Faktura proforma – co to jest i kiedy się ją wystawia?

Chociaż faktura proforma wygląda niemalże identycznie, jak faktura VAT, to pełni zupełnie inną funkcję i nie może być uznawana za dokument księgowy. Taka faktura stanowi informację o proponowanej stronie kupującej ofercie. Może być również podstawą do pobrania zaliczki lub przedpłaty. Proforma to zapowiedź lub propozycja faktury właściwej. Zdarzają się sytuacje, że kwoty i dane znajdujące się na proformie nie pokrywają się z później wystawioną fakturą VAT.

Czym jest faktura proforma?

Chociaż faktura proforma wygląda niemalże identycznie, jak inne rodzaje faktur, to należy pamiętać, że nie jest ona dokumentem księgowym. Przedsiębiorcy stosują ją w celu przedstawienia oferty księgowej lub zapowiedzi kwoty, jaka pojawi się na fakturze docelowej. Czasami proforma pełni funkcję wezwania do zapłaty lub informacji o wymaganej zaliczce.

Na podstawie faktury proforma odbiorca może dokonać zapłaty za towary i usługi, ale nie powinien jej księgować. Jeśli proforma zostanie opłacona, to sprzedający wystawi kolejną fakturę, tym razem tę właściwą, która będzie spełniała wszelkie wymogi niezbędne do ujęcia jej w księgach handlowych.

Warto jednak wiedzieć, że przedsiębiorca wcale nie ma obowiązku zapłaty należności wskazanej na proformie. Ma prawo poczekać na fakturę główną i dopiero po jej uzyskaniu uregulować swoje zobowiązania. Na podstawie proformy nie powstaje obowiązek podatkowy. Nie może ona również stanowić podstawy do dochodzenia roszczeń.

Przedsiębiorcy nie mają obowiązku wystawiania faktur proforma. Niektórzy to robią, ponieważ mają taką politykę ofertowania lub zaliczkowania. Proforma może przyjąć formę papierową lub elektroniczną.

Jak wygląda faktura proforma?

Faktura proforma wygląda niemalże identycznie, jak faktura główna. Ma ona przecież informować o wyglądzie dokumentu, który zostanie wystawiony w przyszłości. Jedyna różnica polega na tym, że znajduje się na niej dopisek “pro forma”. Powinien on być umieszczony w widocznym miejscu. Najczęściej przyjmuje on postać “szarfy” w rogu dokumentu lub dopisku do tytułu faktury.

Kiedy stosuje się proformę?

Przedsiębiorca w ogóle nie ma obowiązku wystawienia faktury proforma. Robi to dobrowolnie i jedynie wówczas, kiedy uzna taki ruch za stosowny.

Fakturę proforma można wystawić w dowolnym momencie. Najczęściej jest ona traktowana jako oferta handlowa, czyli element obrazujący wartość proponowanej transakcji. Czasami proforma wystawiana jest w celu przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności faktury głównej lub jako przypomnienie o zaległości w płatnościach.

Zdarzają się przedsiębiorcy, którzy praktykują wystawianie faktur proforma dla nowych klientów. W ten sposób próbują się zabezpieczyć przed nieuczciwym zachowaniem kontrahentów. Wystawiają proformę. Czekają na jej opłacenie i dopiero potem wyświadczają usługę lub dostarczają towary oraz wystawiają fakturę właściwą.

Proformę wystawia się jedynie przed otrzymaniem zapłaty za towary lub usługi. Po wpłacie konieczne jest wystawienie faktury właściwej. Zasada ta obowiązuje również, kiedy kontrahent wpłacił jedynie kwotę zaliczki – wówczas też należy wystawić fakturę główną, nie proformę.

Proforma a faktura VAT

Jak już wcześniej wspomniałam w przeciwieństwie do faktury VAT, faktura  proforma nie jest dokumentem księgowym. Nie należy jej uwzględniać w ewidencji księgowej. Nie stanowi podstawy do odliczeń podatku VAT, ani też do uwzględniania wydatków w kosztach.

Wystawienie faktury proforma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury głównej po dokonaniu transakcji. Klienci nie mają obowiązku opłacenia faktury proforma, ale może to zrobić, jeśli akceptuje jej treść i chce nabyć oferowany towar lub usługę.

Dlaczego warto wystawiać fakturę proforma?

1. Faktura proforma pozwala w prosty i przejrzysty sposób przedstawić ofertę handlową.

2. Proforma jest dobrym sposobem na sprawdzenie uczciwości nowych kontrahentów – dopiero po jej opłaceniu realizuje się zamówienie i wystawia fakturę właściwą. Jeśli klient wycofa się z zakupu, nie ma konieczności dokonywania korekty, wydawania towaru lub wykonywania usługi.

3. Brak reakcji klienta na fakturę proforma nie powoduje powstania nieporządku w księgowości.

4. Podpisanie faktury proforma przez klienta oznacza zaakceptowanie warunków oferty. Taki dokument jest na gruncie prawa wiążący i może stanowić dowód sądowy.

5. Proformę można wystawić ręcznie lub za pośrednictwem programów księgowych.

Faktura proforma – najważniejsze informacje

1. Faktura proforma pozwala pokazać, jak będzie wyglądała faktura właściwa.

2. Przedsiębiorca nie ma konieczności wystawiania faktury proforma. Jej wystawienie jest jednoznaczne z przedstawieniem oferty.

3. Wystawienie faktury proforma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, nie daje też możliwości dokonania odliczeń podatku VAT.

4. Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym.