Obowiązkowe konto firmowe – kiedy przedsiębiorca musi je założyć?

Nie każdy przedsiębiorca w Polsce musi otwierać osobny rachunek przeznaczony do prowadzenia działalności. Przepisy w wielu przypadkach wymagają jedynie realizowania rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może więc korzystać z konta osobistego, jeżeli jest jego jedynym właścicielem, a regulamin banku zezwala na wykorzystywanie rachunku do celów firmowych.
Są jednak sytuacje, w których obowiązkowe konto firmowe staje się niezbędne. Dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorców korzystających z mechanizmu podzielonej płatności, ponieważ do prywatnego rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego bank nie prowadzi rachunku VAT. Odpowiedź na pytanie, kiedy konto firmowe jest obowiązkowe, zależy również od formy prowadzonej działalności, statusu podatkowego oraz rodzaju i wartości realizowanych transakcji.

Kiedy rachunek bankowy nie jest obowiązkowy?

Mikroprzedsiębiorca może prowadzić działalność bez rachunku bankowego, jeżeli nie dotyczą go przepisy wymagające realizowania określonych płatności za pośrednictwem rachunku. Zgodnie z art. 61 § 1b Ordynacji podatkowej mikroprzedsiębiorcy mogą opłacać podatki również w gotówce.

Mikroprzedsiębiorcą jest przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz

• osiągnął roczny obrót netto nieprzekraczający równowartości 2 mln euro lub suma aktywów jego bilansu na koniec jednego z tych lat nie przekroczyła równowartości 2 mln euro.

Mikroprzedsiębiorca może również opłacać składki ZUS przekazem pocztowym albo przekazem pieniężnym realizowanym za pośrednictwem uprawnionej instytucji płatniczej lub biura usług płatniczych.

Nie oznacza to jednak, że każdą płatność firmową można regulować gotówką. Jeżeli jednorazowa wartość transakcji zawieranej z innym przedsiębiorcą przekracza 15 tys. zł brutto, płatność musi zostać zrealizowana za pośrednictwem rachunku płatniczego. Rachunek będzie potrzebny również wtedy, gdy przedsiębiorca dokonuje lub przyjmuje płatności objęte obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Biała lista podatników VAT a obowiązkowe konto firmowe

Aby rachunek przedsiębiorcy został ujawniony na białej liście podatników VAT, musi być rachunkiem rozliczeniowym albo imiennym rachunkiem w SKOK otwartym w związku z prowadzoną działalnością. Zwykły rachunek osobisty ROR nie zostanie uwzględniony w wykazie.

Biała lista podatników VAT funkcjonuje od 1 września 2019 roku. Jest to bezpłatny, elektroniczny wykaz, który pozwala sprawdzić m.in. status podatkowy kontrahenta, podstawę odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru VAT oraz numery rachunków zgłoszonych do rozliczeń firmowych.

Rachunek widoczny na białej liście jest szczególnie ważny dla czynnych podatników VAT przyjmujących płatności od innych przedsiębiorców. Jeżeli wartość transakcji przekracza 15 tys. zł brutto, nabywca powinien przelać należność na rachunek kontrahenta znajdujący się w wykazie. Zapłata na inne konto może spowodować konsekwencje podatkowe. Można ich uniknąć m.in. przez złożenie zawiadomienia ZAW-NR w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu albo – w określonych przypadkach – zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności.

Sama obecność przedsiębiorcy na białej liście nie oznacza, że wszystkie jego płatności muszą być realizowane w mechanizmie podzielonej płatności. Obowiązkowy split payment stosuje się, gdy łącznie:

• kwota brutto na fakturze przekracza 15 tys. zł;

• przynajmniej jedna pozycja na fakturze dotyczy towaru lub usługi wymienionej w załączniku nr 15 do ustawy o VAT;

• sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT.

Do przeprowadzania takich transakcji potrzebne jest konto firmowe, do którego bank lub SKOK prowadzi rachunek VAT. Przy płatności z wykorzystaniem split paymentu kwota netto trafia na podstawowy rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, natomiast kwota podatku – na jego rachunek VAT.

Środkami zgromadzonymi na rachunku VAT nie można dysponować całkowicie swobodnie. Można je wykorzystać m.in. do zapłaty VAT kontrahentom, podatków dochodowych, akcyzy, należności celnych oraz składek ZUS. Przedsiębiorca może również złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o przekazanie środków z rachunku VAT na podstawowy rachunek firmowy.

Czy przedsiębiorca musi mieć konto firmowe?

Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania osobnego konta firmowego. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może korzystać z prywatnego rachunku bankowego, jeżeli jest jego jedynym właścicielem, a regulamin banku pozwala wykorzystywać konto osobiste do rozliczeń związanych z działalnością.

Odpowiedź na pytanie, kiedy konto firmowe jest obowiązkowe, zależy od sposobu prowadzenia działalności i rodzaju wykonywanych transakcji. Obowiązkowe konto firmowe jest potrzebne przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca musi dokonywać lub przyjmować płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. Do rachunku osobistego ROR bank nie prowadzi bowiem rachunku VAT.

Konto firmowe jest również niezbędne, jeśli przedsiębiorca chce, aby jego rachunek został ujawniony na białej liście podatników VAT. W wykazie publikowane są rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z działalnością gospodarczą, a nie prywatne rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.

Spółki handlowe i inne podmioty posiadające odrębną podmiotowość prawną lub podatkową powinny korzystać z rachunku prowadzonego na ich własne dane. Nie mogą rozliczać działalności za pośrednictwem prywatnego konta wspólnika, członka zarządu ani pracownika.

Samo przekroczenie limitu 15 tys. zł w transakcji zawieranej między przedsiębiorcami oznacza obowiązek wykorzystania rachunku płatniczego, ale w przypadku jednoosobowej działalności nie zawsze musi to być rachunek oferowany przez bank jako konto firmowe. Trzeba jednak uwzględnić zasady dotyczące białej listy, podzielonej płatności oraz regulamin konkretnego banku.

Czy warto korzystać z prywatnego rachunku przy rozliczeniach firmowych?

Korzystanie z prywatnego rachunku do rozliczeń firmowych może być wygodne przy niewielkiej jednoosobowej działalności, ale wraz z rozwojem firmy szybko staje się problematyczne. Przed podaniem numeru konta kontrahentom należy przede wszystkim sprawdzić regulamin banku. Część instytucji nie pozwala wykorzystywać rachunków osobistych do prowadzenia rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą.

Podstawową wadą korzystania z jednego konta jest mieszanie pieniędzy prywatnych i firmowych. Utrudnia to kontrolowanie przychodów, kosztów, podatków oraz składek ZUS. Więcej pracy ma również księgowość, która musi oddzielić operacje związane z działalnością od prywatnych wydatków przedsiębiorcy.

Prywatny rachunek nie zostanie także uwzględniony na białej liście podatników VAT. Nie można do niego otworzyć rachunku VAT, dlatego nie pozwala on na przyjmowanie ani wykonywanie płatności objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Oddzielne konto firmowe zwiększa przejrzystość finansów i ułatwia przygotowywanie dokumentów na potrzeby księgowości lub kontroli skarbowej. Może również zapewniać dostęp do narzędzi przeznaczonych dla przedsiębiorców, takich jak integracja z programem księgowym, wystawianie faktur, przelewy podatkowe czy finansowanie działalności.

Konto prywatne może wystarczyć przedsiębiorcy, który prowadzi niewielką działalność, nie korzysta ze split paymentu i nie potrzebuje rachunku widocznego na białej liście. Nawet jeśli obowiązkowe konto firmowe nie jest wymagane, przed podjęciem decyzji warto porównać oszczędność na opłatach z wygodą i bezpieczeństwem wynikającymi z rozdzielenia finansów.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze konta firmowego?

Wybierając konto firmowe, sprawdź nie tylko miesięczną opłatę za jego prowadzenie, ale również koszty przelewów, karty, wpłat gotówkowych oraz warunki zwalniające z poszczególnych opłat. Darmowe prowadzenie rachunku często zależy od spełnienia określonych wymagań, takich jak wykonanie przelewu do ZUS-u, zapewnienie wpływów w odpowiedniej wysokości albo aktywne korzystanie z karty.

Przed otwarciem rachunku warto porównać przede wszystkim:

• opłatę za prowadzenie konta – sprawdź jej wysokość oraz warunki, które trzeba spełnić, aby bank jej nie pobrał;

• koszt korzystania z karty – zwróć uwagę na miesięczną opłatę, wymagany obrót bezgotówkowy oraz ceny wypłat z bankomatów;

• opłaty za przelewy – szczególnie przelewy krajowe, natychmiastowe, walutowe oraz zlecane w oddziale banku;

• koszty wpłat i wypłat gotówki – ma to duże znaczenie, jeśli prowadzisz sklep, lokal usługowy lub inną działalność, w której regularnie przyjmujesz gotówkę;

• dostęp do rachunków walutowych – istotny w przypadku współpracy z zagranicznymi kontrahentami, sprzedaży internetowej lub rozliczeń w innych walutach;

• kursy wymiany walut – samo bezpłatne konto walutowe nie oznacza, że przewalutowania będą korzystne;

• integrację z księgowością i systemem fakturowym – przydatne mogą być automatyczne przekazywanie dokumentów, generowanie zestawień oraz obsługa faktur ustrukturyzowanych w KSeF;

• bankowość internetową i mobilną – aplikacja powinna umożliwiać wykonywanie przelewów podatkowych, obsługę płatności podzielonej oraz wygodne zarządzanie rachunkiem VAT;

• możliwość nadawania uprawnień – ważna w spółkach i firmach, w których dostęp do rachunku potrzebny jest księgowej, wspólnikowi lub pracownikowi;

• ofertę finansowania działalności – sprawdź warunki kredytu w rachunku, limitu odnawialnego, leasingu lub finansowania faktur;

• koszty po zakończeniu promocji – atrakcyjna premia za otwarcie rachunku nie powinna przesłaniać opłat, które będą obowiązywały przez kolejne lata.

Nie istnieje jedno najlepsze konto dla każdego przedsiębiorcy. Firma rozliczająca się głównie bezgotówkowo będzie miała inne potrzeby niż sklep przyjmujący gotówkę albo przedsiębiorca prowadzący sprzedaż zagraniczną. Dlatego rachunek należy dopasować do rzeczywistego sposobu prowadzenia działalności, a nie wyłącznie do wysokości premii oferowanej za jego otwarcie.

Jak zgłosić i zaktualizować numer rachunku firmowego?

Numer rachunku wykorzystywanego w działalności powinien być zgłoszony w odpowiednim rejestrze, a po jego zmianie trzeba zaktualizować dane. Przedsiębiorca nie musi jednak posiadać konta już w dniu rejestrowania jednoosobowej działalności. Może założyć je później, a następnie uzupełnić wpis w CEIDG.

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą zgłasza i aktualizuje rachunek za pomocą wniosku CEIDG-1. Informację o zmianie należy przekazać w ciągu 7 dni od dnia jej wystąpienia. Aktualizacji można dokonać bezpłatnie przez internet, w urzędzie miasta lub gminy albo listownie. Dane z CEIDG zostaną automatycznie przekazane m.in. do urzędu skarbowego i ZUS-u.

Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego podają numery rachunków w formularzu NIP-8. Pozostali przedsiębiorcy, którzy nie podlegają wpisowi do CEIDG ani KRS, zgłaszają zmiany na właściwym formularzu identyfikacyjnym, najczęściej NIP-2.

Przedsiębiorca może zgłosić więcej niż jeden rachunek wykorzystywany w działalności. Powinien jednak wskazać konto właściwe do zwrotu podatku i pamiętać o usunięciu z rejestru rachunków, z których już nie korzysta.

Czynny podatnik VAT powinien dodatkowo sprawdzić, czy zgłoszony rachunek firmowy jest widoczny na białej liście. Samo podanie numeru w dokumentach firmowych lub na fakturze nie powoduje jego automatycznego ujawnienia w wykazie. Musi to być rachunek rozliczeniowy albo imienny rachunek w SKOK otwarty w związku z działalnością i prawidłowo zgłoszony administracji skarbowej.

Brak aktualizacji może utrudnić otrzymanie zwrotu podatku, przyjmowanie płatności od kontrahentów oraz prawidłowe rozliczanie transakcji. Podanie nieaktualnych danych może również prowadzić do odpowiedzialności na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego.

Kiedy konto firmowe jest obowiązkowe? Wiedza w pigułce

1. Obowiązkowe konto firmowe nie dotyczy każdego przedsiębiorcy. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może w określonych sytuacjach korzystać z rachunku osobistego.

2. Konto prywatne może służyć do rozliczeń jednoosobowej działalności, jeżeli przedsiębiorca jest jego jedynym właścicielem, a regulamin banku pozwala wykorzystywać je do celów związanych z firmą.

3. Transakcje między przedsiębiorcami o jednorazowej wartości przekraczającej 15 tys. zł brutto muszą być realizowane za pośrednictwem rachunku płatniczego. Podział należności na kilka mniejszych płatności nie znosi tego obowiązku.

4. Konto firmowe jest niezbędne do obsługi obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności. Do prywatnego rachunku ROR bank nie prowadzi rachunku VAT.

5. Prywatny rachunek nie zostanie ujawniony na białej liście podatników VAT. W wykazie publikowane są rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z działalnością gospodarczą.

6. Sama rejestracja jako czynny podatnik VAT nie oznacza, że każdą płatność trzeba wykonywać w mechanizmie podzielonej płatności. Obowiązkowy split payment dotyczy wyłącznie transakcji spełniających warunki określone w ustawie o VAT.

7. Mikroprzedsiębiorca może opłacać podatki gotówką, a składki ZUS przekazem pocztowym. Nie zwalnia go to jednak z obowiązku użycia rachunku płatniczego przy transakcjach B2B przekraczających 15 tys. zł.

8. Spółki handlowe i inne podmioty posiadające odrębną podmiotowość powinny korzystać z rachunku prowadzonego na własne dane. Nie mogą rozliczać działalności przez prywatne konto wspólnika lub członka zarządu.

9. Numer rachunku wykorzystywanego w działalności musi być prawidłowo zgłoszony i aktualizowany. Jednoosobowe działalności robią to przez CEIDG, a podmioty wpisane do KRS – za pomocą formularza NIP-8.