Dlaczego warto mieć osobne konto firmowe?

Większość ludzi kartą posługuje się na co dzień. Wielu już zupełnie nie korzysta z gotówki. Opłacanie rachunków i dokonywanie zakupów online też już nikogo nie dziwi. Raczej niewielu jest takich, którzy korzystają ze stacjonarnych punktów opłat, czy wypłacają wynagrodzenie za pracę w gotówce. Czy są wśród nich właściciele firm?

Hipotetycznie prowadzenie działalności gospodarczej bez posiadania konta w banku jest możliwe. Taką opcję dopuszczają przepisy polskiego prawa w przypadku najmniejszych przedsiębiorców. Nie muszę chyba jednak nikogo przekonywać do tego, że dokonywanie transakcji bezgotówkowych jest po prostu znacznie wygodniejszą i mniej czasochłonną opcją niż posługiwanie się gotówką, szczególnie w przypadku dokonywania rozliczeń z Urzędem Skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Właściciele działalności gospodarczych w większości mają wybór – mogą dokonywać rozliczeń firmowych z poziomu konta osobistego lub założyć konto firmowe. W tym artykule spróbuję odpowiedzieć na pytanie, dlaczego warto mieć osobne konto firmowe. Zapraszam do lektury!

Kiedy osobne konto firmowe jest obowiązkowe?

Istnieje spore grono przedsiębiorców, na których prawo nie nakłada obowiązku posiadania rachunku bankowego. Są nimi niektórzy mikroprzedsiębiorcy. Wszyscy inni muszą rozliczać w formie bezgotówkowej, ale nie zawsze przy pomocy konta firmowego. O co dokładnie chodzi? Wyjaśniam poniżej!

❗ RACHUNEK BANKOWY JEST ZBĘDNY W PRZYPADKU NIEKTÓRYCH MIKROPRZEDSIĘBIORCÓW!

Artykuł 61. Ordynacji podatkowej zwalnia mikroprzedsiębiorców z obowiązku dokonywania rozliczeń z Urzędem Skarbowym oraz z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem rachunku bankowego. Oznacza to, że najmniejsze firmy nie muszą posiadać rachunków bankowych.

Kogo ustawodawca miał na myśli, pisząc o „mikroprzedsiębiorcach”? Mikroprzedsiębiorca to podmiot, który w co najmniej jednym z ostatnich dwóch lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników;

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych, nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub

• wykazane przez niego sumy aktywów bilansu sporządzonego na koniec jednego z dwóch ostatnich lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

❗ KIEDY KONTO W BANKU DLA WŁAŚCICIELI FIRM JEST OBOWIĄZKOWE?

Każdy przedsiębiorca, nawet mikroprzedsiębiorca, będzie potrzebował rachunku bankowego, gdy:

• planuje dokonać transakcji z innym przedsiębiorcą;

• planuje dokonać transakcji, której jednorazowa wartość (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) będzie przekraczać równowartość 15 tysięcy złotych.

❗ KIEDY KONIECZNE JEST KONTO FIRMOWE?

W podanych powyżej przypadkach prawo zobowiązuje przedsiębiorcę do dokonywania transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego. Warto jednak wiedzieć, że ustawodawca nie rozróżnia rachunku bankowego osobistego od firmowego. Oznacza to, że właściciele działalności jednoosobowych z powodzeniem mogą korzystać z kont prywatnych, aby za ich pośrednictwem obsługiwać sprawy firmowe.

👉 Przeczytaj również: Obowiązkowy rachunek przedsiębiorców – czy trzeba mieć konto firmowe?

Obsługa firmy za pośrednictwem konta osobistego

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych z powodzeniem mogą korzystać z rachunków osobistych w celu realizowania zadań firmowych. Co więcej, mogą korzystać z jednego konta prywatnego dla realizacji celów zarówno osobistych, jak również firmowych.

👉 Zobacz również: Konto firmowe z księgowością – ranking, poradnik

Co odróżnia rachunek firmowy od osobistego?

Osobiste konta bankowe to rachunki, które zakłada się dla osób fizycznych. Są one dedykowane osobistym rozliczeniom. To najbardziej popularny rodzaj kont. Karty do takich rachunków znajdują się w zdecydowanej większości portfeli. Konta osobiste nazywane są rachunkami oszczędnościowo-rozliczeniowymi.

Rachunek firmowy służy do prowadzenia rozliczeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jedynie konta firmowe mogą znaleźć się na białej liście podatników VAT. Tylko ten rodzaj kont umożliwia również dokonywanie split paymentu, a więc rozdziału płatności na kwotę netto i należnego VAT-u.

👉 Chciałbyś wiedzieć, jak dokonać zgłoszenia i aktualizacji numeru rachunku bankowego do urzędu skarbowego? Sprawdzisz to tutaj!

Osobne konto firmowe – dlaczego warto rozważyć tę opcję?

Chociaż nic nie stoi na przeszkodzie, abyś posiadał jedno konto, za pomocą którego będziesz rozliczał swoje wydatki prywatne i jednoosobową działalność gospodarczą, to rozdzielenie tych rachunków będzie po prostu bardzo wygodne.

📌 Dwa osobne rachunki to pewność przejrzystości w rachunkach. W ten sposób z łatwością rozdzielisz historię transakcji prywatnych od firmowych, co ułatwi planowanie budżetów i dokonywanie analiz finansowych.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, to musisz być przygotowany na kontrole z Urzędu Skarbowego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Urzędnicy będą żądali dostępu do historii rachunku, za pomocą którego Twoja firma rozlicza swoje transakcje. Jeśli będziesz korzystał tylko z jednego konta, to pracownicy instytucji otrzymają pełen wgląd do wszystkich Twoich zakupów i wpływów. Jeśli na liście transakcji znajdą się wpływy z prywatnych sprzedaży lub „koleżeńskich” przysług (nieopodatkowanych), to możesz mieć duży problem, aby udowodnić, że nie miały one związku z prowadzoną działalnością.

📌 ROR-y nie mogą zostać wpisane na białą listę podatników. Jeśli zatem planujesz realizować faktury o wartości powyżej 15 tysięcy złotych, to będziesz musiał założyć konto firmowe.

📌 Kolejną kwestią o praktycznej naturze jest fakt, że jedynie rachunki firmowe dają możliwość dokonywania płatności podzielonych – rachunek VAT jest generowany wyłącznie do kont firmowych.

📌 Jeśli obawiasz się założenia rachunku firmowego z uwagi na koszty, to musisz wiedzieć, że opłaty bankowe związane z prowadzeniem rachunku firmowego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zachętą do założenia konta firmowego mogą być dodatkowe profity, jakie banki przewidują dla przedsiębiorców, którzy zdecydowali się skorzystać z ich usług. Przykładem mogą być preferencyjne warunki przyszłych kredytów lub pożyczek, ale również możliwość skorzystania z pakietu przydatnych usług księgowych czy analitycznych. Niektóre instytucje przewidują też nagrody rzeczowe i pieniężne dla osób zakładających nowe konta.

Warto również wiedzieć, że regulaminy niektórych banków zabraniają prowadzenia rozliczeń firmowych za pośrednictwem rachunku osobistego. Tak jest na przykład w mBanku oraz banku BNP Paribas.

👉 Zobacz również: Preautoryzacja: czym jest i jak możemy ją wykorzystać?

Dlaczego warto mieć osobne konto firmowe – wiedza w pigułce

👉 Zobacz również: Przelew w weekend – sprawdź, kiedy dojdzie do odbiorcy!