Komunikacja multimedialna
W procesie porozumiewania się ludzie w sposób nieświadomy odczytują emocje przekazywane mową ciała. Gestykulacja, mimika, czy intonacja głosu wyrażają znacznie więcej, niż sądzimy. Badania naukowe dowodzą, że aż 86% informacji odbieranych przez ludzi w procesie komunikacji przekazywanych jest niewerbalnie. Co to oznacza? Komunikacja sprowadzona tylko do jednego wymiaru jest bardzo uboga. Podczas rozmowy telefonicznej możemy wykorzystać jedynie intonację głosu. Pisząc SMS, czy e-mail mamy do dyspozycji jedynie umowny zestaw znaków, jakim jest alfabet. Najbogatszy przekaz oferuje niewątpliwie telewizja. Ma ona jednak poważną wadę: nie jest interaktywna; przekaz możliwy jest tylko w jednym kierunku.
Jeśli połączymy powyższe formy komunikacji, tzn. głos, obraz i dane potraktujemy jako jedno wspólne medium, otrzymamy bogatą komunikację multimedialną czasu rzeczywistego, dostępną w dzisiejszych systemach wideokonferencyjnych.
Wideokonferencja
Kiedy w 1964 roku podczas targów w Nowym Jorku po raz pierwszy zaprezentowano telefonię wideo, nikt nie wyobrażał sobie, że kiedykolwiek będzie ona w stanie zastąpić standardowy telefon. Przez następne dwie dekady technologia dostępna była jedynie dla wąskiego grona bardzo bogatych korporacji. Przełom przyniósł początek lat dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku, kiedy zarówno ceny terminali wideo, jak też koszty połączeń spadły do poziomu akceptowalnego przez rynek. Wprawdzie wciąż były one wysokie i wynosiły ok. 50 tys. USD za zaawansowany technologicznie terminal oraz ok. 200 USD za godzinę połączenia, technologia zaczęła się rozwijać znacznie dynamiczniej, niż dotychczas. Istotny wpływ miały niewątpliwie trzy czynniki: coraz lepsza jakość przekazu, niższe koszty zakupu i użytkowania oraz standaryzacja, dzięki której możliwa stała się komunikacja pomiędzy urządzeniami różnych producentów. W tym okresie systemy pracowały w oparciu o cyfrową sieć telefoniczną ISDN, oferując przede wszystkim przekaz obrazu i głosu. Dopiero koniec ubiegłego stulecia pozwolił na łączenie terminali przez sieć Internet. Dostępne dziś systemy komunikują się głównie przez sieci IP, umożliwiając w pełni multimedialną, synchroniczną kolaborację rozproszonych grup roboczych. Najnowsze techniki kompresji pozwalają na jednoczesny, dwukierunkowy przekaz dźwięku stereo o jakości CD (G.722.1c, MPEG-4 AAC-LD), płynnego obrazu w rozdzielczości HD (720p, 30 fps) oraz materiałów dodatkowych takich jak dane z komputera przenośnego, zdjęcia z aparatu, pisma, filmy DVD, itp. (dwa strumienie obrazu dzięki H.239).
Ekonomiczne i proste
Obecnie ceny urządzeń wideokonferencyjnych umożliwiających multimedialną komunikację zaczynają się już na poziomie 3 tys. Euro np.: najnowszy system QDX 6000 firmy Polycom, najlepsze rozwiązanie w swojej klasie, zapewniające bardzo wysoką jakość obrazu nawet jeśli szybkość naszego łącza internetowego nie przekracza 256 kb/s, a do tego urządzenie jest proste i łatwe w obsłudze. Rzecz nie do pogardzenia biorąc pod uwagę, że w wielu firmach przygotowanie sali do konferencji należy do obowiązków asystentki, a nie wykwalifikowanego informatyka.
Na bardziej rozbudowane terminale, przystosowane do obsługi obrazu w standardzie HD np; Polycom HDX 6000 trzeba przeznaczyć 5 tys. Euro. Wiele firm jednak się waha obawiając się wysokich kosztów wdrożenia. Nic bardziej mylnego. Przy dwóch średniej klasy systemach i wykorzystaniu ich zaledwie dwa razy w tygodniu inwestycja zwróci się w niecały rok.
Jak to działa?
Z punktu widzenia użytkownika systemu, nie ma tu nic skomplikowanego. Każdy, kto umie posługiwać się telefonem komórkowym i telewizorem, nie będzie miał żadnych problemów podczas wideokonferencji. Wykonanie połączenia polega najczęściej jedynie na wybraniu odpowiedniego wpisu w książce telefonicznej terminala, zaś cała otoczka związana z fizyczną realizacją konferencji leży po stronie urządzeń infrastrukturalnych.
