Zarabiaj z nami | Logowanie | Newsletter | Forum | Blogi | Konkurs

2009-01-01 11:00 Źródło: Nowoczesna Firma

Nowoczesna Firma

Jak się porozumieć z obcą grupą?


Oczywiście, posługujesz się słowem w sposób mistrzowski. Potrafisz nim malować, przekonywać i inspirować. Wszyscy cię lubią, nie masz najmniejszych problemów z komunikowaniem się... w swojej grupie znajomych osób.


A co się stanie, gdy trafisz do nieznanej sobie grupy? Gdy dostaniesz zaszczytne zadanie reprezentowania działu na spotkaniu z najwyższym kierownictwem lub wręcz radą nadzorczą? Albo z nowym klientem. Albo dostawcą. Nie znasz tych ludzi. Nie wiesz co lubią.

W wymienionych przykładowych sytuacjach nie wykręcisz się swoją ekstrawertyczną osobowością. Jeśli rzucisz swój stały dowcip lub użyjesz bardziej plastycznego słownictwa, możesz mieć poważne kłopoty. Od wstydu na całą firmę począwszy.

Dlatego zanim zapoznasz się z grupą lub choćby pojedynczym rozmówcą, stąpaj po standardowym gruncie komunikacji. Może nie olśnisz słuchaczy, ale na pewno nikt ci nie powie, że nie zrozumiał twojego wystąpienia .

Autorki książki „Komunikacja w grupach”, K. Adams i G.J. Galanes (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008), uważają, że skuteczna komunikacja wymaga aby:

* postępować zgodnie z zasadami języka,

* dostosować się do symbolicznej natury języka,

* ostrożnie używać słów mogących wyzwalać emocje ,

* porządkować swoje wypowiedzi zgodnie z przebiegiem dyskusji w grupie,

* upewnić się, że zadawane pytania są jasne i adekwatne do aktualnego tematu rozmowy .

Jak ma się to do komunikacji z obcą sobie grupą? Oto szczegóły: (wykorzystanie książki , skróty i uzupełnienia za zgodą Wydawcy).

Postępuj zgodnie z zasadami języka

* Używaj ogólnie przyjętych wyrażeń i słownictwa

* Stosuj poprawną gramatykę

* Unikaj wyrażeń żargonowych, slangu, przekleństw

Różne grupy bądź kultury stosują odmienne zasady komunikacji. Stosując się do tych zasad, zwiększasz swoje szanse bycia zaakceptowanym i zrozumianym — pod warunkiem, że stosujesz je poprawnie. Na przykład pewne grupy mają charakter formalny — ich członkowie zwracają się do siebie oficjalnie (np. pani Adams czy panie Glans), używając zarazem wielu pojęć abstrakcyjnych oraz złożonych wyrażeń. Te zasady jednak byłyby niewłaściwe w zespole pracowników w fabryce samochodowej (stereotyp szkodliwy, ale wiadomo o co chodzi), gdzie precyzyjne słownictwo oraz jasne i krótkie sformułowania są bardziej skuteczne .

Dlatego najbezpieczniej będzie, jeśli na początku będziesz używać ogólnie przyjętych zasad i słów. Nie wychylaj się i nie staraj się za wszelką cenę wejść w klimat. Jeśli ktoś będzie się krzywić na twoje maniery językowe , wyjaśnij o co chodzi. Dopóki nie opanujesz zwyczajów panujących w danej grupie, nie pozostań po bezpiecznej stronie granicy. Gdy już będziesz wiedzieć na ile możesz sobie pozwolić, wtedy rozwiń skrzydła.

Dostosuj się do symbolicznej natury języka

* Wystrzegaj się ominięć

* Bądź tak konkretny i dokładny, jak to możliwe

* Jeśli używasz pojęć abstrakcyjnych, podawaj ilustrujące je przykłady lub synonimy

Jako słuchacze ludzie często pytają siebie „Co zabierający głos miał na myśli?” zamiast „Co znaczy słowo, którego zabierający głos użył?” czy też: „Co miałbym na myśli, mówiąc to, co on powiedział?”. Jeśli nie jest jasne co druga osoba rozumie pod danym pojęciem, lepiej nie zakładać, że twoja definicja jest taka sama. Mamy wtedy do czynienia z rozmijaniem się — sytuacją kiedy dwie lub więcej osób rozumie to samo słowo zupełnie inaczej i nie zdaje sobie z tego sprawy. Zjawisko to może prowadzić do postrzegania zgodności, której w rzeczywistości nie ma, lub postrzegania niezgodności, gdy w rzeczywistości strony mają podobne zdanie.

Na przykład znaczenie słowa patriotyzm w efekcie wydarzeń z 11 września stało się dla wielu Amerykanów skomplikowane. Wyobraź sobie siebie w małej grupie, która stara się ustalić co możecie zrobić dla społeczności lokalnej. W trakcie burzy mózgów pojawiają się różne idee dotyczące tego jak można wyrazić swój lokalny patriotyzm. Wszyscy są podekscytowani ideą okazywania patriotyzmu, dlatego też to pojęcie staje się głównym tematem. Podczas kolejnego spotkania starano się ustalić konkretne działania, jakie należy podjąć. Lucinda zaproponowała zorganizowanie marszu pokoju. Inni członkowie grupy natomiast zaprotestowali, twierdząc, że to nie jest najlepszy pomysł, biorąc pod uwagę fakt, iż jako kraj są w stanie wojny z terroryzmem. Byli ponadto źli na Lucindę, gdyż mieli poczucie, że wszyscy wcześniej zgodzili się na ideę patriotycznego projektu. Grupa rozminęła się w znaczeniu słowa patriotyzm, co doprowadziło do fałszywego poczucia zgodności, a na kolejnym spotkaniu wyzwoliło negatywne emocje .

Dlatego najbezpieczniej będzie, jeśli będziesz dopytywać się o znaczenie każdego kluczowego wyrazu rozmowy . Grzeczny zwrot „przepraszam, co rozumiesz przez...” lub „czy dobrze rozumiem, że...” pozwoli ci szybko opanować symbolikę danej grupy i posługiwać się sprawnie (i skutecznie — zgodnie z rozumianą treścią) słowami w rozmowie. Dotyczy to szczególnie słów i wyrażeń abstrakcyjnych takich jak liberalny, efektywny, duchowy, demokracja, miłość , przywództwo , sukces , zaufanie, kryteria, klimat, załatwić, nasz. Jeśli to ty używasz tego typu terminu, od razu wyjaśnij co przez niego rozumiesz. Świetnie sprawdzają się w roli wyjaśnienia przykłady (zamiast mówić „agresywny” powiedz „sam decydował o tym, kiedy grupa ma się spotkać, czym będzie, a czym nie będzie się zajmować, kto może, a kto nie może się wypowiadać na spotkaniach, a także o tym, co z tego, co się działo na spotkaniach, zostanie przekazane prezesowi) oraz kontekst (pojęcie „prowadzenie pod wpływem alkoholu” jest mało precyzyjne, ale już „posiadanie we krwi ponad 0,8 promila alkoholu, mierzone tuż po prowadzeniu samochodu urządzeniem o nazwie alkomat” jest w sam raz).

Ostrożnie używaj słów mogących wyzwalać emocje

# Dostrzegaj słowa, które mogą wywołać silne reakcje emocjonalne innych, zastąp je słowami neutralnymi

# Nie używaj przezwisk

Słowa nacechowane emocjonalnie wyzwalają silne emocje . Są często nazywane słowami spustowymi, gdyż wyzwalają niemal natychmiastowo reakcje emocjonalne, które mogą zakłócać rozumienie przekazu. Do najbardziej niebezpiecznych słów tego typu zaliczamy określenia związane z płcią, rasą, narodowością i przynależnością partyjną. W środowisku zawodowym generalnie należy wystrzegać się słów oznaczających inne działy lub stanowiska.

Na przykład dla niektórych ludzi „feministka” to określenie kojarzone z wizerunkiem kobiety palącej staniki, która nienawidzi mężczyzn i niszczy tradycyjny model rodziny z powodu swoich egoistycznych celów.

To właśnie ten element sprawia najwięcej kłopotów nowym lub przygodnym członkom grup. Trudno jest się błyskawicznie przestawić z barwnego języka na neutralną korporacyjną mowę.

Gdyby więc twój komunikat miał brzmieć: „On jest tylko politykiem karierowiczem z mieściny, w której większość ludzi myśli tylko o pieniądzach, dlaczego miałbym na niego głosować?”, to bezpieczniej byłoby powiedzieć „Myślisz więc, że nie byłby dobrym prezydentem, ponieważ obejmował wiele stanowisk i pochodzi z małego stanu z niskim wskaźnikiem wykształcenia?”. To usunie negatywne określenia i pozwoli na to, aby grupa bardziej obiektywnie oceniała czyjeś kwalifikacje . Jasne, brzmi to drewnianie, ale cały czas miej przed oczami cel — chcesz porozumieć się w sposób jasny i skuteczny. Oczywiście jeśli chcesz się popisać i ryzykować skandal, to droga wolna.

