Jak założyć spółkę z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności  gospodarczej. Spośród jej zalet najczęściej wymieniane są: brak odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki oraz stosunkowo niskie koszty założenia i prowadzenia. 

Szczególne zainteresowanie tą właśnie formą wzrosło wraz z dniem 8 stycznia 2009r. kiedy to weszła w życie nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych (KSH). Nowela obniżyła bowiem poziom kapitału zakładowego niezbędnego do założenia spółki z kwoty 50.000 zł do zaledwie 5.000 zł, co otworzyło możliwość powołania spółki z o.o. wielu przedsiębiorcom, których wcześniej po prostu nie było na to stać.

Bez notariusza ani rusz

Jak stanowi art. 163 KSH, do powołania spółki wymaga się:
1. Zawarcia umowy spółki,
2. Wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienia nadwyżki,
3. Powołania zarządu,
4. Ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki,
5. Wpisu do rejestru.

Dla przedsiębiorcy zaczynającego swą przygodę ze spółką z o.o. największe praktyczne znaczenie będą miały postanowienia ustępów 1,2,3 i 5 spośród wymienionych powyżej.

Podstawową czynnością, którą winien wykonać przedsiębiorca chcący założyć spółkę jest zebranie środków niezbędnych na pokrycie kapitału zakładowego (o czym mowa poniżej w tekście), a także przygotowanie umowy spółki, która musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego. Warto jednak mieć na uwadze, że notariusz nie musi być osobą, która pomoże nam przygotować umowę spółki. W praktyce notariusze ewentualnie sugerują wprowadzenie korekt do projektu umowy (jeżeli uznają takowe za stosowne), natomiast o tekst winien zadbać sam klient.

Jeżeli zdecydujemy się na samodzielne przygotowanie umowy, musimy zgodnie z postanowieniami art. 157 KSH zawrzeć w niej co najmniej następujące informacje:
1. Firmę i siedzibę spółki,
2. Przedmiot działalności spółki,
3. Wysokość kapitału zakładowego,
4. Czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
5. Liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
6. Czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
 
Z przygotowanym tekstem umowy udajemy się do notariusza w celu zawarcia umowy spółki. Zgodnie z postanowieniami KSH (a konkretnie art. 151), spółkę z o.o. powołać może jeden lub więcej wspólników.

Organizacja w organizacji

Wraz z zawarciem umowy notarialnej powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, (art. 161 KSH) która posiada, co do zasady, pełną zdolność do czynności prawnych. Możnaby zatem uznać, że już w tym momencie kończy się przygoda z zakładaniem spółki z o.o. W praktyce należy określić ten proces za niedokończony, a przemawia za tym kilka powodów, z których dwa najistotniejsze stanowią:

• funkcjonowanie spółki z o.o. w organizacji jest ograniczone czasowo - jak stanowi art. 169 Kodeksu jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki albo jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu
• mimo, iż posiadamy pełną zdolność do czynności prawnych (czyli m.in. możliwość zaciągania zobowiązań, podejmowania działalności gospodarczej itd.) to wielu potencjalnych kontrahentów i partnerów nie będzie chciało z nami nawiązać współpracy do czasu, kiedy nie dokończymy tego procesu i nie będziemy się legitymować numerem wpisu do ewidencji (w tym przypadku KRS), numerem REGON czy NIP. Nie posiadając NIP-u czy REGON-u będzie nam bardzo ciężko nakłonić jakikolwiek bank do otworzenia choćby podstawowego rachunku firmowego.
  

Często stosowanym rozwiązaniem, rekomendowanym wszystkim początkującym spółkom, jest powołanie pierwszego zarządu spółki już trakcie zawierania samej umowy- notariusz wówczas zawrze informację o tym fakcie w jej tekście. W ten sposób podczas jednego spotkania skutecznie zrealizowane zostaną przesłanki powołania spółki z trzech pierwszych ustępów art. 163 KSH (o którym mowa powyżej).

