Obowiązkowy rachunek przedsiębiorców – czy trzeba mieć konto firmowe?

Ustawodawca narzuca na przedsiębiorców obowiązek ewidencjonowania generowanych obrotów gospodarczych. Powinność ta w zdecydowanej większości przypadków realizowana musi być poprzez dokonywanie transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego. Co ciekawe, ten rachunek nie zawsze musi być firmowym. Istnieje szeroki wachlarz przypadków, kiedy przedsiębiorca może zarządzać firmą przez konto prywatne. Nie zawsze jednak jest to praktyczne, ponieważ nie pozwala na oddzielenie środków prywatnych od firmowych, a więc nie zapewnia transparentności portfela finansowego.

Kiedy rachunek bankowy nie jest obowiązkowy?

Zgodnie z artykułem 61 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa z obowiązku dokonywania rozliczeń za pośrednictwem konta bankowego zwolnieni są mikroprzedsiębiorcy. Mianem tym określa się przedsiębiorców, którzy w co najmniej jednym z ostatnich dwóch lat obrotowych zatrudniali średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnęli roczny obrót ze sprzedaży nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub suma aktywów bilansu, który ci przedsiębiorcy sporządzili na koniec jednego z tych lat, nie przekroczyły podanej powyżej kwoty.

Mikroprzedsiębiorcy nie mają również obowiązku odprowadzania składek do ZUS-u za pośrednictwem konta bankowego. Mogą to robić przy wykorzystaniu przekazu pocztowego. Takie prawo gwarantuje im artykuł 7 ustawy Prawo Przedsiębiorców.

Kiedy powstaje obowiązek realizowania transakcji za pośrednictwem rachunku firmowego?

Zgodnie z artykułem 19 Prawa Przedsiębiorców firmowe transakcje płatnicze muszą być wykonywane za pośrednictwem rachunku bankowego, jeśli zachodzą jednocześnie dwa warunki:

1. kiedy transakcja zachodzi pomiędzy dwoma przedsiębiorcami;

2. kiedy jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość w złotówkach 15 tysięcy złotych (nie ma tutaj znaczenia liczba płatności wykonywanych w ramach jednej transakcji) – warunek wynikający z utworzenia instytucji, jaką jest biała lista podatników VAT.

Konto firmowe jest obowiązkowe dla spółek oraz podmiotów chcących lub zobowiązanych do korzystania z mechanizmu podzielonej płatności.

Obowiązkowe otwarcie konta firmowego dla podatników VAT znajdujących się na białej liście

Biała lista podatników VAT funkcjonuje od początku września 2019 roku. Jest to rejestr podatników VAT umożliwiający szybką i łatwą weryfikację swoich kontrahentów. Na białej liście może zostać zapisane wyłącznie konto firmowe. W rejestrze tym powinni się znaleźć wszyscy czynni podatnicy VAT, którzy planują uczestniczyć w transakcjach o wartości przekraczającej równowartość 15 tysięcy euro, ale mogą się na niej znaleźć również podatnicy korzystający ze zwolnień przedmiotowych i podmiotowych oraz podatnicy wykreśleni i przywróceni na listę.

Czynni podatnicy VAT znajdujący się na białej liście powinni korzystać z mechanizmu płatności podzielonej (ang. split payment). W praktyce oznacza to funkcjonowanie dwóch osobnych kont w obrębie jednego rachunku firmowego: konta technicznego VAT oraz rachunku głównego.

Pieniędzmi zgromadzonymi na rachunku technicznym VAT nie można dysponować w swobodny sposób. Jego zadaniem jest zabezpieczenie właściwego realizowania obowiązku podatkowego. Na ten rachunek trafią środki na poczet dokonania całości lub części kwoty podatku z otrzymanej faktury czy zwroty podatku. Z tych środków będziesz mógł uregulować zobowiązania względem ZUS, US i urzędu celnego.

Czy istnieje obowiązek posiadania konta firmowego przez przedsiębiorców?

Chociaż banki niechętnie zakładają rachunki osobiste do celów związanych z prowadzeniem firmy, niektóre instytucje nawet zabraniają tego w swoich regulaminach, to obowiązujące w Polsce przepisy prawa nie zabraniają wykorzystywania prywatnych kont bankowych do realizowania zadań firmowych realizowanych przez jednoosobowe działalności gospodarcze. Przepisy skarbowe mówią wyłącznie o obowiązku wykonywania rozliczeń podatkowych w formie przelewu bankowego przez konto wskazane w urzędzie skarbowym. Taka powinność spoczywa na podatnikach prowadzących działalność gospodarczą i podlegających ustawie o rachunkowości.

Nie podlega dyskusji, że osobiste konta bankowe są tańsze w użytkowaniu od rachunków stricte firmowych, dlatego przedsiębiorcy, którzy nie mają obowiązku posiadania konta firmowego, wykorzystują ten przywilej.

Czy warto korzystać z prywatnego rachunku przy rozliczeniach firmowych?

W przypadku zdecydowanej większości przedsiębiorców odpowiedź na pytanie, czy trzeba mieć konto firmowe, będzie negatywna. Nie zmienia to jednak faktu, że posiadanie rachunku firmowego znacznie ułatwia prowadzenie codziennych rozliczeń.

Rozdzielenie konta firmowego od konta osobistego pozwala na zachowanie porządku w finansach. W ten sposób przedsiębiorca dokładnie wie, które środki są firmowymi, a które prywatnymi. Takie działanie jest szczególnie praktyczne na wypadek kontroli skarbowej. Jeśli rachunki są oddzielne, to kontroli będzie podlegało jedynie konto firmowe, urzędnicy nie będą mieli wglądu do prywatnych transakcji przedsiębiorcy.

Posiadanie konta firmowego pozwala również na zbudowanie relacji z bankiem oraz historii kredytowej w charakterze firmowym, nie osobistym. Takie postępowanie może znacznie ułatwić przyszłe starania o kredyt dla firmy.

Banki udostępniają szereg przydatnych dla przedsiębiorców funkcjonalności, których można dokonać wyłącznie z poziomu rachunku firmowego. Należą do nich przede wszystkim usługi księgowe i doradcze, ale również możliwość generowania różnorodnych zestawień, porównań i statystyk.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze konta firmowego?

Niepodważalnie warto posiadać osobne konto firmowe. Które zatem wybrać? Oferta banków jest bardzo szeroka i dość zróżnicowana, a jej atrakcyjność nie powinna być oceniana wyłącznie pod względem finansowym. Na co zatem zwrócić uwagę wybierając rachunek bankowy dla własnej firmy?

• Opłaty za prowadzenie rachunku – rzadko się zdarza, że konto firmowe jest całkowicie bezpłatne. Najczęściej oferty zakładają brak opłat za założenie konta firmowego i początkowy okres jego prowadzenia, ale po upływie roku lub dwóch sytuacja ta ulega zmianie.

• Opłaty za przelewy, zwłaszcza przelewy do urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – przy prowadzeniu działalności gospodarczej należy się spodziewać wykonywania regularnych przelewów podatkowych i składek za komplet ubezpieczeń obowiązkowych. Nieodzownymi będą również przelewy opłacające zakup towarów i usług świadczonych na rzecz firmy. Warto zatem, aby ich koszt był możliwie najniższy.

• Wachlarz produktów dodatkowych dedykowanych przedsiębiorcom i połączonych z kontem firmowym. Mowa tutaj przede wszystkim o bogatych i bardzo zróżnicowanych pakietach usług księgowych. Niemalże każde konto firmowe posiada możliwość fakturowania i prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ale już tylko nieliczne udostępniają pomoc w prowadzeniu pełnej księgowości i wsparcie doświadczonych księgowych lub doradców podatkowych.

• Oferta kredytowa – być może na początku działalności o tym nie myślisz, ale każda firma potrzebuje funduszy, aby mogła się rozwijać. Warto zatem otworzyć konto firmowe w banku, który oferuje preferencyjne warunki finansowania dla rodzaju działalności, który prowadzisz lub planujesz prowadzić.

Pamiętaj, że numer rachunku bankowego firmy zawsze musi być aktualny!

Pamiętaj, że przy rejestrowaniu utworzenia działalności gospodarczej podawane jest konto bankowe. Numery rachunków firmowych podawane do wiadomości urzędu skarbowego zawsze muszą być aktualne. Jeśli przedsiębiorca zmieni numer rachunku w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, ma obowiązek poinformować urząd o tej zmianie w terminie do 7 dni od momentu wystąpienia zmiany. Zaniechania w tym zakresie traktowane są jako wykroczenia skarbowe i wiążą się z konsekwencjami w postaci konieczności zapłacenia kary grzywny.

Chciałbyś wiedzieć, jak dokonać zgłoszenia i aktualizacji numeru rachunku bankowego do urzędu skarbowego? Sprawdzisz to tutaj!

Czy trzeba mieć konto firmowe – wiedza w pigułce

Zobacz również: Rejestracja w CEIDG