Porządkuj swoje wypowiedzi i przebieg dyskusji w grupie

* Odnoś swoją wypowiedź do tej poprzedzającej ją

* Przy konkretnej swojej wypowiedzi poruszaj tylko jedną kwestię

* Wyrażaj swoje stanowisko jasno, bezpośrednio i w możliwie krótkiej formie

Często wchodząc do nowej grupy, czujemy potrzebę pokazania swoich walorów. Już, teraz, natychmiast. Niech od razu wiedzą z kim mają do czynienia. O ile nie jesteś ważnym dyrektorem/prezesem, któremu w firmie wszystko wolno, to pamiętaj — wchodząc do obcej grupy, nie jesteś u siebie. Jesteś gościem i wymaga się od ciebie szacunku oraz przestrzegania podstawowych zwyczajów grupy. Zaproszenie cię powinno być dostatecznym dowodem na to, że grupa zna lub wierzy w twoje umiejętności . Wtedy nie musisz na siłę udowadniać swojej przydatności.

Jeśli rozmowa zmieni kierunek a ty masz jeszcze pewne kwestie do przedstawienia, spytaj od razu czy do tematu jeszcze powrócicie. Jeśli tak, grupa będzie wiedziała, że chcesz zabrać głos . Jeśli nie, masz dwa wyjścia — zaproponować spisanie swoich pytań i spostrzeżeń i skonsultowanie ich w bezpośrednich rozmowach (ew. rozesłanie poprzez email , jednak w tym przypadku rzadko uzyskasz rozbudowane odpowiedzi — winą obarcz natłok obowiązków) lub też uznać w duchu, że twoje pomysły może tylko tobie wydają się ważne, i odpuścić sobie. Zwykle rozwiązanie drugie jest lepsze, ale wymaga sporej pewności siebie. Ty zrób to, co uznasz za stosowne w twojej sytuacji.

Trzymanie się prostej konwersacji „odwołuję się do mojego bezpośredniego przedmówcy” pomaga słuchaczom w śledzeniu całego toku rozmowy . Skakanie po tematach nigdzie, nawet w grupach które się bardzo dobrze znają, nie jest widziane jako umiejętność szybkiego myślenia, a raczej jako nieumiejętność trzymania się tematu. Wyjątkiem są sesje kreatywne burzy mózgów.

Upewnij się, że zadawane pytania są jasne i adekwatne

* Używaj pytań otwartych zamiast takich, które dają opcje wyboru

* Formułuj pytania jasno i konkretnie

* Nie umieszczaj odpowiedzi w pytaniu

Jeśli chodzi o pytania z opcją wyboru — przychodzisz do grupy by rozmawiać i dyskutować. Żeby poznać inne zdania, opinie, argumenty. Jeśli przychodzisz tylko po formalne potwierdzenie swoich teorii (ponownie kłania się ważny dyrektor/prezes, któremu wszystko w firmie wolno), to nie musisz nawet dawać opcji wyboru. W każdej innej sytuacji pytaj „co sądzisz?”, „jakie jest twoje zdanie?”, „jak to wygląda z twojej perspektywy?”.

Następne zalecenie wykorzystuje wskazówkę przedstawione wcześniej: dostosowanie do symbolicznej natury języka grupy (jasno i konkretnie o co chodzi, bez abstrakcji i rozmytych granic).

Kilka słów trzeba dodać odnośnie umieszczania odpowiedzi w pytaniu. Jest to skuteczna technika — ale manipulacji, a nie komunikacji. Wchodząc do obcej sobie grupy z manipulacyjnym nastawieniem, musisz być albo głupi, albo ważnym dyrektorem/prezesem. W każdym innym przypadku grupa szybko zacznie się bronić przed twoimi zagrywkami — włącznie z usunięciem cię ze spotkania .

Korzystając z opisanych wskazówek nie będziesz mieć problemów z porozumieniem się w nieznanej sobie grupie osób. Choćby były to najgrubsze ryby w twojej firmie (zwrot nacechowany emocjonalnie, którego musisz się wystrzegać) :)

Więcej przydatnych informacji jak porozumiewać się w małych grupach i zespołach znajdziesz w książce: „Komunikacja w grupach” K. Adams i G.J. Galanes ; Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008. Książkę znajdziesz w księgarni internetowej ksiegarnia.pwn.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot: „komunikacja galanes”.





Nowość na polskim rynku butów klasycznych
Salon LODING w warszawskiej Galerii Mokotów
to pierwszy w Europie Środkowo-Wschodniej
salon z ekskluzywnym francuskim obuwiem i odzieżą
dla mężczyzn

Komentarze do artykułu

Wiadomość przez email

Dziennik Bankier.pl
Tygodnik Firma
Twój e-mail: