Jak założyć firmę handlową

Założenie firmy handlowej przebiega podobnie jak założenie każdej innej firmy. Trzeba przygotować biznesplan, zebrać wszystkie dokumenty, uzyskać środki finansowe. Jednak w przypadku firmy handlowej ważne są pewne niuanse, specyficzne dla tego typu działalności.

Analiza rynku

Należy dokonać wyboru czy firma będzie działała na rynku lokalnym, regionalnym, krajowym, zagranicznym. Jeśli firma działa na kilku powyższych rynkach, trzeba zastanowić się w jakiej kolejności na tych rynkach się pojawi, czy może na wszystkie wejdzie jednocześnie. W zależności od tego potrzebne będą bowiem mniejsze lub większe środki finansowe na budowę kanałów sprzedaży na większym terytorium, dopasowanie produktu lub reklamy do odmiennych gustów klientów na różnych obszarach (m.in. inny język, regionalne przyzwyczajenia i tradycje). Wchodząc na różne rynki należy także przyjrzeć się klientom na tych rynkach pod względem ekonomicznym (zawody, dochody) i demograficznym (struktura wiekowa), przeanalizować chłonność tych rynków oraz działającą już konkurencję. Najczęściej nie jest konieczne zlecanie takich badań specjalistycznym firmom, wystarczy wycieczka w terenie, rozmowy z lokalnymi sprzedawcami i klientami.

Lokalizacja

Przez lokalizację rozumie się: umiejscowienie siedziby firmy, jej zakładów, magazynów, sklepów, własnej sieci sprzedaży, dostawców i innych firm partnerskich (agencja reklamowa, firmy konsultingowe). Z oczywistych względów ekonomicznych położenie firmy często przesądza o powodzeniu całego przedsięwzięcia biznesowego.

Plan finansowy

Istotą planu finansowego jest to, że określa realne możliwości wykonania zadań rzeczowych ujętych w planie, weryfikuje je i pozwala dostosować zamierzenia do warunków finansowych. Firma handlowa działa w ścisłej zależności od sprzedaży klientom, dlatego plan finansowy powinien zostać przygotowany przy uwzględnieniu zabezpieczenia na wypadek wahań wielkości sprzedaży oraz opóźnień regulowania płatności przez klientów. Wspomniane dwa czynniki przesądzają bowiem o wielkości przychodów, z których firma musi opłacić bieżące zobowiązania oraz zapłacić producentowi za sprzedane już towary.

Zatrudnienie

W interesie firmy leży zdobycie w miarę trwałej, zdyscyplinowanej i lojalnej załogi. Z utworzeniem każdego kolejnego stanowiska pracy wiążą się kwestie techniczne, kadrowe, socjalne, bhp, płacowe, ubezpieczeniowe i podatkowe. Trzeba je wszystkie umiejętnie rozwiązać, pamiętając o regulacjach prawnych i normach zwyczajowych w danym środowisku zawodowym. Pracownicy handlu powinni być szczególnie wytrenowani w obsłudze klienta, która nie polega na bezdusznym przestrzeganiu regulaminów, ale na autentycznej i serdecznej pomocy klientom. Tego typu obsługi klienta można się z czasem nauczyć, jednak na początku mogą być z tym problemy. Dlatego warto zastanowić się nad zatrudnieniem na starcie kilku doświadczonych sprzedawców, którzy będą nie tylko dbać o klientów, ale również przez własny przykład będą uczyć mniej doświadczonych kolegów tajników wspaniałej obsługi klienta.

Trzeba też przypomnieć, że do właściwego prowadzenia i zarządzania firmą potrzebny jest odpowiedni szef. Zdolności organizatorskie, umiejętności podejmowania decyzji, znajomość przepisów prawnych, teoretyczne przygotowanie zawodowe w dziedzinie zbieżnej z prowadzoną działalnością oraz znajomość podstaw ekonomii, rachunkowości i finansów – to wszystko spoczywa na barkach szefa, nawet jeśli fizycznie zajmuje się tym oddelegowany pracownik.

Profil techniczny

Dotyczy linii produkcyjnej, technologii, wyposażenia biura lub sklepu. Nowoczesność wyposażenia zależy od zasobów, perspektyw rozwojowych firmy, ale też nowoczesnych i wysokich kwalifikacji zatrudnionych. W planie działalności firmy należy przewidzieć zamierzenia zdążające do ulepszenia bazy technicznej. Doskonalenie posiadanej bazy technicznej polega na przykład na renowacji i modernizacji parku maszynowego, wprowadzaniu innych korzystnych zmian w konstrukcji maszyn i urządzeń. Zmiany takie przyczyniają się do wytwarzania nowoczesnych produktów/towarów, o użyteczności zaspokajającej potrzeby rynku, innowacji produktowych, wzrostu zdolności produkcyjnej, zwiększenia wydajności pracy, lepszego wykorzystywania surowców i materiałów, poprawy jakości produkcji, wzrostu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ograniczenia negatywnego wpływu działalności gospodarczej na środowisko naturalne.

Ocena zagrożeń i barier rozwoju firmy

W przypadku pozytywnej postawy/decyzji wobec realizacji pomysłu założenia firmy, mimo wszystko należy wziąć pod uwagę i ocenić mogące wystąpić zagrożenia i bariery. Pomocna w tej kwestii jest analiza SWOT, dotycząca silnych i słabych stron profilu oraz szans i zagrożeń. W przypadku handlu trzeba pamiętać, że istnienie dobrze wykształconej konkurencji nie musi być czynnikiem negatywnym. Oznacza to bowiem, że istnieją klienci poszukujący danego towaru. Dzięki temu nie trzeba wydawać pieniędzy na ich edukację i budowanie rynku od podstaw, wystarczy umiejętnie odróżnić się od konkurencji, by przyciągnąć klientów. Większa konkurencja zwiększa nabywcom komfort zakupów, co generalnie zwiększa popyt na towary wszystkich konkurentów.

Do ewentualnych zagrożeń dla firm rozpoczynających działalność gospodarczą należą:

• ograniczony popyt na danym obszarze,
• utrudnienia biurokratyczne,
• niejasność przepisów podatkowych,
• ogromne ilości interpretacji powyższych przepisów,
• fiskalizm systemu podatkowego, celnego i ubezpieczeń społecznych.

Należy zwrócić jeszcze uwagę na niedoceniany czynnik ryzyka w handlu - producenta. Producenci często charakteryzują się biznesową schizofrenią w stosunku do współpracujących firm handlowych. Z jednej strony potrzebują ich, by sprzedawać towary - po to nie robią tego sami, żeby móc skupić się na produkcji. Z drugiej strony, mają pełno zastrzeżeń, wytycznych i dobrych rad co do tego jak ich produkty powinny być sprzedawane. Generalnie współpraca układa się lepiej lub gorzej, dopóki sprzedaż jest stabilna. Jednak w dwóch przypadkach mogą wystąpić poważne problemy: gdy producent naciska na zwiększenie sprzedaży oraz gdy producent naciska na zmniejszenie kosztów sprzedaży.

Gdy producent naciska na zwiększenie sprzedaży, a firma nie jest w stanie tego zrealizować (ponieważ np. rynek jest już w pełni nasycony), producent może w odwecie pogorszyć współpracę - zmniejszyć marżę, ograniczyć promocję na danym obszarze, ograniczyć dostawy, skrócić terminy rozliczeń. Z drugiej strony, gdy firma handlowa mimo wszystko stara się wypełnić wyśrubowany (a czasem wręcz nierealny) plan sprzedaży ryzykuje pogorszeniem relacji z klientami ("wciskanie" to nie handel) oraz przemęczeniem pracowników.

W drugim przypadku, gdy producent naciska na zmniejszenie kosztów, firma może przystąpić do tego programu narażając się na obniżkę swojej marży, albo też nie przystąpić ryzykując, że producent całkowicie zerwie współpracę i znajdzie sobie na danym obszarze innego partnera handlowego. Czy to dobrze czy źle dla firmy handlowej - to sprawa dyskusyjna. Faktem jednak jest to, że firma musi znaleźć innego producenta lub zmienić strukturę sprzedaży wyrobów (np. zwiększyć udział innego producenta), aby nie zanotować obniżki przychodów.

Więcej informacji na temat prowadzenia i zarządzania firmą handlową znajdziesz w książce Zdzisława Knechta i Krzysztofa Michalskiego "Kierowanie handlem i firmą handlową" (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2008). Książkę znajdziesz w księgarni internetowej Becka pod adresem http://www.ksiegarnia.beck.pl/, wpisując w pole przeglądarki zwrot "kierowanie handlem".

Mariusz Ludwiński