Koszty uzyskania przychodu – praktyczny poradnik

Koszty uzyskania przychodów to wydatki, jakie podatnik musi ponieść, aby uzyskać dochód. Prawo do rozliczenia tych kosztów posiadają zarówno przedsiębiorcy, jak również pracownicy, zleceniobiorcy i wykonawcy dzieła. Każda z tych grup będzie uprawniona do odliczenia kosztów z przychodu w nieco inny sposób. Czym dokładnie są koszty uzyskania przychodu oraz jak je rozliczyć? Zapraszamy do lektury!

Wybierz najlepsze konto firmowe!

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które ponosi podatnik, aby móc uzyskiwać dochodu z konkretnego źródła. Dzięki wykazywaniu kosztów uzyskania przychodów pracownicy, zleceniobiorcy, wykonawcy dzieł oraz przedsiębiorcy mogą zapłacić mniejszy podatek dochodowy do urzędu skarbowego.

Koszty uzyskania przychodów zostały zdefiniowane w ustępie 1. artykułu 22. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie  jego zapisami:

Jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu w deklaracji PIT-37 i PIT-36?

Osoby pracujące na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej wskazują wysokość kosztów uzyskania przychodu w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-37 w sekcji D. Wystarczy, że przepiszą one wartości podane przez pracodawcę w zeznaniu PIT-11.

Działalności gospodarcze należy rozliczać na zeznaniu PIT-36. Tutak koszty uzyskania przychodu wpisuje się w sekcji E.

Koszty uzyskania przychodów w przypadku właścicieli działalności gospodarczych

Koszty uzyskania przychodu mogą rozliczyć właściciele działalności gospodarczych rozliczający się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

Koszty uzyskania przychodu w najprostszym ujęciu są wydatkami poniesionymi przez przedsiębiorcę w celu otrzymania przychodu. Aby koszty można było zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu, muszą spełniać kilka warunków:

1. być poniesione bezpośrednio przez podatnika;

2. być bezzwrotnymi (definitywnymi);

3. mieć związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

4. zostać poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;

5. nie być kosztami, o których wspomina artykuł 23. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

6. zostać właściwie udokumentowane – na przykład przy pomocy rachunków i faktur.

Artykuł 23., o którym wspomina definicja zawarta w ustawie o podatku dochodowym wymienia, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zakwalifikować na przykład:

• wydatków na reprezentację;

• odsetek z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych;

• wydatków na spłatę rat pożyczek i kredytów;

• odpisów amortyzacyjnych przekraczających wartość 150 tysięcy złotych w przypadku samochodów osobowych;

• wydatków na ubezpieczenie AC pojazdów osobowych.

Właściciele działalności gospodarczych do kosztów uzyskania przychodów kwalifikują najczęściej:

• zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych;

• zakup pieczęci firmowej;

• opłatę za domenę internetową;

• opłaty za utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media, komunikacja);

• opłaty za usługi księgowe;

• opłaty abonamentowe;

• zakupy sprzętu komputerowego i telefonów służbowych;

• zakup samochodu;

• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych;

• wydatki poniesione na paliwo.

Koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy o pracę

Fakt zryczałtowania kosztów uzyskania przychodów oznacza, że są one ustalane odgórnie. Wskazuje na nie ustęp 2. artykułu 22. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wysokość kosztów możliwych do odliczenia od podstawy opodatkowania w tym przypadku uzależniona jest od:

1. miejsca zamieszkania pracownika – czy pracownik mieszka i pracuje w jednej miejscowości, czy też musi dojeżdżać do pracy do innej miejscowości;

2. liczby stosunków pracy — czy pracownik pracuje u jednego czy większej ilości pracodawców.

Kiedy pracownik dojeżdża do pracy, ponosi wyższe koszty uzyskania przychodu, dlatego w tym przypadku zastosowanie znajdują podwyższone koszty uzyskania przychodu. Ile dokładnie wynoszą takie koszty? Prezentujemy w tabeli poniżej:

Przy obliczaniu kosztów uzyskania przychodu w przypadku pracowników dojeżdżających do pracy, należy pamiętać o kilku zasadach:

1. Jeśli pracownik dojeżdżający do pracy z innej miejscowości otrzymał dodatek za rozłąkę, a więc dodatek do wypłaty za dojazd do pracy z innej miejscowości, to powinien odliczyć koszty uzyskania przychodu w kwocie obowiązującej pracowników miejscowych.

2. Jeżeli dojazd do pracy kosztował więcej niż określone odgórnie kwoty i pracownik może to potwierdzić odpowiednią dokumentacją, na przykład imiennymi biletami okresowymi, to ma prawo do zastosowania kwoty odliczenia o równowartości tych biletów. Zasada ta nie ma zastosowania, kiedy pracownik dojeżdża do pracy samochodem prywatnym.

3. Pracownik powinien złożyć do pracodawcy oświadczenie, że mieszka poza miejscowością, w której znajduje się firma. Taki druk wystarczy dostarczyć raz. Nie wymaga on corocznej aktualizacji, jeśli miejscowość zamieszkania nie uległa zmianie.

Koszty uzyskania przychodu przy umowie o dzieło oraz umowie zleceniu

Podstawę opodatkowania obniżona o koszty uzyskania przychodów można zastosować również w przypadku pracy na podstawie umów zlecenia oraz umów o dzieło. W tym przypadku istnieją dwie stawki procentowe:

1. 20%;

2. 50%.

Od początku stycznia 2018 roku obowiązuje zamknięta liczba działalności, przy których możliwe jest zastosowanie 50% stawki kosztów uzyskania przychodów. Stosuje się ją, kiedy podatnik osiąga przychody z tytułu:

• działalności twórczej w zakresie m.in.: architektury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, programów komputerowych i dziennikarstwa;

• działalności artystycznej w dziedzinie m.in.: sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej;

• produkcji audialnej i audiowizualnej;

• działalności publicystycznej;

• działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;

• działalności konserwatorskiej;

• prawa zależnego do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;

• działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

W jaki sposób oblicza się koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy zlecenia lub o dzieło?

Jeśli twórca udokumentuje, że poniesione przez niego koszty uzyskania przychodu są wyższe niż wskazuje na to obowiązująca stawka ustawowa, to może pomniejszyć przychód o wysokość faktycznie poniesionych wydatków.

Koszty uzyskania przychodu – najważniejsze informacje