Terminale najczęściej spotkamy w salach konferencyjnych lub w gabinetach, urządzenia infrastrukturalne zaś mieszczą się zazwyczaj w serwerowniach firmy. Typowe terminale posiadają kamerę oraz ekran, co stanowi podstawę do jednoczesnego nadawania i odbioru przekazu. Systemy przeznaczone dla bardziej zaawansowanych zastosowań umożliwiają podłączenie dodatkowych urządzeń takich jak laptop, kamera dokumentowa, DVD czy tablica elektroniczna. Należy przy tym zaznaczyć, że podczas wideokonferencji jednocześnie przesyłany jest dźwięk, obraz z kamery oraz obraz z urządzenia dodatkowego. Cecha ta znakomicie sprawdza się podczas szkoleń, kiedy to jednocześnie możemy widzieć zarówno prowadzącego, jak też treść prezentacji. Terminale oczywiście muszą być podłączone do sieci realizującej transmisję, zwykle do tego celu wykorzystywana jest cyfrowa sieć telefoniczna ISDN gwarantująca wysoką jakość oraz niezawodność. Zazwyczaj jedno połączenie wykorzystuje trzy linie ISDN BRI o łącznej przepustowości 384 kb/s dla każdego kierunku (wyjątek QDX 6000, któremu wystarczy łącze 256 kb/s. W ostatnim czasie obserwuje się bardzo dynamiczny rozwój sieci IP, który sprawił, że użytkownicy coraz częściej decydują się na wykorzystanie tej właśnie sieci. Głównym powodem są oczywiście niższe koszty połączeń, ale należy pamiętać, że transmisja czasu rzeczywistego wymaga wydajnego łącza o gwarantowanych parametrach. Transmisja wideo przez źle przygotowaną sieć przełoży się na poklatkowy, niskiej jakości obraz oraz „poszarpany” głos, co w efekcie wzbudzi niechęć do tej technologii i spowoduje znikome wykorzystanie systemu.
O ile przy połączeniach punkt-punkt wystarczy po prostu sieć, o tyle połączenia wielopunktowe wymagają specjalistycznych urządzeń infrastrukturalnych. Możemy wśród nich wyróżnić mostek (MCU), gateway (GW), gatekeeper (GK) oraz system zarządzania.
Mostek
Najważniejszym z nich jest niewątpliwie mostek, którego głównym zadaniem jest miksowanie obrazu, głosu i danych. Najprostsze mostki ograniczają się do zwykłego przełączania strumienia aktywnego uczestnika do pozostałych, bardziej zaawansowane zaś umożliwiają podział ekranu nawet na 16 elementów, oferując indywidualny strumień do każdego terminala.
Typowe tryby pracy podczas połączeń wielopunktowych:
- dyskusja – tryb używany najczęściej podczas spotkań, gdzie omawiane są projekty, plany rozwoju, etc. W trybie tym ekran może być podzielony na wiele okienek tak, aby wszyscy mogli się wzajemnie widzieć.
- prelekcja – tryb przeznaczony dla konferencji, w których głos zabiera najczęściej jedna osoba. Osoba mówiąca widoczna jest na całym ekranie u wszystkich uczestników. Po wykładzie możliwa jest dyskusja pomiędzy wszystkimi uczestnikami konferencji.
- prezentacja – tryb dedykowany do prezentacji lub szkoleń, podczas których wykorzystywane są dodatkowe urządzenia takie, jak laptop, kamera dokumentowa, DVD, etc. W trybie tym każdy odbiera równocześnie obraz prelegenta oraz treść prezentacji. Prowadzący szkolenie może dodatkowo mieć podgląd na pozostałych uczestników na podzielonym ekranie.
Gateway
Kolejnym urządzeniem jest gateway. Jego rolą jest umożliwienie połączeń pomiędzy terminalami przyłączonymi do różnych sieci. Zwykle gateway przełącza strumienie między sieciami ISDN i IP i często występuje jako integralny komponent mostka.
Gatekeeper
Gatekeeper jest ściśle związany z rozbudowanymi instalacjami wideokonferencyjnymi w sieciach IP, gdzie pełni kilka funkcji. Jedną z nich jest zapewnienie uproszczonego systemu numeracji - zamiast długich adresów IP, gatekeeper przypisuje każdemu terminalowi zwykły numer telefoniczny. Inną funkcją jest nadzór nad połączeniami, co oznacza, że gatekeeper każdorazowo sprowadza, czy dany terminal może wykonać połączenie zewnętrzne. Kolejna funkcja zabezpiecza przed przeciążeniem sieci - gatekeeper nie pozwoli wykonać połączenia o przepustowości większej, niż dostępna w danej relacji.
System zarządzania
Ostatnim z elementów infrastruktury jest system zarządzania, którego zadania są następujące:
- zarządzanie systemami wideokonferencyjnymi (np. zmiana parametrów, zdalna aktualizacja oprogramowania),
- taryfikowanie połączeń – rozliczenia analogiczne do rachunków telefonicznych,
- raporty statystyczne, dzięki którym można zoptymalizować ruch w sieci.
Korzyści
Szybsze podejmowanie decyzji – spotkanie, podczas którego pracownicy z oddziałów mogą wymieniać się pomysłami, czy informacjami, może odbyć się wtedy, kiedy jest potrzeba. Znalezienie terminu dogodnego dla każdego nie stanowi problemu. Jednocześnie spotkania mogą mieć miejsce znacznie częściej, niż zwykle. Szczególnie istotnym elementem jest możliwość natychmiastowej reakcji w sytuacjach kryzysowych.
Lepsze decyzje – dzięki temu, że liczba uczestników wideokonferencji może być dowolna, w spotkaniu mogą wziąć udział wszystkie osoby zaangażowane w projekt. W tym samym spotkaniu może uczestniczyć niezależny ekspert z innego kraju.
Zwiększona produktywność – menedżerowie czy specjaliści nie muszą tracić czasu na podróże, dzięki czemu dwugodzinne spotkanie zajmie im rzeczywiście dwie godziny. W ciągu jednego dnia możliwych jest kilka spotkań a nie jedno. Należy również zwrócić uwagę na fakt, że pracownik tego samego dnia może „być” i w Hiszpanii i np. na Ukrainie.
Morale/samopoczucie pracowników – osoby często podróżujące przeważnie odczuwają z tego powodu dyskomfort. Częste wyjazdy, zwłaszcza do małych, daleko położonych miejscowości mogą wpływać niekorzystnie na samopoczucie pracowników, co w dłuższej perspektywie przełoży się na ich wydajność.
Redukcja kosztów personalnych – w organizacjach najczęściej podróżują pracownicy szczebla zarządzającego, konsultanci, eksperci, czyli osoby najlepiej zarabiające. Czas spędzony w podróży jest kosztem, o czym wiele osób zapomina, a przecież czas to pieniądz!
Większe bezpieczeństwo pracowników – wideokonferencje w oczywisty sposób eliminują ryzyko związane z podróżowaniem.
Redukcja kosztów podróży – koszty związane z wyjazdami służbowymi są najłatwiejsze do wyliczenia. Można wśród nich wyróżnić wydatki związane z przejazdami, przelotami, parkingami, paliwem, noclegami, dietami, itp.
Niezawodność – czasami zdarza się, że spotkanie nie odbyło się z przyczyn niezależnych, np. opóźnił się samolot, czy też złe warunki atmosferyczne uniemożliwiły dotarcie na czas. Wideokonferencje działają niezależnie od pogody!
Praktyczne zastosowania
Systemy wideokonferencyjne wykorzystywane są głównie przez firmy wielooddziałowe, których rozległe struktury uniemożliwiają częste spotkania pracowników.
Dzięki bogatej funkcjonalności systemy znajdują zastosowanie w całej organizacji znacznie skracając procesy biznesowe. Przykładowe wykorzystanie systemu:
- Zarząd – wprowadzanie zmian organizacyjnych, spotkania okolicznościowe,
- Dział HR – szkolenia wewnętrzne dla pracowników, zdalna rekrutacja,
- Dział IT – szkolenia z nowych aplikacj,
- Dział Marketingu – wprowadzanie nowych akcji promocyjnych, standardów korporacyjnych,
- Dział R&D – wspólne projekty, natychmiastowa wymiana opinii, burza mózgów.
Oczywiście zalety systemów wideokonferencyjnych dostrzeżono również poza światem biznesu. Coraz częściej kompleksowe rozwiązania są implementowane w służbie zdrowia, szkolnictwie czy strukturach rządowych.
(...)
Podsumowanie
Systemy wideokonferencyjne sprawiły, że świat skurczył się jeszcze bardziej. Ich obecność w świecie nauki czy biznesu jest dziś wręcz koniecznością. Przedsiębiorstwa, które zainwestowały w taką technologię zauważyły wyraźne skrócenie wielu procesów w swoich organizacjach, dzięki czemu mogły zwiększyć swoją przewagę nad konkurencją.
Dynamiczny rozwój systemów gwarantuje stałe podnoszenie jakości działania, zwiększenie funkcjonalności oraz spadek cen. Wiodący producenci systemów wideokonferencyjnych rozszerzyli swoje oferty podpisując umowy z firmami z branży teleinformatycznej, co zaowocowało powstaniem w pełni funkcjonalnych, zintegrowanych rozwiązań klasy Unified Communications. Przykładem mogą być tu firmy Polycom i Alcatel-Lucent, których wspólne wysiłki doprowadziły do pojawienia się zaawansowanej platformy MyTeamwork integrującej głos, dane, obraz i komunikator WWW.
(...)
Autor artykułu, Grzegorz Arent od ponad 10 lat zajmuje się tematyką tele i wideokonferencji. Ukończył Politechnikę Warszawską, z wykształcenia jest Magistrem Inżynierem. Od blisko dwóch lat pełni funkcję Sales Engineer w firmie Polycom, Polska. Do jego głównych zadań należy wsparcie przedsprzedażne dla partnerów z Polski, Czech, Słowacji, Litwy, Łotwy i Estonii. Zalety nowoczesnych wideokonferencji prezentował na wielu seminariach i konferencjach w kraju i za granicą.
/ Agnieszka Stasiewicz-Swinney, Comm Start
