Księga Przychodów i Rozchodów – co warto o niej wiedzieć? Praktyczny poradnik dla przedsiębiorców

Księga Przychodów i Rozchodów to jedna z form, na podstawie której przedsiębiorcy mogą rozliczać swoje działalności gospodarcze. W KPiR zapisuje się zdarzenia gospodarcze, które miały miejsce w przedsiębiorstwie, aby następnie wyliczyć wysokość koniecznego do zapłacenia podatku. Chociaż prowadzenie KPiR nie jest trudne i z pewnością poradzi sobie z tym zadaniem większość przedsiębiorców, to niestety nie wszyscy z nich będą w ogóle mieli okazję wybrać taki sposób na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dlaczego tak się dzieje i kto może rozliczać się na podstawie KPiR, jak dokładnie wygląda Księga Przychodów i Rozchodów oraz szereg innych kwestii poruszam w poniższym artykule. Serdecznie zapraszam do lektury!

Wybierz najlepsze konto firmowe!

Czym jest Księga Przychodów i Rozchodów?

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to jeden ze sposobów na rozliczenie prowadzonej działalności gospodarczej. Za pomocą tego prostego narzędzia rachunkowego dokonuje się ewidencji osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów, co umożliwia określenie wysokości koniecznego do zapłacenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Dzięki KPiR przedsiębiorca może również dokonać podsumowania swojej działalności w skali poszczególnych lat i miesięcy, a więc dokonać oceny własnej efektywności na podstawie osiągniętych dochodów lub poniesionych strat.

Z Księgi Przychodów i Rozchodów korzystają przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub przy wykorzystaniu podatku liniowego. Tę formę opodatkowania nazywa się również “księgowością uproszczoną”.

W Podatkowej Księdze Przychodów należy zapisać wszelkie przychody i koszty, które miały miejsce w konkretnej działalności gospodarczej wraz z datami ich wystąpienia, opisami, kwotami oraz ewentualnymi uwagami i komentarzami. Każde z ujętych zdarzeń gospodarczych powinno otrzymać swój numer porządkowy. W ewidencji znaleźć można również sumy przychodów i kosztów poniesionych w konkretnych okresach, co znacznie ułatwia ocenę kondycji analizowanego przedsiębiorstwa.

Jak wygląda i z jakich elementów się składa Księga Przychodów i Rozchodów?

Każda Księga Przychodów i Rozchodów powinna być odpowiednio uporządkować oraz zawierać zestaw konkretnych informacji tak, aby była czytelna i aby odnajdywanie zapisanych w nich danych nie było trudne. Może być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej.

To, w jaki sposób powinna wyglądać Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów zostało ściśle określone przez Ministra Finansów w Rozporządzeniu z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z przepisami prawa KPiR powinna się składać z 16 kolumn, w których znajdować się będą następujące informacje:

1. kolumna – numer porządkowy zapisu;

2. kolumna – informacje o dacie poniesienia wydatku lub uzyskania przychodu;

3. kolumna – numer dokumentu stanowiącego podstawę wpisu;

4. kolumna – nazwy kontrahentów;

5. kolumna – adresy kontrahentów;

6. kolumna – informacje o rodzaju poniesionego kosztu lub wydatku (wszystkie transakcje powinny zostać udokumentowane fakturami, umowami lub paragonami);

7. kolumna – dane dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług;

8. kolumna – pozostałe przychody;

9. kolumna – suma przychodów z kolumn 7 i 8;

10. kolumna – wartość zakupionych towarów i usług według cen zakupu;

11. kolumna – koszty uboczne, jakie przedsiębiorca ponosi w związku z zakupem (na przykład: transport, załadunek, ubezpieczenie);

12. kolumna – wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (wynikające z umowy o pracę, wykonania zlecenia lub dzieła);

13. kolumna – pozostałe koszty nieuwzględnione w kolumnach 10-12 (na przykład: czynsz, opłaty eksploatacyjne, abonamenty, koszty remontów, zakupu paliw, etc.);

14. kolumna – suma kosztów wskazanych w kolumnach 12 i 13;

15. kolumna – inne zaszłości gospodarcze niewymienione we wcześniejszych kolumnach (może pozostać pusta);

16. kolumna – komentarze i uwagi dotyczące zapisków we wcześniejszych kolumnach.

Jakie elementy nie znajdą się w KPiR?

Wyróżnić dają się operacje, których nie wpisuje się do Księgi Przychodów i Rozchodów. Wśród nich znajdują się:

• zaliczki na poczet dostawy, sprzedaży lub wykonania usługi;

• finansowanie obrotu opakowaniami zwrotnymi;

• koszty inwestycji w trakcie jej realizacji;

• jednorazowa pomoc na rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej wypłacana z dotacji Unii Europejskiej lub Urzędu Pracy.

Kto może prowadzić KPiR i jak ją założyć?

Muszą to być działalności gospodarcze spełniające kryterium małego podatnika, a więc takiego, gdzie wysokość osiąganego przychodu wraz z podatkiem VAT w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła równowartości w złotówkach 1,2 miliona euro.

Jeśli przychód osiągany w przedsiębiorstwie będzie wyższy od wspomnianego progu dochodowego, to ustawodawca nakazuje prowadzenie księgowości pełnej, a więc ksiąg rachunkowych.

Kiedy założyć KPiR?

Księga Przychodów i Rozchodów powinna zostać założona w dniu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej, a jeśli przedsiębiorca postanowił zmienić formę opodatkowania, to na początku roku obrotowego.

Jeśli Księgę Przychodów i Rozchodów wybiera się już na samym początku istnienia działalności, to jej zgłoszenia dokonuje się wraz ze zgłoszeniem powstania firmy, a więc w momencie rejestracji podmiotu w Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

W jakiej formie należy prowadzić KPiR?

Prawo dopuszcza, aby Księga Przychodów i Rozchodów była prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej. Wybór należy do przedsiębiorcy. Zazwyczaj pada on na formę elektroniczną, ponieważ jest ona zdecydowanie bardziej wygodna. Tę formę preferują również biura rachunkowe. Wspominam o profesjonalnych księgowych, ponieważ nie ma obowiązku, aby księgowość w firmie prowadzona była przez przedsiębiorcę samodzielnie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać z usług zewnętrznych.

KPiR-ki w formie elektronicznej wymagają odpowiednich zabezpieczeń, które będą chroniły dane w nich zawarte przed dostępem osób niepowołanych. Dodatkowo księga prowadzona elektronicznie powinna dawać możliwość wydruku danych, które się w niej znajdują oraz udostępniania ich wybranych elementów i zestawień odpowiednim organom podatkowym.

Najważniejsze zasady prowadzenia KPiR

1. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.

2. KPiR powinna być prowadzona w sposób rzetelny, jasny i przejrzysty.

3. Przychody i koszty powinny być ujmowane w księdze w momencie ich uzyskania lub poniesienia. Zdarzenia te powinny być poparte odpowiednimi dowodami księgowymi.

4. KPiR zazwyczaj przedstawia się w formie tabelarycznej z podziałem na poszczególne kolumny i wiersze.

5. Każdy miesiąc powinien kończyć się przygotowaniem podsumowania, które pozwoli na wyliczenie zobowiązań podatkowych.

6. Księga powinna być wypełniana w sposób czytelny, staranny i trwały.

7. Zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów dokonuje się w języku polskim. Kwoty wpisuje się w walucie polskiej.

8. Zapisy powinny być umieszczane w porządku chronologicznym.

KPiR to nie wszystko! Jakie dokumenty powinny jej towarzyszyć?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to nie jedyny dokument, jaki powinien prowadzić przedsiębiorca. Dodatkowo jest on zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Niektórzy przedsiębiorcy dodatkowo muszą prowadzić ewidencję sprzedaży oraz ewidencję kupna-sprzedaży wartości dewizowych.

Do 2020 roku obowiązkowym było również prowadzenie ewidencji wyposażenia. Obecnie jest to dobrowolne.

Ewidencja środków trwałych

W ewidencji środków trwałych zapisuje się informacje o posiadanych i użytkowanych w firmie składnikach majątku trwałego (środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych) oraz informacje niezbędne do dokonywania odpisów amortyzacyjnych (ich wysokości zapisuje się po stronie kosztowej).

Pamiętaj jednak, że nie wszystkie składniki majątku musisz wpisywać do ewidencji środków trwałych. Co do zasady powinny tam się znaleźć wyłącznie elementy:

• których wartość początkowa przekroczyła kwotę 10 tysięcy złotych netto w przypadku czynnych podatników VAT oraz brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT-u;

• są własnością lub współwłasnością przedsiębiorstwa;

• są kompletne i zdatne do użytku;

• będą użytkowane do celów prowadzenia działalności gospodarczej, wynajmowane lub dzierżawione;

• których okres użytkowania przekracza 1 rok.

Ewidencja sprzedaży

Nie wszyscy przedsiębiorcy wybierający formę rozliczenia z fiskusem w postaci Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów muszą prowadzić ewidencję sprzedaży. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie podatników, którzy:

• dokonują sprzedaży lub świadczą usługi na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej;

• osób prowadzących działalność wielozakładową i prowadzących wyłącznie jedną KPiR-kę dla wszystkich zakładów;

• osób, które nie przechowują księgi w miejscu prowadzenia działalności, ponieważ trudnią się handlem obwoźnym;

• przedsiębiorców korzystających z usług biura rachunkowego.

