Wirtualne biuro – czy warto zarejestrować w nim siedzibę swojej firmy?

Statystyki są przytłaczające – szacuje się, że blisko 80% polskich firm upada w ciągu pierwszych 2 lat działalności (raport IdeaMoney). Najczęściej czynnikiem zmuszającym młodych przedsiębiorców do ogłoszenia upadłości są zbyt wysokie koszty utrzymania działalności. Chodzi tutaj o składki na obowiązkowe ubezpieczenia i podatki, ale również o koszt wynajmu pomieszczeń biurowych. Za wynajem metra kwadratowego lokalu biurowego w dużym mieście trzeba obecnie zapłacić od 50 do nawet 100 złotych netto miesięcznie (plus 23% VAT). To niejednokrotnie zdecydowanie za dużo, szczególnie dla osób pracujących zdalnie lub w terenie.

Pewną formą wsparcia finansowego dla przedsiębiorców nie potrzebujących biura stacjonarnego jest outsourcing obsługi biurowej, a więc skorzystanie z usługi wirtualnego biura. W ten sposób za niewielką opłatę miesięczną zyskujesz: adres siedziby firmy i obsługę administracyjną, a często również możliwość wynajmu sal konferencyjnych na godziny. Nie ma konieczności, żebyś w e-biurze pojawiał się osobiście, ponieważ jego pełna obsługa odbywa się zdalnie. Co jeszcze powinieneś wiedzieć o tym rozwiązaniu, zanim zdecydujesz, czy jest odpowiednim dla Twojej firmy? Zapraszamy do lektury!

Czym jest biuro wirtualne?

Każda firma musi zostać zarejestrowana pod fizycznym adresem. Adres ten jest widoczny w ogólnodostępnych bazach danych przedsiębiorców. Zasada ta dotyczy każdego przedsiębiorcy. Nawet takiego, który swoją pracę wykonuje w pełni zdalnie lub w terenie. Wirtualne biuro jest alternatywą dla wynajmu lub zakupu na własność pomieszczeń biurowych.

Biuro wirtualne to usługa outsourcingowania obsługi biurowej i udostępniania adresu pod zarejestrowanie siedziby działalności gospodarczej. Właściciel firmy nie ma konieczności fizycznego pojawiania się w danym miejscu. Wśród usług świadczonych przez wirtualne biura znajdują się najczęściej:

• adres do rejestracji działalności gospodarczej;

• adres do korespondencji;

• obsługa poczty przychodzącej;

• powiadomienia o poczcie;

• możliwość wykonywania podstawowych czynności biurowych (np.: skanowania, drukowania);

• możliwość wynajmu pomieszczeń biurowych lub sal konferencyjnych na dni lub godziny;

• przestrzeń coworkingowa.

Dla kogo wirtualne biura będą dobrym rozwiązaniem?

Z wirtualnych biur najczęściej korzystają młodzi przedsiębiorcy, których nie stać na wynajem lub zakup biura stacjonarnego i nie chcą lub nie mogą zarejestrować siedziby wykonywanej działalności we własnym mieszkaniu. Wśród takich osób znajdują się najczęściej:

• freelancerzy;

• copywriterzy;

• właściciele start-upów;

• osoby pracujące zdalnie na kontraktach B2B;

• osoby mieszkające za granicą, ale potrzebujące posiadać polski adres przedsiębiorstwa;

• właściciele firm szkoleniowych;

• właściciele sklepów internetowych;

• właściciele niewielkich agencji marketingowych;

• właściciele firm chcących posiadać oddział w  konkretnym mieście, ale w rzeczywistości pracujących w innej lokalizacji.

Z biur wirtualnych chętnie korzystają osoby, które mieszkają w wynajętym mieszkaniu, gdzie nie ma możliwości zarejestrowania działalności gospodarczej. Taki ruch wymagałby zgody właściciela nieruchomości, co nierzadko spotyka się z odmową.

Wirtualny adres do rejestracji firmy

Najważniejszym punktem oferty przedstawianej przez biura wirtualne jest możliwość posiadania oficjalnego adresu do rejestracji oraz korespondencji. Wirtualne biura zazwyczaj dbają o to, aby ich adresy znajdowały się w centrum dużych miast, przy mocno rozpoznawalnych ulicach.

Przedsiębiorca może zarejestrować działalność w dowolnym mieście w Polsce, a pracę wykonywać z zupełnie innej lokalizacji. Najbardziej pożądane adresy znajdują się w Warszawie, dlatego to właśnie tam oferta biur wirtualnych jest najszersza.

Ile kosztuje usługa wirtualnego biura?

Wirtualne biuro to wydatek zdecydowanie niższy niż ten wynikający z konieczności wynajmu lub zakupu przestrzeni biurowej. Najniższe pakiety e-biur sprzedawane są za kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Mieści się w nich zazwyczaj możliwość zarejestrowania biura pod konkretnym adresem, możliwość podawania tego adresu, jako adresu do korespondencji oraz odbiór korespondencji przychodzącej wraz z powiadomieniem o tym fakcie jej adresata.

Dodatkowe usługi w postaci chociażby wysyłki mailowej skanów korespondencji do właściciela firmy, jej wysyłka pod wskazany adres w formie fizycznej, czy możliwość skorzystania z powierzchni biurowej lub sal konferencyjnych są dodatkowo płatne. Wśród usług płatnych może też znaleźć się możliwość podawania prestiżowego adresu  biura wirtualnego na materiałach marketingowych, dlatego warto to dokładnie sprawdzić, zanim zacznie drukować wizytówki, ulotki i tworzyć stronę internetową.

Czy wirtualne biura są legalne?

W Polsce wirtualny adres firmy jest rozwiązaniem legalnym i często praktykowanym. Urzędy skarbowe wymagają jednak, aby współpraca z takim biurem przebiegała w formie B2B, a więc, aby ustawodawca wystawił fakturę, która następnie zostanie właściwie zaksięgowana.

Warto mieć na uwadze, że wynajem samej usługi wirtualnego biura w postaci adresu bez pomieszczenia, może okazać się kłopotliwy w przypadku kontroli skarbowej. Przeprowadzenie czynności sprawdzających może w takim wypadku być bardzo utrudnione.

Nie należy również lekceważyć faktu, że zdarzały się sytuacje odmowy zarejestrowania spółek pod adresami biur wirtualnych. Dyrektorzy Izby Skarbowej tłumaczyli taką decyzję faktem, że wskazany adres jest wyłącznie adresem do obsługi korespondencji, a sam zarząd spółki w tym miejscu nie może funkcjonować.

Zalety wirtualnego biura

Podstawową zaletą, jaką posiada wirtualne biuro, są niższe koszty niż w przypadku wynajmu lokalu biurowego. Najniższe pakiety oferowane przez biuro wirtualne to koszt rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Oczywiście, im bardziej prestiżowa lokalizacja biura, tym wyższe koszty.

Usługi biur wirtualnych rozliczane są na zasadzie B2B, a więc fakturowania. Z powodzeniem można je zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i tym samym zapłacić niższy podatek.

Skorzystanie z usług wirtualnego biura nie musi oznaczać wyłącznie możliwości wykorzystania adresu. Usługi mogą być znacznie szersze i obejmować na przykład: sale konferencyjne na wynajem, usługi księgowe, usługi archiwizowania dokumentacji, czy tradycyjną obsługę sekretariatu.

Rozpatrując zalety, jakie posiada wirtualne biuro, nie należy zapominać o względach wizerunkowych, jakie oferuje prestiżowa lokalizacja. Klienci odbierają zdecydowanie bardziej pozytywnie znane im adresy mieszczące się w centrach dużych miast niż zupełnie obco brzmiące lokalizacje.

Wirtualne biuro – wady

Jeśli planujesz fizycznie korzystać z usług wirtualnego biura, a więc chcesz pracować w przestrzeni coworkingowej lub wynajmować sale do spotkań, to będziesz musiał się dostosować do godzin pracy tego biura oraz do jego harmonogramu. Te same sale mogą wynajmować też inni najemcy biura, więc warto rezerwować je z wyprzedzeniem.

Każde biuro wirtualne posiada swój regulamin, gdzie dokładnie określa warunki współpracy. Wśród tych, które mogą okazać się problematycznymi, są konkretne dni wysyłanej korespondencji lub skanów tej odebranej lub odbieranie określonej liczby faksów czy telefonów miesięcznie.

W sieci łatwo znaleźć oferty biur wirtualnych mieszczących się pod podejrzanymi adresami. Rejestracja działalności w biurze zlokalizowanym w jednym, niewielkim pokoju we wsi na końcu Polski raczej nie będzie dobrze świadczyć o prestiżu Twojej firmy. Warto wybierać jedynie sprawdzone, rzetelne i renomowane biura wirtualne, nawet jeśli koszt ich usług byłby nieco wyższy.

Wirtualne biuro – co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy?

Pamiętaj, że lokalizacja, w jakiej zarejestrowana jest Twoja działalność, wpływa na jej odbiór wśród przyszłych klientów i kontrahentów. Zatem zanim podpiszesz umowę, dokładnie sprawdź:

• adres wirtualnego biura oraz standard budynku, w którym się znajduje;

• czy wirtualne biuro posiada prawo własności do oferowanego lokalu;

• doświadczenie w branży;

• doświadczenie i ilość zatrudnionego personelu;

• opinie, jakie posiada dane wirtualne biuro w sieci;

• czas wypowiedzenia umowy;

• możliwość wynajmu sal konferencyjnych, lokali biurowych lub korzystania z przestrzeni coworkingowej.

Podsumowując, pamiętaj, że wiele rozpoznawalnych obecnie firm na całym świecie swoje początki miało w garażu. Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby Twój biznes nabierał rozpędu z pozycji domowej kanapy i przy wykorzystaniu adresu wirtualnego biura. Ostatecznie to Twoja praca, zaangażowanie, wiedza i doświadczenia zadecydują o sukcesie, nie adres firmy.