecznością naliczenia VAT-u. Z tego obowiązku wyłączone są prezenty o niskiej wartości, czyli np. drukowane materiały reklamowe i promocyjne oraz próbki produktów. Jeśli podatnik nie prowadzi ewidencji osób obdarowanych, prezentami o niskiej wartości określa się produkty, których cena nabycia bez podatku nie przekracza 10 zł. Jeśli natomiast prowadzona jest ewidencja osób obdarowanych, aby upominki były zwolnione z VAT-u ich wartość nie może przekroczyć 100 zł rocznie. Przy czym ewidencja musi być na tyle precyzyjna, aby możliwe było ustalenie tożsamości obdarowanego (potrzebny będzie np. PESEL).

Garnitur dla właściciela nie może być kosztem


Jedynym kosztem, który nie budzi wątpliwości i nie można go zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu jest zakup garnituru (garsonki) i obuwia. Mimo że taki wydatek wydaje się uzasadniony dla właściciela firmy, to nie można go zaliczyć do kosztów firmy. Jedynym wyjątkiem jest odzież robocza, niezbędna do wykonywania danej działalności np. ze względów ochronnych.

Wyrok NSA, czyli zmiana kryteriów kosztów reprezentacji


W styczniu 2012 roku zapadł wyrok NSA, który potraktował zagadnienie kosztu reprezentacji odmiennie niż dotychczas. Sąd uznał, że reprezentacja nie może być definiowana jako „okazałość” czy „wystawność”. Dla NSA „reprezentacja” to po prostu „przedstawicielstwo”, czyli występowanie na rzecz lub w imieniu kogoś. W związku z tym każdy obiad, posiłek czy zakupione napoje towarzyszące reprezentowaniu firmy nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Kwalifikacja kosztu jako podatkowego nie może zależeć od tak niejasnych kryteriów jak „wykwintność”, a także od tego, czy spotkanie odbywa się w siedzibie firmy czy poza nią.

Warto zachować ostrożność


Na chwilę obecną trudno powiedzieć jak powyższe orzeczenie NSA wpłynie na sposób interpretowania przez urzędników pojęcia „reprezentacja”. Nadzieją na jednoznaczne wyjaśnienie sytuacji byłaby nowelizacja przepisów lub ogólna interpretacja podatkowa wydana przez Ministra Finansów. Dopóki jednak to nie nastąpi, warto zachować daleko idącą ostrożność podczas zaliczania problematycznych wydatków na reklamę, promocję i reprezentację do kosztów działalności.


/inFakt.pl
Źródło:
Tematy: podatki firmowe

Newsletter Bankier.pl

Poszukujesz korzystnie oprocentowanej lokaty? Sprawdź Lokatę Happy 5%
Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Jeszcze nikt nie skomentował tego artykułu - Twój komentarz może być pierwszy.

Nowy komentarz

Anuluj

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

    Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

  • W tym terminie z ZUS rozliczają się przedsiębiorcy opłacający składki za siebie. Składka na Fundusz Pracy.

    Termin przekazania sprawozdania do systemu INTRASTAT, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, gdy realizowano transakcje wewnątrzwspólnotowe podlegające obciążeniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Praktyczne zastosowanie w biznesie Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Praktyczne zastosowanie w biznesie Cena: 52,90 zł  Zamów książkę

Znajdź nas na Facebooku