W trakcie wizyty u notariusza warto również zadbać o urzędowo poświadczone wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki, które należy złożyć w sądzie rejestrowym (KRS) podczas rejestracji spółki.

Kapitał zakładowy

Istotnym, budzącym wiele praktycznych wątpliwości zagadnieniem jest kapitał zakładowy i sposób jego pokrycia. Kodeks spółek handlowych w postanowieniach swojego art. 158 dopuszcza możliwość pokrycia całości lub części kapitału zakładowego w formie wkładu niepieniężnego, który w języku prawnym i prawniczym nazywany jest aportem. Oznacza to, że wspólnik lub wspólnicy mogą wnieść inne niż pieniądze wartości - materialne i niematerialne. Co istotne, wartość aportu określa sam wspólnik wnoszący. Warto jednak nadmienić, że ponosi on pełną odpowiedzialność za dokonaną wycenę i tak np. jeżeli w toku dalszych czynności okaże się, iż zawyżył on wartość aportu może zostać wezwany do wniesienia dopłaty pokrywającej różnicę, a jeżeli udowodnione zostanie mu, że błędna wycena została dokonana z premedytacją lub gdyby miała narazić na jakiekolwiek szkody powoływaną spółkę, to może również oznaczać dla niego kolejne, bardziej dotkliwe sankcje natury karno-skarbowej. Wielu wspólników zapomina ponadto, że z momentem wniesienia aportu tracą oni prawo własności nad aportowaną rzeczą i że staje się ona własnością spółki (tracą tym samym prawo do dowolnego rozporządzania ową rzeczą).

Dużo prostszą metodą wydaje się zatem wniesienie kapitału w formie pieniężnej. Powstaje jednak pytanie, na jakim koncie je zdeponować, skoro spółka nie posiada jeszcze własnego rachunku? Najpraktyczniejsze w tym przypadku rozwiązanie stanowi porozumienie między wspólnikami (umowa, najlepiej w formie pisemnej), w ramach którego jeden z nich udostępni posiadany przez siebie rachunek bankowy spółce (forma dokonania tej czynności może być dowolna, w zakresie określonym przepisami prawa powszechnie obowiązującego, można więc zastosować użyczenie, najem itp.). Po założeniu rachunku firmowego wspólnik winien niezwłocznie dokonać przelewu środków na wskazany rachunek spółki.   

Rejestracja spółki w KRS

Ostatnią czynnością, najbardziej czasochłonną i często powodującą wiele trudności technicznych i prawnych jest zarejestrowanie firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym. Aby tego dokonać skutecznie, najlepiej w formie pojedynczej wizyty w sądzie, należy najpierw wykonać szereg czynności przygotowawczych. Należy zacząć od znalezienia właściwego dla lokalizacji spółki (a nie wspólników!) wydziału gospodarczego sądu (pomocna w tej czynności będzie teleadresowa baza wydziałów na stronie www.ms.gov.pl, w zakładce „Rejestry i ewidencje”).

Następnie czeka nas wypełnienie następujących dokumentów i oświadczeń, które poza aktem notarialnym złożyć będziemy musieli w sądzie:
1. Formularze KRS-W3, KRS-WM, KRS-WK, KRS-WE (wszystkie te formularze można bezpłatnie pobrać ze strony www.ms.gov.pl w zakładce „Rejestry i ewidencje”)
2. Lista wspólników, w której należy podać imię i nazwisko albo firmę i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów, a w przypadku, gdy do rejestru zgłoszono spółkę jednoosobową - także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki,
3. Oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione,
4. Poświadczone urzędowo wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki (członków zarządu i prokurentów),
5. Dowód powołania poszczególnych członków organów spółki, jeżeli o powołaniu nie stanowi umowa spółki.

Do wymienionej wyżej dokumentacji należy również dołączyć potwierdzenie wniesienia opłat:

• sądowej opłaty rejestracyjnej w wysokości 1000 zł.
• opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w kwocie 500 zł.

Źródło: