KSeF co to i jak przygotować się na nadchodzące zmiany w fakturowaniu?

KSeF jest centralną platformą informatyczną, która działa jako pośrednik w obiegu faktur między firmami. Działa KSeF w ten sposób, że wystawca faktury elektronicznej przesyła ją do systemu e faktur KSeF, gdzie jest ona natychmiast dostępna dla odbiorcy po jej zatwierdzeniu. 

W ramach KSeF podatnicy mają obowiązek wystawiania i odbierania faktur elektronicznych zgodnie z określonymi procedurami, w tym zgłaszania do urzędu skarbowego oraz nadawania uprawnień do obsługi systemu. 

KSeF umożliwia natychmiastowy dostęp do faktur po ich wystawieniu oraz wprowadza jeden ustandaryzowany format faktury, co eliminuje błędy w odczycie danych. 

Krajowy System e-Faktur jest zaprojektowany, aby standaryzować proces fakturowania, ujednolicić obieg faktur oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. 

(Shutterstock)

Tradycyjne fakturowanie vs. KSeF 2.0

Poniżej znajdziesz tabelę porównawczą, która w przejrzysty sposób zestawia dotychczasowe zasady fakturowania z nową rzeczywistością system KSeF 2.0. To zestawienie pomoże Ci szybko zidentyfikować kluczowe obszary wymagające zmian w procesach księgowych Twojej firmy.

Pamiętaj o kluczowych terminach:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania dla największych podmiotów.

• 1 kwietnia 2026 r. – wdrożenie KSeF dla pozostałych przedsiębiorców.

(Shutterstock)

Wprowadzenie do KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie informatyczne stworzone przez Ministerstwo Finansów, które rewolucjonizuje sposób wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. 

Dzięki centralizacji wszystkich faktur w jednej bazie system zapewnia pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów oraz umożliwia ich wystawianie w standaryzowanym formacie XML. 

Faktury ustrukturyzowane w formacie XML są łatwe do automatycznego przetwarzania przez systemy księgowe, co znacząco usprawnia codzienną pracę przedsiębiorców. 

Wprowadzenie KSeF ma na celu nie tylko uproszczenie procesów księgowych, ale także uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie wpływów z podatku VAT do budżetu państwa. 

(Shutterstock)

KSeF od kiedy i kogo dotyczy obowiązek korzystania?

Wdrożenie KSeF 2.0 nastąpi w dwóch kluczowych terminach. 

• Pierwszy termin, 1 lutego 2026 r., obejmuje czynnych podatników VAT, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł rocznie.

• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie wszystkich pozostałych podatników prowadzących działalność gospodarczą. 

Obowiązek ten dotyczy zarówno podatników dokonujących dostawy towarów, jak i świadczących usługi, przy czym istnieją wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF, np. w przypadku niektórych rodzajów działalności gospodarczej lub określonych dostaw i świadczeń. 

Rozporządzenia określają zasady korzystania z KSeF oraz przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, m.in. w odniesieniu do niektórych transakcji lub podatników. Istotnym kryterium obowiązku korzystania z KSeF jest również posiadanie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Należy podkreślić, że najmniejszych firm (zwolnionych z VAT) zmiana ta dotknie w pełni dopiero od 2027 roku, o ile ich łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Dla najmniejszych podatników termin wdrożenia KSeF został odroczony do 1 stycznia 2027 roku. 

Kary za nieprzestrzeganie obowiązku korzystania z KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku, a decyzję o ich nałożeniu podejmuje naczelnik urzędu skarbowego. System KSeF stanie się jedyną platformą przygotowaną do legalnego obrotu dokumentami, co oznacza, że tradycyjne faktury papierowe oraz e-faktury w formacie PDF odejdą do lamusa. 

(Shutterstock)

Aplikacja podatnika KSeF i wymagania techniczne systemu 

Aby wystawić fakturę w KSeF, konieczne jest przygotowanie pliku XML zgodnego z aktualną strukturą logiczną oraz poprawne uzupełnienie wymaganych pól, takich jak NIP sprzedawcy i data wystawienia. 

Prawidłowe wystawianie faktur w KSeF wymaga integracji z systemem e-faktur KSeF za pośrednictwem oprogramowania księgowego lub darmowej aplikacji podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. 

Faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Po przesłaniu faktury do KSeF system nadaje jej numer KSeF, a dokument staje się dostępny po stronie nabywcy do pobrania i zaimportowania do systemów księgowych. 

KSeF umożliwia automatyczne sprawdzanie zgodności faktur z obowiązującym schematem technicznym oraz przechowuje faktury przez 10 lat.

KSeF pozwala na:

• bieżące monitorowanie transakcji;

• weryfikację rozliczeń;

• zapobieganie nadużyciom w zakresie VAT;

• automatyzuje kontrolę i przyspiesza zwroty VAT dla firm korzystających z systemu.

System KSeF i najważniejsze korzyści dla fimr:

• upraszcza księgowanie;

• redukuje koszty poprzez cyfryzację i automatyzację procesów fakturowania;

• zwiększa transparentność polskiego obrotu gospodarczego;

• usprawnia komunikację z administracją skarbową;

• obniża koszty administracyjne, przejmując obowiązek archiwizowania e-faktur.

Podmiot uprawniony, taki jak biuro rachunkowe lub osoba fizyczna upoważniona przez podatnika, może wystawiać i obsługiwać faktury elektroniczne w imieniu podatnika w KSeF. 

➡️ W przypadku faktur zakupowych otrzymywanych od firm zagranicznych nie przechodzą one przez KSeF i są księgowane na dotychczasowych zasadach.

W przeciwieństwie do tradycyjnego odczytu obrazu faktury za pomocą systemów OCR, faktura ustrukturyzowana w KSeF eliminuje ryzyko błędów dzięki ustandaryzowanemu formatowi, co umożliwia automatyczny i bezbłędny odczyt danych. W przypadku nieprawidłowego rozliczenia wykazanego podatku na fakturach wystawionych w KSeF mogą zostać nałożone sankcje finansowe odnoszące się do kwoty podatku wykazanego na fakturze.

Symfonia KSeF Plus to aplikacja, która umożliwia wymianę danych między Krajowym Systemem e-Faktur a oprogramowaniem księgowym. Pozwala na wysyłanie i odbieranie faktur w KSeF bezpośrednio z aplikacji księgowych, bez konieczności logowania się do portalu Ministerstwa Finansów. 

Do korzystania z Symfonia KSeF Plus konieczna jest rejestracja pierwszego użytkownika w urzędzie skarbowym za pomocą formularza ZAW-FA. Rozwiązanie to integruje się z innymi systemami Symfonia, takimi jak Symfonia Finanse i Księgowość, usprawniając proces obsługi faktur w KSeF. 

(Shutterstock)

Certyfikaty KSeF – jak uzyskać dostęp do systemu?

Aby móc korzystać z krajowego systemu e faktur, niezbędne jest uzyskanie odpowiednich certyfikatów KSeF, które umożliwiają bezpieczne wystawianie faktur oraz ich przesłania do systemu, zwłaszcza w trybie offline. 

Certyfikat wystawcy faktur to cyfrowe poświadczenie, które generuje się w systemie KSeF i przypisuje do konkretnego podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur. Jest on szczególnie ważny w sytuacjach, gdy wystawienie faktury następuje poza systemem, na przykład podczas awarii lub niedostępności KSeF. 

Certyfikat pozwala na wygenerowanie unikalnego kodu QR, który umieszcza się na fakturze przekazywanej klientowi poza systemem KSeF. Dzięki temu nabywca może zweryfikować autentyczność dokumentu, nawet jeśli faktura nie została jeszcze przesłana do Ministerstwa Finansów. 

➡️ Posiadanie certyfikatu to gwarancja bezpieczeństwa i zgodności z przepisami w zakresie wystawiania faktur. 

(Shutterstock)

Urzędowe poświadczenie odbioru faktury w KSeF

Jednym z kluczowych elementów funkcjonowania krajowego systemu e faktur jest urzędowe poświadczenie odbioru faktury. To oficjalny dokument generowany automatycznie przez system KSeF w momencie, gdy faktura zostanie odebrana przez nabywcę. 

