Gdy mamy do czynienia z pełnomocnikiem

Prawie każda czynność prawna może być dokonana przez upoważnionego przedstawiciela. Jednak nie każde pełnomocnictwo nadaje się do tego, by móc ważnie reprezentować mocodawcę. Dotyczy to zwłaszcza kontaktów wymagających szczególnej formy, np. aktu notarialnego. Problemy mogą się pojawić także wówczas, gdy okaże się, że dana osoba działająca w charakterze pełnomocnika de facto nie miała umocowania lub przekroczyła jego zakres.

Stanowisko w firmie a upoważnienie

Panujący w danej firmie podział stanowisk pracy wcale nie przesądza o tym, iż konkretna osoba piastująca np. funkcję głównego księgowego, dyrektora finansowego czy kierownika do spraw produkcji i zaopatrzenia została przez właściciela (tzw. jednoosobowego przedsiębiorcę), wspólników czy zarząd spółki upoważniona do zawierania umów w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy. Również przedstawiciel handlowy firmy niekoniecznie musi posiadać stosowne umocowanie.

Fakt, iż wcześniej osoba z ramienia tej firmy zamawiała już jakiś towar czy usługę i doszło do zapłaty jeszcze o niczym nie świadczy. Problemy pojawiają się dopiero przy pierwszym poważniejszym sporze. Wówczas któryś z kontrahentów może podnieść, że tak naprawdę umowa jest nieważna, ponieważ osoba pod nią podpisana nie była legitymowana do jej zawarcia. Nieważność umowy może także wytknąć organ podatkowy.

Dlatego minimum ostrożności w razie potrzeby zawarcia umowy z podmiotem reprezentowanym przez osobę, która nie figuruje w Krajowym Rejestrze Sądowym (w którym na dodatek nie są rejestrowani indywidualni przedsiębiorcy), jest uzyskanie wglądu do dokumentu pełnomocnictwa. Jeżeli dokument ten został wystawiony na długo przed terminem podpisania umowy, dobrze również zadbać o aktualne potwierdzenie, iż pełnomocnictwo nie zostało cofnięte ani ograniczone.

Rodzaje pełnomocnictw

Dokument pełnomocnictwa to jedno, a umocowanie do dokonania określonej czynności prawnej (przede wszystkim chodzi o umowy) w imieniu mocodawcy to nieraz co innego. Istotny jest bowiem rodzaj i forma pełnomocnictwa, które należy poprawnie ocenić.

Generalnie występują trzy rodzaje pełnomocnictw: ogólne, rodzajowe oraz szczególne.

Na piśmie nie zawsze wystarczy

Istotna może być również forma, w jakiej zostało sporządzone pełnomocnictwo. Jest tak ze względu na wymogi wskazane w art. 99 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.). I tak, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Natomiast pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Przykładowo, zbycie czy wydzierżawienie przedsiębiorstwa wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 75¹ K.c.). W związku z tym konsekwentnie pełnomocnictwo do dokonania takiej czynności musi dla swojej ważności zawierać notarialnie poświadczony podpis mocodawcy.

Z kolei pełnomocnictwo ogólne, wystawione przez właściciela firmy jednoosobowej swojemu zaufanemu pracownikowi, upoważniające tego ostatniego np. do dokonywania wszelkich czynności prawnych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa o wartości nieprzekraczającej określonej kwoty, musi przynajmniej spełniać wymóg zwykłej formy pisemnej. Chodzi zatem o własnoręczny podpis mocodawcy pod dokumentem pełnomocnictwa.

Poza wspomnianymi przypadkami odnoszącymi się do szczególnej formy umowy czy pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnictwo może być udzielone w dowolny sposób (np. ustnie).

Fałszywy pełnomocnik

Jeśli okaże się, że osoba zawierająca umowę jako pełnomocnik nie miała umocowania albo przekroczyła jego zakres, wówczas druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy. Gdy takiego potwierdzenia nie otrzyma, to nie jest związana umową.

W braku potwierdzenia ten, kto zawarł umowę w cudzym imieniu, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.

Zawierając umowę z pełnomocnikiem warto więc zadbać o zebranie jego danych osobowych (m.in. imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL), a także o to, by jego podpis na umowie był wyraźny. Informacje te mogą się okazać przydatne, jeżeli okaże się, iż osoba ta działała bez upoważnienia.

W przypadku natomiast gdy mocodawca potwierdzi umowę, będzie ona ważna.

Były pełnomocnik

Może się także zdarzyć, że były pełnomocnik - już po wygaśnięciu umocowania - zawrze w imieniu mocodawcy umowę. Problem ten dotyczy czasem przedstawicieli handlowych firm. Prawo chroni w takich sytuacjach drugą stronę tego rodzaju czynności, działającą w zaufaniu do działania pełnomocnika, mieszczącego się w granicach jego umocowania. Ustawodawca przyjmuje bowiem, że taka umowa jest ważna, chyba że owa druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć. Dlatego w interesie mocodawcy cofającego upoważnienie jest poinformowanie o tym fakcie kontrahentów, których dany pełnomocnik obsługiwał.