Jak rozliczyć sprzedaż udokumentowaną paragonami niefiskalnymi?

Wymóg prowadzenia ewidencji sprzedaży jest jednym z podstawowych obowiązków, jakie ustawodawca nałożył na podatników VAT. Gdy sprzedaż dokumentowana jest fakturą lub paragonem fiskalnym nie ma problemu w prawidłowym ujęciu takiej sprzedaży w ewidencji VAT. Problem pojawia się natomiast w momencie, gdy sprzedaż dokumentowana jest za pomocą paragonu niefiskalnego. Jak wówczas prowadzić ewidencję sprzedaży?

Podatnicy VAT są obowiązani do prowadzenia ewidencji zakupu sprzedaży. Dane jakie powinny one zawierać zostały określone w art. 109 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o VAT (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.). W przypadku ewidencji sprzedaży ma ona pozwolić podatnikom na prawidłowe ustalenie kwot podatku należnego za okres rozliczeniowy. Ważne jest, aby była prowadzona chronologicznie, czyli zgodnie z momentem powstania obowiązku podatkowego. Musi zawierać kwoty sprzedaży netto z podziałem na stawki VAT oraz kwoty podatku należnego od tej sprzedaży również z podziałem na poszczególne stawki. W ewidencji tej podatnik ma obowiązek wykazać całą sprzedaż, która wynika z faktur sprzedaży, oraz sprzedaż nieudokumentowaną fakturami VAT.

W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej transakcja nie musi być dokumentowana fakturą VAT. Zezwala na to przepis art. 106 ust. 4 ustawy o VAT. Faktura jest wystawiana tylko na żądanie nabywcy. Co do zasady, sprzedaż taka powinna być udokumentowana paragonem z kasy rejestrującej. Część podatników jednak korzysta ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących i w związku z tym prowadzona przez nich sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie musi być udokumentowana paragonem z kasy fiskalnej ani fakturą.

Sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej fiskalnej...

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podmioty, które w ten sposób ewidencjonują obrót, zapisów dotyczących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokonują na podstawie miesięcznych zestawień raportów dobowych.

...oraz przed fiskalizacją

W praktyce zdarza się, że podatnik nie jest obowiązany do stosowania kasy rejestrującej, lecz kupuje ją, aby nauczyć się jej obsługi zanim powstanie u niego obowiązek fiskalizacji. Wówczas przychody ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokumentuje paragonami z kasy niefiskalnej. Przepisy prawa podatkowego nie zakazują dokumentowania sprzedaży na rzecz wymienionych osób w przedstawiony sposób. Istotne jest jednak, aby przyjęta przez podatnika forma dokumentowania sprzedaży zapewniała wykazanie tej sprzedaży i podatku należnego VAT w prawidłowej wysokości. Zatem podatnik VAT, niezobowiązany do stosowania kas rejestrujących, może fakt zrealizowania każdej operacji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokumentować paragonami z kasy niefiskalnej. Ponadto jeżeli użytkowana kasa zapewnia uzyskanie wydruku, w którym zostanie wykazana sprzedaż netto i podatek należny według poszczególnych stawek podatkowych, to może obrót gotówkowy z całego dnia udokumentować wydrukowanym na koniec dnia raportem dobowym. Powyższe dane dotyczące sprzedaży i podatku VAT należy codziennie wpisywać do ewidencji sprzedaży prowadzonej dla celów VAT.

Natomiast jeżeli kasa (niefiskalna), użytkowana przez podatnika zapewnia uzyskanie danych dotyczących tylko wielkości sprzedaży brutto (łącznie z podatkiem VAT), wówczas rozliczenie podatku należnego od tej sprzedaży może być dokonane w sposób określony w art. 84 ust. 1 ustawy o VAT. Podatnicy świadczący usługi w zakresie handlu, którzy dokonują sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej od podatku lub opodatkowanej według różnych stawek, a nie są obowiązani prowadzić ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, mogą w celu obliczenia kwoty podatku należnego dokonać podziału sprzedaży towarów w danym okresie rozliczeniowym. Należy tego dokonać, w proporcjach wynikających z udokumentowanych zakupów z okresu, w którym dokonano zakupu. Do obliczenia tych proporcji przyjmuje się wyłącznie towary przeznaczone do dalszej sprzedaży, według cen uwzględniających podatek.

Ewidencja sprzedaży w tym przypadku jest niezwykle uproszczona i polega na ewidencjonowaniu kwoty brutto utargu za dany miesiąc. Sama jednak ewidencja sprzedaży dla rozliczenia podatku należnego na ogół nie jest wystarczająca. Wystarczy tylko w przypadku, gdy podatnik dokonuje sprzedaży towarów lub usług opodatkowanych jednakową stawką podatku.

Przykład

Janina W. w prowadzonym przez siebie sklepie, w którym użytkuje kasę niefiskalną uzyskała w czerwcu 2008 r. przychód w kwocie 4.000 zł. Przedmiotem sprzedaży są wyłącznie towary opodatkowane według stawki 22%. Znając kwotę przychodu, możemy obliczyć podatek należny i podstawę opodatkowania (obrót):

• sprzedaż brutto: 4.000 zł,
   
• podatek należny:
  4.000 zł × 22/122 = 721,31 zł,
   
• obrót (sprzedaż detaliczna):
  4.000 zł - 721,31 zł = 3.278,69 zł.

Tak uproszczona metoda obliczeń występuje jednak stosunkowo rzadko. Na ogół u podatników występuje sprzedaż opodatkowana według różnych stawek i wówczas konieczne są dodatkowe obliczenia, aby móc prawidłowo obliczyć VAT należny.

Źródło: