Podróże służbowe dotyczą coraz większej grupy pracowników. Jakie są należności, jak rozliczyć koszty i jaka jest stawka diety w podróży zagranicznej? Co powinien wiedzieć pracownik udający się w delegację?
źródło: easyaudit.com
Od 1 marca 2013 r. obowiązuje znowelizowane rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - które przyniosło pracownikom nie tylko budżetowym, ale również ze sfery prywatnej m. in. wyższe stawki za odbytą podróż służbową.
Diety pracowników spoza sfery budżetowej
Powyższe rozporządzenie określa co prawda wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Z drugiej strony mimo iż pracownicy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej - np. w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę - to z drugiej strony obowiązujące w danej firmie zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu takiej podróży określonej dla pracownika sfery budżetowej.
Należności z tytułu podróży służbowej
Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują dwa rodzaje należności:
-
diety;
-
zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Koszty przejazdów
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
 |
» Kiedy paragon wystarcza do ujęcia wydatku w kosztach? |
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (tzw. "kilometrówka"), ustaloną przez pracodawcę, która jednak nie może być wyższa niż:
-
0,5214 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
-
0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3
-
0,2302 zł dla motocykli
-
0,1382 zł dla motorowerów.
Inne wydatki
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki z nią związane, pod warunkiem, że zostały one określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Obejmują one opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.
Rozliczenie kosztów
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli jednak przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
Podróż krajowa
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej, za którą uznać można miejscowość pobytu czasowego lub stałego pracownika, określa pracodawca.
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
-
jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
-
mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
-
od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
-
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
-
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
-
do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
-
ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (również w przypadku korzystania z usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
-
śniadanie - 25% diety;
-
obiad - 50% diety;
-
kolacja - 25% diety.
Dieta nie przysługuje m. in. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika lub jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety (w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej powyższy limit).
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt ten przysługuje pod warunkiem, że nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Podróż zagraniczna
 |
»Jak rozliczyć koszty wyjazdów służbowych właściciela firmy? |
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
Czas podróży uzależniony jest od środka komunikacji. Liczy się go w przypadku podróży:
-
lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
-
lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
-
morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
-
za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
-
za niepełną dobę podróży zagranicznej:
-
do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
-
ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
-
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diety w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (również w przypadku korzystania z usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
-
śniadanie - 15% diety;
-
obiad - 30% diety;
-
kolacja - 30% diety.
Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli jednak należność pieniężna jest niższa od diety, przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej przysługuje 25% diety.
Sławomir Ekman
Dyrektor 24EASYAUDIT
