Często jednak profil działalności lub specyfika branży wymagają od przedsiębiorcy, by posiadał on specyficzne narzędzie programowe, często takie które musi być skrojone na miarę. Wtedy próżno szukać takiego produktu w sklepie - trzeba go zamówić.
Znalezienie odpowiedniego wykonawcy i określenie założeń programu, to już dużo, ale to tylko dobry początek.
Następnie musimy zdecydować, które elementy programu będą tworzone przez wykonawcę - czy tylko jego część informatyczna czy również graficzna. Prawa należy bowiem nabyć do wszystkich komponentów programu. I kwestia bardzo istotna - nie redukujmy umowy z wykonawcą do faktury lub wymiany emaili. Ze względu na wymogi prawa autorskiego i nasze bezpieczeństwo prawne nieodzowna będzie tu umowa pisemna.
Jedną z ważniejszych decyzji jaką będziemy musieli podjąć, to określenie czy z nowo tworzonego programu korzystać będą mogły oprócz nas, jeszcze inne osoby lub firmy, w szczególności nasi konkurencji. O ile niekiedy wyłącznością nie będzie można objąć całego programu i wszystkich jego elementów, to może przynajmniej warto pomyśleć o wyłączności na kluczowe składniki narzędzia.
Z tym związana jest kwestia określenia zakresu nabywanych praw do programu - to czy wykonawca przenosi na nas wszystkie prawa, czy tylko udziela licencji. Najkorzystniej oczywiście nabyć pełnię praw. Często jednak nie jest to możliwe, bądź nie jest to możliwe co do wszystkich komponentów programu. Przyczyn jest wiele, najczęściej jednak wynika to z faktu, iż sam wykonawca nie dysponuje pełnią praw do elementów, które wykorzystał tworząc nasz program. Tak czy inaczej należy jednak pamiętać, by nie ograniczyć się do wspomnienia o tym, że wykonawca przenosi na nas prawa, ale należy opisać pola eksploatacji i zakres przewidywanego korzystania z narzędzia. To również wymóg prawa autorskiego.
Kolejne ważne pytanie jakie musimy zadać sobie i wykonawcy to - czy możemy modyfikować program i korzystać z takich modyfikacji? Konieczność wprowadzenia zmian może wynikać zarówno z rozwoju technologicznego, zmieniających się potrzeb, rozwoju naszej działalności, potrzeby zmian w funkcjach programu bądź banalnie - z chęci zmiany jego strony graficznej. Wiele modyfikacji będzie wymagało posiadania kodu źródłowego programu i zgody twórcy. Należy pamiętać, że jeśli wykonawca nie udostępni nam kodu i praw do niego, to w tym zakresie będziemy skazani na późniejszą jego dobrą wolę i często na stawiane przez niego warunki finansowe. Warto zatem choćby zrobić listę wyjątkowych przypadków, kiedy taki dostęp będzie musiał być nam zapewniony (niemożliwość wprowadzenia zmian przez wykonawcę, niemożliwość kontaktu z wykonawcą, upadłość / likwidacja wykonawcy itd.).
Przyjmując program, pamiętajmy, że program to nie tylko aplikacja, to również dokumentacja techniczna, która jest niezbędna, by korzystać z programu i nim administrować. Domagajmy się jej.
Istotną kwestią jest również opisanie zakresu odpowiedzialności wykonawcy za działanie programu, za jego kompatybilność z innym naszym oprogramowanie i funkcjonowanie w danym środowisku informatycznym i sprzętowym. Pytajmy o wydajność programu. Dobrym wyjściem jest przyjęcie programu dopiero po jego przetestowaniu.
To tyle jeśli chodzi o najważniejsze kwestie dotyczące zamawiania programu. Jeśli jednak oprócz stworzenia programu, chcemy powierzyć wykonawcy inne usługi - np. szkolenie, testowanie, serwisowanie, modyfikowanie - koniecznie i te usługi opiszmy dokładnie w umowie. Pamiętajmy o w miarę precyzyjnie zarysowanym mechanizmie współpracy i o tym, że często wyegzekwować od drugiej strony można tylko to co jest zapisane w umowie. No i w końcu dajmy też sobie szansę w miarę bezproblemowego rozwiązania umowy w zakresie świadczonych usług, jeśli okaże się że ich jakość lub terminowość pozostawiają wiele do życzenia.
Autor kieruje Departamentem Prawa Własności Intelektualnej i Nowych Technologii w kancelarii Leśnodorski, Ślusarek i Wspólnicy w Warszawie.
Źródło:
