Nie chodzi już tylko o wykorzystanie karty płatniczej, płatność BLIK, czy inne instrumenty płatnicze. W grę wchodzą również zmiany w centralnym repozytorium kas, wpływ na rozliczenia kwartalne, a nawet zwolnienia podmiotowe. W tym artykule przeanalizujemy, kogo obowiązek posiadania terminala płatniczego dotyczy, jakie są koszty związane z jego użytkowaniem, a także czy można prowadzić działalność bez terminala płatniczego. Sprawdź, co mówią najnowsze przepisy, czy terminal płatniczy jest obowiązkowy i jak przygotować się na nadchodzące zmiany!
🛑 Aktualizacja 🛑
W myśl nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 24 stycznia 2025 r., która wejdzie w życie 1 kwietnia 2025 r., nie wprowadzono obowiązku posiadania terminala płatniczego przez przedsiębiorców. Wręcz przeciwnie, zniesiono dotychczasowy obowiązek integracji kas fiskalnych online z terminalami płatniczymi. W zamian utrzymano system zastępczego raportowania transakcji przez agentów rozliczeniowych. To oznacza, że: Wbrew wcześniejszym informacjom i spekulacjom, nowa regulacja nie nakłada obowiązku posiadania terminala płatniczego, lecz upraszcza procesy związane z płatnościami bezgotówkowymi i raportowaniem transakcji.
Aktualny stan prawny dotyczący „obowiązkowego” terminala płatniczego
➡️ Zobacz ranking terminali płatniczych i odbierz bonus finansowy.
Obowiązkowy terminal płatniczy – czy faktycznie od 2025 roku?
🟩 Podstawa prawna: 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców
Zmiany w przepisach dotyczących obowiązkowego terminala płatniczego wynikają bezpośrednio z art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców. Już teraz przedsiębiorcy zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących muszą zapewnić możliwość płatności bezgotówkowych. 📣 Od 2025 roku pojawia się jednak kolejny wymóg – integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną.
🟩 Cel wprowadzenia zmian
Dlaczego rząd chce wprowadzić ten obowiązek? Oficjalnym celem jest:
-
uszczelnienie systemu podatkowego;
-
eliminacja transakcji gotówkowych poza kontrolą skarbówki;
-
zwiększenie transparentności obrotu.
W praktyce oznacza to, że każda płatność dokonana poprzez terminal płatniczy będzie automatycznie raportowana do Centralnego Repozytorium Kas. To sposób na walkę z ukrytą sprzedażą i unikanie podatku VAT, a także ułatwienie przedsiębiorcom rozliczeń.
🟩 Jakie firmy będą objęte nowym obowiązkiem?
Obowiązek integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną obejmie:
✔️ Firmy prowadzące sprzedaż przy zastosowaniu kas rejestrujących – czyli te, które już dziś muszą ewidencjonować sprzedaż.
✔️ Przedsiębiorców, którzy obsługują klientów w lokalu i poza lokalem przedsiębiorstwa, w tym w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.
✔️ Podmioty, które przyjmują płatności gotówkowe i bezgotówkowe – nie tylko te korzystające z karty płatniczej, ale również płatności BLIK i innych instrumentów płatniczych w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych.
Instrument płatniczy to nie tylko terminal płatniczy. To zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego.
🛑Ważne
Nie wszyscy jednak muszą mieć terminal płatniczy. Zwolnione z tego obowiązku są firmy niekorzystające z kas fiskalnych oraz niektóre podmioty objęte zwolnieniem podmiotowym. Jednak w praktyce większość przedsiębiorców – zwłaszcza tych prowadzących sprzedaż detaliczną – będzie zobligowana do zapewnienia klientom płatności bezgotówkowych.
Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2025 roku. Na stronie gov.pl można przeczytać, że obowiązek integracji kas rejestrujących z terminalami został odroczony do końca marca 2025 roku. Warto więc przygotować się na nowe regulacje, by uniknąć kar finansowych za brak terminala płatniczego.
➡️ Sprawdź nasz ranking kont firmowych i wybierz rachunek z darmowym terminalem płatniczym lub korzystnymi warunkami dla płatności bezgotówkowych!
(shutterstock_ViDI Studio ) Kogo dotyczy obowiązek posiadania terminala płatniczego?
🟧Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
Każdy przedsiębiorca, który ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, musi również zapewnić swoim klientom możliwość przyjmowania płatności bezgotówkowych. To oznacza, że jeśli prowadzisz działalność, w której musisz używać kasy fiskalnej, powinieneś umożliwić płatność kartą płatniczą, BLIK-iem czy innym instrumentem płatniczym przy użyciu terminala płatniczego. Co więcej, od 2025 roku terminal nie będzie już tylko dodatkiem – stanie się obowiązkowy i musi być zintegrowany z kasą fiskalną online.
🟧 Przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych online
Nowe przepisy najbardziej uderzą w firmy, które już teraz używają kas fiskalnych online. To właśnie one będą zobowiązane do integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną, co ma zapewnić pełną przejrzystość finansową. Każda transakcja dokonana poprzez terminal będzie natychmiast przesyłana do Centralnego Repozytorium Kas, co uniemożliwi ukrywanie sprzedaży i unikanie podatku VAT.
Jeśli Twoja firma już teraz używa kasy fiskalnej, nie masz wyjścia – musisz się dostosować. Brak terminala płatniczego po wejściu nowych przepisów może oznaczać nie tylko utratę prawa do uzyskania zwrotu VAT, ale również wysokie grzywny finansowe.
🟧 Zwolnienia z obowiązku: kto nie musi posiadać terminala?
Nie każdy przedsiębiorca musi mieć terminal płatniczy. Przepisy przewidują zwolnienia z obowiązku, które dotyczą:
✔️ Firm nieposiadających kasy fiskalnej – jeśli nie masz obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie, obowiązek posiadania terminala płatniczego Cię nie dotyczy.
✔️ Podmiotów korzystających ze zwolnienia podmiotowego – czyli przedsiębiorców, których roczne obroty nie przekraczają określonego limitu.
✔️ Działalności, w których prawo przedsiębiorców nie wymaga ewidencjonowania sprzedaży – np. niektórych usług finansowych czy edukacyjnych.
Niezależnie od tych wyjątków, trend jest jasny – płatności bezgotówkowe stają się standardem. Nawet jeśli dziś nie jesteś zobowiązany do posiadania terminala płatniczego, warto rozważyć jego wdrożenie. Klienci oczekują wygody, a brak możliwości płatności zbliżeniowych, BLIK-a czy płatności mobilnych może oznaczać utratę transakcji. Jeśli chcesz rozwijać swój biznes, dostosowanie się do nowych wymogów to konieczność!
➡️ Sprawdź nasz ranking kont dla spółek i wybierz rozwiązanie, które ułatwi Ci realizację wymogów dot. terminali płatniczych.
(shutterstock_Roman Shashko) Integracja kasy fiskalnej z terminalem – nowy obowiązek
🟩 Czym jest integracja terminala z kasą fiskalną?
Integracja terminala z kasą fiskalną to proces, który umożliwia automatyczne przesyłanie informacji o płatnościach bezgotówkowych bezpośrednio do kasy fiskalnej. Oznacza to, że gdy klient zapłaci kartą płatniczą, BLIK-iem lub inną metodą, dane o transakcji zostaną automatycznie zapisane w systemie sprzedaży. Dzięki temu paragon fiskalny i potwierdzenie płatności są ze sobą zsynchronizowane, co eliminuje błędy i przyspiesza obsługę klientów.
🟩Centralne Repozytorium Kas – jak działa?
Centralne Repozytorium Kas (CRK) to system Ministerstwa Finansów, który zbiera i analizuje dane z kas fiskalnych online. Każda transakcja – zarówno płatność gotówkowa, jak i bezgotówkowa – jest przesyłana w czasie rzeczywistym do CRK. Dzięki temu skarbówka ma pełny wgląd w sprzedaż firm, co ogranicza szarą strefę i uszczelnia system podatkowy. Dodatkowo system pozwala monitorować przychody przedsiębiorców, wykrywać nieprawidłowości i sprawdzać, czy firma nie zataja dochodów przed urzędem skarbowym.
🟩 Obowiązek raportowania danych do Szefa KAS
Do końca marca 2025 roku przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych online i terminali płatniczych będą musieli zapewnić ich pełną synchronizację. Dane o transakcjach mają być raportowane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w sposób ciągły i automatyczny. Oznacza to koniec manualnego wprowadzania kwot do terminala – system zrobi to za Ciebie, ale w zamian każda transakcja zostanie automatycznie przekazana do skarbówki.
🟩 Możliwe sankcje za brak integracji
Firmy, które nie zintegrują terminala z kasą fiskalną, narażają się na dotkliwe kary finansowe. Przepisy przewidują grzywnę w wysokości 5 000 zł, która może być nakładana wielokrotnie, aż do momentu wdrożenia obowiązkowej integracji. Dodatkowo przedsiębiorca może stracić prawo do przyspieszonego zwrotu VAT oraz rozliczeń kwartalnych, co bezpośrednio wpłynie na jego płynność finansową.
🟩 Nie ryzykuj – dostosuj się do przepisów!
Zintegruj kasę fiskalną z terminalem płatniczym już teraz i uniknij niepotrzebnych problemów. Nowoczesne systemy pozwalają na szybką i wygodną synchronizację, a klienci zyskują sprawną obsługę bez ryzyka błędów. Pamiętaj – lepiej przygotować się wcześniej, niż później płacić kary!
(shutterstock_Krakenimages.com )
Koszty związane z posiadaniem terminala płatniczego
🟧 Opłaty stałe – koszty dzierżawy terminala
Jeśli zdecydujesz się na terminal płatniczy, musisz liczyć się z kosztami dzierżawy urządzenia. W zależności od operatora i modelu terminala miesięczna opłata wynosi zazwyczaj od 20 do 100 złotych. Droższe modele, takie jak kasoterminale, mogą kosztować więcej, ale łączą funkcje kasy fiskalnej, terminala płatniczego i drukarki. Niektórzy dostawcy oferują umowy długoterminowe, które mogą obniżyć miesięczne koszty, ale wymagają zobowiązania na kilka lat.
🟧 Prowizje i opłaty transakcyjne
Oprócz stałych opłat, trzeba wziąć pod uwagę prowizje od każdej transakcji. W skład tych opłat wchodzą:
✔️ Marże agentów rozliczeniowych – czyli prowizja dla dostawcy terminala, wynosząca zazwyczaj od 0,2% do 0,5% wartości transakcji.
✔️ Opłata interchange – pobierana przez bank, maksymalnie 0,2% dla kart debetowych i 0,3% dla kart kredytowych.
✔️ Opłata systemowa – naliczana przez organizacje płatnicze, takie jak Visa, Mastercard czy American Express.
Warto zwrócić uwagę na szczegóły umowy. Niektórzy dostawcy kuszą niską miesięczną opłatą, ale rekompensują to wysokimi prowizjami od transakcji.
🟧Czy można uzyskać darmowy terminal płatniczy?
Tak! Dzięki Programowi Polska Bezgotówkowa wielu przedsiębiorców może otrzymać darmowy terminal płatniczy na 12 miesięcy, bez opłat za dzierżawę i prowizje od transakcji do określonego limitu. To świetna okazja dla małych firm, sklepów stacjonarnych, gastronomii i usług mobilnych, które chcą wdrożyć płatności elektroniczne bez ponoszenia kosztów na start.
Dodatkowo przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi podatkowej na terminal, która pozwala odliczyć do 2 500 zł kosztów związanych z obsługą płatności bezgotówkowych. Warto sprawdzić warunki i skorzystać z dotacji, zanim obowiązek posiadania terminala stanie się rzeczywistością dla wszystkich firm!
👉 Nie przepłacaj – sprawdź oferty i wybierz terminal, który najlepiej pasuje do Twojego biznesu!
Przygotuj się na obowiązkowy terminal płatniczy!
Nowe przepisy dotyczące obowiązkowego terminala płatniczego zmieniają sposób, w jaki przedsiębiorcy będą musieli przyjmować płatności. Zgodnie z ustawą, integracja terminala z kasą fiskalną stanie się obowiązkowa od kwietnia 2025 roku, a brak dostosowania się do tych wymogów może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.
Dla większości firm, zwłaszcza w handlu detalicznym, konieczność wdrożenia systemu płatności bezgotówkowych będzie oznaczać dodatkowe koszty. Jednak dostępne są również możliwości uzyskania darmowego terminala i skorzystania z ulg podatkowych. Pamiętaj, że lepiej przygotować się teraz, niż potem zmagać się z wysokimi karami i utratą przywilejów podatkowych. Zaplanuj krok po kroku, jak dostosować swoje urządzenia, aby uniknąć problemów i czerpać korzyści z nadchodzących zmian!
Publikacja zawiera linki afiliacyjne.
Komentarze