W jaki sposób przechowywać Księgę Przychodów i Rozchodów?

Księgi Przychodów i Rozchodów prowadzone samodzielnie przez przedsiębiorców powinny być przechowywane w siedzibie przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. W przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych księga powinna znajdować się w siedzibie firmy lub w jednym z zakładów. Jeśli firmowa rachunkowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, to KPiR może znajdować się w tym biurze, w siedzibie firmy lub w jednym z zakładów.

Jeśli firma prowadzi wiele zakładów, to każdy z nich może prowadzić osobną księgę. Jeśli jednak właściciel zdecyduje, żeby księga była jedna dla wszystkich zakładów to może tak być, ale dla każdego z osobna powinna być prowadzona dodatkowa ewidencja sprzedaży.

Czy z prowadzenia KPiR można być zwolnionym?

Ustawodawca wyróżnia grupę przedsiębiorców, którzy mogą zostać zwolnieni z obowiązku prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub też z poszczególnych czynności z zakresu spraw związanych z prowadzeniem tej księgi. Katalog takich osób znajduje się w paragrafie 4 wspomnianego w wyższej części tekstu Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR.

Zwolnienie z konieczności prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów może być podyktowane kilkoma przesłankami:

1. stanem zdrowia przedsiębiorcy;

2. wiekiem osoby prowadzącym działalność gospodarczą;

3. rozmiarem prowadzonej działalności gospodarczej;

4. rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej.

Wniosek z prośbą o zwolnienie z obowiązku prowadzenia KPiR należy złożyć na co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, w którym rzeczone zwolnienie miałoby zacząć obowiązywać. Jeśli rozpoczęcie prowadzenia księgi przypada na w trakcie roku podatkowego, to wniosek ten trzeba złożyć w ciągu 14 dni od planowanego rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej lub planowanego powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Księga Przychodów i Rozchodów – terminy, o których nie powinieneś zapominać

Księga Przychodów i Rozchodów powinna być prowadzona na bieżąco. Zapisów najwygodniej dokonywać codziennie, na przykład pod koniec dnia lub zaraz po zaistnieniu zdarzenia gospodarczego. Jeśli księga prowadzona jest przez biuro rachunkowe, to zapisów można dokonywać do 20. dnia miesiąca następnego. W tym przypadku należy szczególną uwagę poświęcić ich chronologii.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – kiedy księgować przychody?

Zgodnie z zapisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody należy księgować w dacie ich powstania, a więc w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego, częściowego lub całościowego wykonania usługi, ale najpóźniej w dniu wystawienia faktury lub uregulowania należności.

Kiedy księgować koszty w KPiR?

Koszty w KPiR księguje się w różnych datach. Czynnikiem decydującym będzie tutaj rodzaj rodzaj kosztu:

• zakupy towarów handlowych oraz materiałów podstawowych księguje się w dacie wystawienia faktury lub dacie dostarczenia materiałów/towarów – przyjmuje się termin wcześniejszy;

• wynagrodzenia oraz koszty ubezpieczeń społecznych księguje się w dacie wypłaty lub postawienia do dyspozycji;

• pozostałe koszty księguje się zgodnie z zasadami metody kasowej lub memoriałowej (w zależności od tego, którą z tych metod wybrał przedsiębiorca).

W jaki sposób koryguje się zapisy w KPiR?

Minister Finansów w swoim rozporządzeniu o KPiR daje możliwość wyboru spośród dwóch rodzajów korekt błędnych zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów:

1. skreślenie błędnie wpisanej treści i wpisanie obok nowej – poprawka musi być czytelna, podpisana i oznaczona datą jej poniesienia;

2. wprowadzenie zapisów zmniejszających – w tym przypadku przed zapisem stosuje się znak minus lub czerwony kolor czcionki.

Na jakiej podstawie dokonuje się wpisów w KPiR? Dowody księgowe

Każdy wpis dokonywany w KPiR powinien zostać poparty odpowiednim dowodem księgowym. Dowody i zapisy powinny być oznaczone w sposób umożliwiający ich powiązanie. Najczęściej w tym celu stosuje się numerację.

Wśród najpopularniejszych rodzajów dowodów księgowych wymienić należy:

1. faktury VAT;

2. rachunki, na przykład: rachunki zleceniobiorców lub wykonawców dzieł;

3. paragony;

4. noty księgowe;

5. dowody wewnętrzne, na przykład: rozliczenia kosztów podróży służbowych, dowody przesunięć, indywidualne karty przychodów pracowników;

6. dowody opłat pocztowych;

7. dokumenty celne;

8. faktury korygujące;

9. noty korygujące;

10. dokumenty zbiorcze, na przykład: zestawienia sprzedaży, raporty fiskalne, listy płac.

Najważniejsze informacje na temat Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów