Jak poprawiać błędy na fakturach?

Jeśli faktura okaże się błędna, ulegnie zniszczeniu lub zgubieniu, prawo przewiduje możliwość wprowadzenia korekt lub wystawienia duplikatów. Jak poprawnie wystawić fakturę korygującą, notę korygującą oraz duplikat faktury?

Czym korygować dane transakcji?


Podstawowe narzędzia do korygowania błędów popełnionych na wystawionej fakturze to:

•    faktura korygująca – wystawiana przez sprzedawcę usługi lub towaru,
•    nota korygująca – wystawiana przez nabywcę usługi lub towaru.

Kiedy przyda się faktura korygująca?


Częstym powodem wystawiania faktur korygujących są błędy dotyczące danych liczbowych na pierwotnej fakturze. Przykładowo, może chodzić o ilość towarów, kwotę netto, stawkę i kwotę podatku, a w konsekwencji kwotę brutto. Za pomocą faktury korygującej można także udokumentować zwrot towaru lub nieprzyjęcie wykonania usługi przez klienta. Jeśli zajdzie potrzeba, korektę stosuje się również, gdy cena zmieniła się po wystawieniu faktury, np. w celu udzielenia rabatu lub zmiany jego wysokości. Ponadto, za pomocą faktury korygującej można także poprawić mniej istotne błędy, które nie wiążą się ze zmianami wartości transakcji.

Jak wystawiać fakturę korygującą?


Prawo do wystawienia faktury korygującej przysługuje sprzedawcy towaru lub usługi. Faktura ta służy przede wszystkim do wprowadzenia zmian modyfikujących wszelkie wartości liczbowe na fakturze. Co za tym idzie, wystawienie faktury korygującej może wpłynąć na zobowiązania podatkowe obu stron transakcji.

Faktura korygująca musi posiadać wszystkie dane wymagane na „zwykłej” fakturze VAT. Musi więc być nazwa (w tym wypadku – „Faktura korygująca”) i numer dokumentu, data wystawienia i sprzedaży, pełne dane nabywcy i sprzedawcy wraz z numerami NIP, towar, czyli przedmiot transakcji, stawka i kwota podatku oraz cena netto i brutto. Dane podlegające zmianie muszą być podane w dwóch wersjach: przed i po korekcie.

Nabywca nie ma możliwości wystawienia faktury korygującej, ale może zwrócić się z prośbą do sprzedawcy o sporządzenie odpowiedniej korekty, jeśli dostrzeże błędy dotyczące wartości liczbowych. Natomiast jeśli błędy dotyczą innych danych, nabywca może samodzielnie wystawić notę korygującą (ten temat omawiamy poniżej).

Czy fakturę korygującą można wysłać e-mailem?


Wyżywienie, poczęstunek, catering: jak rozliczyć wydatki?

Jeśli korekcie podlega wartość liczbowa na fakturze (kwota transakcji, stawka lub wartość podatku, ilość towarów lub usług), to w przeciwieństwie do zwykłej faktury VAT, na fakturze korygującej muszą widnieć podpisy obu stron. Oznacza to, że takiej faktury korygującej nie można przesłać drogą elektroniczną.

Natomiast jeśli faktura korygująca modyfikuje informacje nie mające wpływu na zobowiązania podatkowe, takie jak dane sprzedawcy, numer faktury, czy datę, to odesłanie przez nabywcę podpisanej faktury korygującej nie jest wymagane.


Czy można anulować fakturę?


Nie ma możliwości anulowania faktury, która została wprowadzona do obrotu prawnego, czyli takiej, która została wysłana do nabywcy. Co za tym idzie, dokument faktury można anulować tylko, jeśli tak naprawdę nie stał się jeszcze zgodną z prawem fakturą. O jakie okoliczności chodzi?

Zdarza się, że nabywca zwrócił towar lub usługa nie została wykonana i kontrahent nie otrzymał (lub nie przyjął) sporządzonej faktury. Wówczas oryginał faktury należy dołączyć do kopii znajdującej się w dokumentach księgowych, opatrzyć słowem „anulowano” i opisem przyczyn tego faktu.

Dokument można anulować, jeśli przesyłka zawierająca towar i oryginał faktury zaginęła w drodze do nabywcy. Anulowania dokonuje się wówczas na posiadanej kopii, dołączając do niej pismo z firmy spedycyjnej opisujące sytuację (np. kradzież lub zaginięcie przesyłki). Wreszcie dokument anulujemy także, gdy nastąpiła zmiana nabywcy – przy czym tylko, jeżeli pierwotny kontrahent nie otrzymał faktury.