Urzędowe poświadczenie stanowi dowód, że faktura została skutecznie dostarczona i może być uwzględniona w rozliczeniach podatkowych. Jest to szczególnie istotne podczas kontroli urzędu skarbowego, ponieważ brak takiego poświadczenia może skutkować uznaniem, że faktura nie została prawidłowo wystawiona. 

W praktyce, urzędowe poświadczenie odbioru faktury jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT i zabezpiecza interesy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. 

(Shutterstock)

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF

Automatyczne pobieranie faktur z systemu KSeF to funkcjonalność, która znacząco usprawnia zarządzanie dokumentacją księgową. Dzięki tej opcji, podatnicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą w prosty sposób pobierać wszystkie faktury wystawione i otrzymane za pośrednictwem systemu KSeF bez konieczności ręcznego wyszukiwania każdego dokumentu. 

Automatyczne pobieranie faktur pozwala na szybkie importowanie danych do systemów księgowych, co przyspiesza proces rozliczania VAT oraz innych obowiązków podatkowych. 

Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla biur rachunkowych oraz firm obsługujących dużą liczbę faktur, ponieważ minimalizuje ryzyko błędów i pozwala na pełną kontrolę nad obiegiem faktur w przedsiębiorstwie. Automatyczne pobieranie faktur z systemu KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji i optymalizacji procesów księgowych. 

(Shutterstock)

Procesy księgowe a faktury wystawiane w trybie offline

W obrocie gospodarczym mogą zdarzyć się sytuacje awaryjne, dlatego obligatoryjny Krajowy System e-Faktur przewiduje tryb offline. 

W przypadku problemów technicznych lub ogłoszonej niedostępności KSeF, czyli tzw. niedostępności systemu, możliwe wystawienie faktury następuje poza systemem, a przedsiębiorca ma obowiązek przesłać ją do bazy w określonym terminie po ustaniu awarii. 

Wielu przedsiębiorców zastanawia, jak postępować w przypadku niedostępności systemu lub braku dostępu do internetu. W takich sytuacjach istotne jest korzystanie z certyfikatów cyfrowych i kodów QR, które umożliwiają wystawianie faktur w trybie offline i zapewniają autentyczność dokumentów. 

W przypadku błędów na fakturach wystawionych w KSeF poprawki można dokonać wyłącznie poprzez ten system. Co więcej, kary za błędnie wypełnione pliki JPK_VAT z deklaracją mogą zostać nałożone dopiero po wezwaniu przez naczelnika urzędu skarbowego.

Ważne jest, aby systemy księgowe oraz biura rachunkowe miały odpowiednie uprawnienia do obsługi faktur sprzedażowych i zakupowych w imieniu klienta. Automatyczne pobieranie faktur ustrukturyzowanych pozwoli na optymalizację pracy, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych z faktur kosztowych. 

(Shutterstock)

Faktury uproszczone i faktury z kas rejestrujących

Istotnym elementem wdrożenia KSeF jest okres przejściowy dla faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących. 

Faktury uproszczone (np. paragony z NIP do 450 zł) oraz faktury wystawiane z kas będą mogły funkcjonować w dotychczasowej formie do końca grudnia 2026 roku. Po tym terminie każda faktura VAT będzie musiała przejść przez system KSeF. 

Wyjątek stanowią również faktury konsumenckie (B2C), które nie są przesyłane do systemu. W ich przypadku przedsiębiorcy nadal stosują postać papierową lub format cyfrowy uzgodniony z nabywcą towarów lub usług. Jeżeli odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę w formie papierowej.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF wymaga zgody odbiorcy na taką formę dokumentu. Zgoda ta może być wyrażona w różny sposób, w zależności od ustaleń między stronami.

Warto również podkreślić, że do momentu wejścia w życie obowiązkowego fakturowania w KSeF, przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem tego systemu.

(Shutterstock)

Dlaczego te zmiany mają znaczenie dla Twojego cash flow?

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale strategiczna reorganizacja przepływu pieniądza. Dzięki cyfryzacji przedsiębiorcy zyskują szybszy zwrot VAT (skrócony z 60 do 40 dni), co bezpośrednio poprawia płynność finansową w małej firmie. Jednak okres przejściowy może wiązać się z wyzwaniami technicznymi.

