Korzyści wdrożenia systemów audiowizualnych pracy grupowej w firmie

Po koniec 2008 r., firma Polycom podjęła kroki w celu utrzymania konkurencyjności w trudnych ekonomicznie czasach, koncentrując się na funkcjach generujących koszty oraz eliminując wszelkie podróże służbowe, które nie były absolutnie konieczne. Efekty takiego działania stały się widoczne natychmiast, m.in o 30% zredukowano koszty związane z zakupem biletów lotniczych.

W tym procesie, firma Polycom znacząco zwiększyła wykorzystanie firmowego środowiska systemów pracy grupowej, niewątpliwie najbardziej rozbudowanego na świecie. Środowisko to pozwala 2600 pracownikom firmy Polycom, jak również jej partnerom, dostawcom, a nawet klientom na współpracę między sobą z wykorzystaniem różnych systemów komunikacji audiowizualnej, współdzielenie treści, powiadamianie o obecności w sieci (presence awareness), jak również zapewnia funkcje komunikatora (instant messaging).  W miarę rozszerzenia modelu pracy grupowej „twarzą w twarz”, firma Polycom mogła osiągnąć swoje cele takie jak  oszczędności, wzrost produktywności, jak również korzyści związane z ochroną środowiska.

Prowadząc działalność w ponad 32 krajach na świecie, Polycom utrzymuje rozbudowaną sieć systemów pracy grupowej, która łączy 3,500 firmowych urządzeń począwszy od indywidualnych i konferencyjnych systemów telepresence zapewniających jakość HD aż po rozwiązania takie jak nowy biznesowy telefon multimedialny Polycom VVX™ 1500, który łączy w sobie funkcje telefoniczne, ekran dotykowy oraz umożliwia dostęp do zintegrowanych aplikacji biznesowych.

Sieć łączy siedzibę firmy Polycom w Pleasanton, w Kalifornii; biura sprzedaży i marketingu rozproszone po całym świecie; biura projektowe w Teksasie, Danii i Izraelu; zakłady produkcyjne w Chinach i Tajlandii; laboratorium w Japonii; jak również biura prowadzone przez setki pracowników Polycom w ich domach.

Redukcja kosztów poprzez eliminację podróży służbowych

Wykorzystanie tej sieci umożliwiało pracownikom na całym świecie redukcję budżetów związanych z podróżami służbowymi. Na przykład, w regionie Azji i Pacyfiku (APAC), wydatki na podróże służbowe spadły prawie o 35%. Hansjoerg Wagner, Wiceprezes i Dyrektor Zarządzający w regionie APAC, zaobserwował, że koszty jego podróży służbowych spadły o ponad połowę. - Mam 11 bezpośrednich podwładnych w sześciu krajach w ośmiu różnych strefach czasowych - wyjaśnia Wagner, który prowadzi spotkania z personelem wykorzystując rozwiązania wideo. Wagner potwierdza, że za każdym razem, kiedy zastępuje podróż służbową w regionie APAC wideokonferencją, oszczędza firmie Polycom 5,000 USD.

W przeszłości, koszty podróży służbowych były często solą w oku dyrektorów oddziałów, którzy często komentowali tę kwestię podczas kwartalnych spotkań z pracownikami. Jednak to już przeszłość. W 2008 r., Wagner zaczął korzystać z rozwiązania HD immersive telepresence i teraz odbywa kwartalne spotkania z 30 menedżerami z regionu APAC nie wychodząc z biura.

W pierwszym kwartale 2009 r., tego typu wirtualne podejście pozwoliło zaoszczędzić w firmie Polycom 35,537 USD na biletach lotniczych, 16,320 USD na kosztach hoteli, 10,800 USD na dietach dla pracowników oraz 1,899 USD na kosztach transportu lądowego -  co w sumie daję kwotę oszczędności 64,556 USD. Firma zaoszczędziła również 151,000 USD na wynagrodzeniach dla pracowników spędzających w podróży 1,510 godzin. W sumie to ponad 200,000 USD kwartalnie - a 800,000 USD rocznie.

Nowe podejście do szkoleń pracowników w dziale sprzedaży

Wykorzystanie rozwiązań Polycom pomogło działowi szkoleń sprzedażowych oszczędzić firmie ponad pół miliona dolarów w szacowanych kosztach podroży. Jeff Everton zajmuje się szkoleniami globalnego zespołu 700 handlowców i ich menedżerów, realizowanego w miarę jak firma wdraża intensywną, skoncentrowaną na zadaniach strategię sprzedaży. - Tradycyjny program prowadzony przez instruktora odbywałby się w Singapurze, San Jose [w Kalifornii] i Londynie, a jego koszt wyniósłby 1,500 USD na uczestnika - mówi Everton. Jednakże, po wdrożeniu programu łączącego szkolenie online, które uczestnik może odbyć w dostosowanym do swoich możliwości tempie z interaktywnymi wideokonferencjami oraz sesjami szkoleniowymi, średni koszt na uczestnika spadł do 677 USD.

W ciągu dwóch miesięcy, zespół Evertona przeszkolił 439 członków globalnej sieci sprzedaży Polycom. Dzięki redukcji kosztów biletów lotniczych i hoteli, program pozwolił firmie oszczędzić 384,986 USD. Do czasu ukończenia programu przez 700 pracowników sprzedaży, oszczędność wyniesie 626,017 USD. Kwota ta jednakże nie obejmuje kwoty 17,349 USD, którą zespół Evertona zaoszczędził dzięki redukcji własnych podróży służbowych.