Czy można skorygować fakturę „do zera”?


Zdarza się, że jeśli na fakturze pojawi się błąd, firmy korygują wartość transakcji „do zera”, aby następnie wystawić nową fakturę. Robią tak zamiast skorzystać z prawidłowo wystawionej faktury korygującej, opisującej daną pomyłkę. Organy skarbowe nie zezwalają jednak na korygowanie faktury „do zera”, ponieważ to nie odzwierciedla stanu faktycznego, czyli błędu w oryginalnym dokumencie.

Nota korygująca, czyli poprawki ze strony nabywcy


Notę korygującą może wystawić nabywca towaru lub usługi. Dokument ten służy do wprowadzenia korekt tzw. błędów mniejszej wagi, czyli niedotyczących kwot na fakturze i stawek podatku.

Jak rozliczyć: koszty wyjazdów służbowych właściciela firmy?

Poprawić można przede wszystkim błędy w danych, np. nazwę, adres lub NIP nabywcy. Może także chodzić o nazwę i rodzaj sprzedanych towarów lub usług, w tym symbole PKWiU, ewentualnie datę sprzedaży bądź wystawienia faktury.

Innymi słowy, notą korygującą można poprawić błędy formalne, które nie mają wpływu na wysokość zobowiązań finansowych. W skrajnym przypadku może się zdarzyć, że dane nabywcy są tak nieprecyzyjne, że organ podatkowy ma wątpliwości czy faktura była przeznaczona właśnie dla tego podmiotu. A to może oznaczać odmówienie prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury.

Jak poprawnie wystawić notę korygującą?


Sporządzając notę korygującą trzeba skupić się przede wszystkim na jasnym określeniu  korygowanej treści oraz jej brzmieniu po korekcie. Oczywiście, w dokumencie musi pojawić się czytelne odniesienie do pierwotnej faktury, czyli jej numer, data sprzedaży i dane obu stron transakcji. Poza tym, nota korygująca także musi mieć swój numer oraz datę wystawienia.

Za pomocą jednej noty korygującej można skorygować naraz kilka błędów w jednym dokumencie. Notę korygującą sporządza się w dwóch egzemplarzach i niezależnie od istoty korekty, wymagane są podpisy obu stron transakcji, co oznacza, że nie ma możliwości przesłania noty e-mailem.   

Kiedy wystawiać dokumenty korygujące?


Prawo nie określa terminu wystawienia noty korygującej. Jest to logiczne, bo korygowane nią błędy nie mogą mieć wpływu na wysokość zobowiązań finansowych którejkolwiek ze stron transakcji. Zatem notę korygującą należy przygotować i przesłać do sprzedawcy niezwłocznie po stwierdzeniu błędów.

W przypadku faktury korygującej również nie ma określonego terminu jej wystawienia, ale trzeba mieć świadomość, że dokonane zmiany mogą mieć wpływ na wysokość podatków. To z kolei może się wiązać z koniecznością wprowadzenia korekt poprzednich deklaracji, a nawet zapłacenia odsetek z tytułu nieterminowych wpłat. Trzeba pamiętać o tym, że faktura korygująca może być wprowadzona do rejestru VAT dopiero po zaakceptowaniu kwoty przez nabywcę.

Zgubienie lub zniszczenie dokumentów


Jeśli faktura ulegnie zniszczeniu lub zgubieniu, należy wystawić duplikat, który traktowany jest na równi z pierwotnym dokumentem. Warto pamiętać, że duplikat nie jest po prostu kserokopią, ale stanowi osobny dokument z własną datą sporządzenia.

Aby otrzymać dokument, który zastąpi ten zgubiony lub zniszczony, nabywca musi zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o sporządzenie i przesłanie duplikatu. Jest on tworzony w dwóch egzemplarzach – oryginał dla tego, kto o niego prosi i kopia dla tego, kto wystawia. Na duplikacie należy zamieścić dwie daty wystawienia – zarówno pierwotnej faktury, jak i duplikatu.

/ www.infakt.pl
 
Źródło:
Tematy: podatki firmowe

Newsletter Bankier.pl

Sprawdź wygodne konto osobiste z atrakcyjnym oprocentowaniem 4%
Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 ~MA

najlepiej uzyc SAP Business One ...
aha i w cale nie tak drogo w Polsce

!

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Zapłata zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych.

    Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych.

    Termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy przez osoby prawne.

  • Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

    Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Grecja. Sztuka, bogowie i ludzie. Wydanie 1 Grecja. Sztuka, bogowie i ludzie. Wydanie 1 Cena: 43,90 zł  Zamów książkę