Warto pomyśleć o tym, jak zabezpieczyć finanse na wypadek opóźnień wdrożeniowych u kontrahentów. Nowoczesne finansowanie zewnętrzne, takie jak limit w rachunku bieżącym, pozwala uniknąć zatorów płatniczych w momencie, gdy Ty i Twoi dostawcy uczycie się nowych procedur.

(Shutterstock)

Podsumowanie i bibliografia 

Wprowadzenie systemu KSeF to rewolucja w zakresie kontroli i transparentności finansów. Przedsiębiorcy powinni już teraz zweryfikować możliwości techniczno-organizacyjne związane z nowym prawem.

Bibliografia:

1. Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) oraz komunikaty Ministerstwa Finansów w sprawie wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

2. Dokumentacja techniczna i struktura logiczna FA dostępna na stronie KSeF.

3. Wytyczne Szefa Krajowej Administracji Skarbowej dotyczące certyfikatów KSeF i urzędowego poświadczenia odbioru.

(Shutterstock)

Najczęściej zadawane pytania o wdrożenie KSeF

KSeF od kiedy dokładnie muszę zacząć korzystać z systemu?

Dla większości firm kluczowy jest 1 kwietnia 2026 r., kiedy to obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie pozostałych przedsiębiorców. Warto jednak rozważyć wcześniejsze wdrożenie KSeF, aby uniknąć problemów w okresie przejściowym.

Czy faktury wystawiane przez kasy rejestrujące trafią do systemu?

Faktury dokumentujące dostawy towarów i świadczeniu usług przy użyciu kas rejestrujących są zwolnione z KSeF do 31 grudnia 2026 r.. Oznacza to, że paragony fiskalne z NIP do 450 zł wciąż mogą być wydawane nabywcy towarów w dotychczasowej formie.

Jakie certyfikaty KSeF są potrzebne do bezpiecznego fakturowania?

Do autoryzacji w aplikacji podatnika KSeF niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany. Podmiot uprawniony może również wygenerować specjalny token, który ułatwia procesie wystawiania faktur w systemach księgowych.

Co to jest faktura VAT RR w ramach KSeF?

W systemie KSeF 2.0 możliwe będzie wystawianie e-faktur dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Taka faktura zostanie wystawiona przez nabywcę w ustrukturyzowanym formacie XML i przesłana za pośrednictwem KSeF.

Jakie wymagania techniczne musi spełnić obraz faktury?

Sam obraz faktury w formacie PDF nie jest już dokumentem księgowym; najważniejsza jest struktura logiczna FA. W przypadku kontroli znaczenie ma unikalny numer KSeF nadany w momencie jej przesłania na platformę.

Czy po wejściu w życie obowiązku faktury papierowe całkowicie znikną?

W obrocie gospodarczym faktury papierowe zostaną ograniczone do minimum, głównie dla faktur konsumenckich oraz podmiotów zwolnionych. W relacjach B2B faktura elektroniczna w KSeF będzie jedynym dokumentem dającym prawo do odliczenia wykazanego podatku.

Jak działa automatyczne pobieranie faktur zakupowych?

Dzięki integracji oprogramowania księgowego z API platformy, możliwe jest automatyczne pobieranie faktur z bazy Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Usprawnia to procesy księgowe i eliminuje błędy na stronie nabywcy.

Co w przypadku niedostępności KSeF lub problemów z łączem?

Przepisy przewidują procedury szczególne na wypadek awarii, pozwalające na wystawienie faktury w trybie offline. Po ustaniu niedostępności systemu dokument musi zostać niezwłocznie przesłany do KSeF w celu nadania mu numeru.

Czy faktura korygująca musi być wystawiona przy użyciu KSeF?

Tak, jeśli faktura pierwotna była ustrukturyzowana, należy wystawić fakturę korygującą również za pośrednictwem KSeF. Wymaga to podania numeru KSeF faktury oryginalnej, aby zachować ciągłość obiegu faktur.

Jak platforma elektronicznego fakturowania wpłynie na koszty firmy?

Wdrożenie systemu wiąże się z nakładami na systemy księgowe, ale długofalowo przynosi niższe koszty archiwizacji. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych przez 10 lat zapewnia Ministerstwo Finansów, co odciąża infrastrukturę IT przedsiębiorcy.