Poprawa produktywności

Według kalkulacji Evertona, mieszany program szkoleniowy w firmie Polycom pozwolił również zaoszczędzić 4,788 godzin z czasu pracowników, który w przeciwnym razie spędziliby oni w podróży. Kiedy program obejmie wszystkich 700 pracowników sprzedaży, produktywność osiągnie 8,300 roboczogodzin.

Biorąc pod uwagę 40-godzinny tydzień pracy, daje to zysk ponad czterech lat czasu pracy, który może być wykorzystany w inny produktywny sposób, zapewniając Polycom oszczędność w wysokości około 600,000 USD. Dodając do tego oszczędności w wysokości 626,017 USD na kosztach „twardych”, całkowita korzyść z wzrasta do 1.2 miliona USD.

Wydajność w firmie

Każdego dnia, systemy pracy grupowej firmy Polycom umożliwiają zwiększenie wydajności działu IT, operacyjnego, produkcji, zarządzania obiektami, HR, i innych. W niedawno przeprowadzonej ankiecie, prawie dziewięciu na dziesięciu pracowników przyznaje, że podczas pracy korzysta z rozwiązań wideokonferencyjnych.

Globalna infrastruktura Polycom przekształciła również sposób, w jaki firma prowadzi rekrutację nowych pracowników. Steve Quakenbush, dyrektor działu kadr i zatrudnienia szacuje, że siedem na dziesięć rozmów z kandydatami jest prowadzonych za pomocą systemów wideo. Praca grupowa z wykorzystaniem wideo oznacza również, że firma Polycom może zatrudniać najbardziej utalentowanych profesjonalistów, bez względu na to, w jakiej lokalizacji się znajdują.

Efektywność pracowników

13% pracowników firmy Polycom pracuje głównie z domu, a kolejne 32% pracuje zdalnie przynajmniej raz lub dwa razy w miesiącu. Dzięki opracowaniu rozwiązania o nazwie Polycom Converged Management Application™ (Polycom CMA™) do zastosowań w laptopach, prawie sześciu na dziesięciu pracowników Polycom posiada możliwość odbywania wideokonferencji w domu.

Fred Franz, dyrektor ds. zarządzania obiektami i nieruchomościami, szacuje, że średnio firma Polycom oszczędza rocznie 17,000 USD na kosztach ogólnych, kiedy pracownicy pracują głównie z domu. Przy 330 pracownikach pracujących z domu, oszczędność szacuje się na poziomie 5,6 milionów rocznie.

Grupą stanowiącą przykład modelu telepracownika jest dziesięcioosobowy dział Marketingu Rozwiązań Przemysłowych (Industry Solutions Marketing). Skupiając się na kluczowych rynkach wertykalnych oraz segmentach rynku, zespół działa zdalnie z różnych stron świata. Poprzez redukcję lub wyeliminowanie kosztów dojazdu i zastąpienie osobistych spotkań wideokonferencjami w technologii telepresence, dział oszczędza rocznie około 380,000 USD i 5,800 roboczogodzin.

Redukcja emisji gazów cieplarnianych

Ograniczenie podróży służbowych oznacza również mniejszą emisję dwutlenku węgla. Jest to coraz bardziej znacząca kwestia dla przedsiębiorstw pragnących zminimalizować wpływ ich działalności na środowisko. Inicjatywy firmy Polycom pokazują, w jaki sposób rozwiązania pracy grupowej pomagają firmom stać się ekologicznymi:

• Kwartalne spotkanie pracowników w regionie APAC, przeprowadzone za pomocą wideokonferencji przy minimalnym zakresie podróży służbowych, umożliwiło oszczędność około 24 ton na emisji dwutlenku węgla.
• Wykorzystanie rozwiązań wideo do szkolenia pracowników sprzedaży na całym świecie pozwoli oszczędzić około 374 ton na emisji dwutlenku węgla.
• Model zdalnej pracy pracowników działu Marketingu Rozwiązań Przemysłowych pozwala rocznie oszczędzić 112 ton na emisji dwutlenku węgla.
  

Trzy powyższe czynności redukują dwutlenek węgla emitowany przez firmę Polycom w sumie o około 513 ton, co stanowi odpowiednik usunięcia 171 samochodów z ulic każdego roku.

Budowanie przyszłościowej infrastruktury

W miarę upowszechnienia systemów pracy grupowej w firmie oraz w miarę jak coraz więcej pracowników będzie odpowiednio wyposażonych by pracować zdalnie z domów, firma Polycom będzie coraz bardziej obniżała poziom emisji gazów cieplarnianych. Podczas, gdy stopa zwrotu z inwestycji w rozwiązania w zakresie współpracy audiowizualnej będzie coraz większa.

- Budujemy infrastrukturę obsługującą powszechnie znane rozwiązania wideokonferencyjne w firmie - powiedziała Glenn Noga, dyrektor działu IT. - Każdy komputer, sala konferencyjna, jak również telefon pozwoli na obsługę głosu, wideo i treści. Jak pokazują powyższe przykłady, inwestycja jest opłacalna.

/ Agnieszka Stasiewicz-Swinney, Comm Start