Proces ten może wydawać się skomplikowany, ale tak naprawdę jest prosty i łatwy do zrozumienia, jeśli tylko wiesz, czego oczekiwać. W tym artykule pomożemy Ci zrozumieć, jakie są wymagania, jakie dokumenty są potrzebne, jak wygląda proces otwarcia konta i jakie są różne opcje kont firmowych dostępne na rynku.
Kto musi mieć założone firmowe konto bankowe?
Zgodnie z prawem polskim, konto firmowe muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy prowadzą bardziej zaawansowaną działalność gospodarczą jako osoba prawna lub jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej, która ma zdolność prawną (np. spółki handlowe, fundacje, stowarzyszenia, itp.). Dotyczy to także spółek cywilnych.
Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) nie są zobowiązane do posiadania konta bankowego firmowego (wystarczy konto osobiste) jednak w praktyce jest to bardzo często korzystne, o czym więcej piszemy poniżej. Posiadanie konta firmowego staje się obowiązkowe, kiedy osoba, prowadząca działalność gospodarczą dokonuje tak zwanych "transakcji wrażliwych", które są zdefiniowane w załączniku nr 15 do Ustawy o VAT. Kolejnym warunkiem, który powoduje wymóg posiadania konta firmowego, jest sytuacja, w której wartość jednej transakcji przekracza 15 tysięcy złotych - a także w przypadku, gdy suma płatności z jednej umowy osiąga lub przekracza tę kwotę. Wymóg ten dotyczy również sytuacji, gdy drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca.
Jakie są zalety i wady posiadania firmowego konta bankowego?
Posiadanie konta bankowego dedykowanego do prowadzenia działalności gospodarczej ma wiele zalet, ale także kilka potencjalnych wad:
Zalety rachunku firmowego:
-
Separacja finansów - oddziela finanse osobiste od finansów firmy, co pomaga utrzymać porządek rachunkowy i ułatwia prowadzenie księgowości.
-
Profesjonalizm - jednoosobowa działalność gospodarcza zyska na profesjonalizmie.
-
Łatwość śledzenia transakcji biznesowych - ułatwia śledzenie wydatków i przychodów związanych z działalnością gospodarczą, co jest niezbędne do sporządzania sprawozdań finansowych i zeznań podatkowych.
-
Dostęp do usług bankowych dla firm - daje ono dostęp do szerokiej gamy produktów i usług przeznaczonych specjalnie dla firm, takich jak linie kredytowe, kredyty, terminale płatnicze, usługi faktoringu czy leasingu.
Wady rachunku firmowego:
-
Opłaty i prowizje - banki pobierają opłaty za prowadzenie konta firmowego, a także prowizje za transakcje, czy karty płatnicze. Opłaty te są zawsze wyższe niż w przypadku kont osobistych.
Co potrzebne do założenia konta firmowego? Jakie dokumenty będą wymagane?
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w rejestrze CEIDG, do założenia konta firmowego potrzebujesz tylko dowodu osobistego.
Co jednak w sytuacji, kiedy twoja forma działalności jest inna? Wówczas musisz dostarczyć dodatkowe dokumenty, takie jak:
-
umowę spółki,
-
wpis do CEIDG,
-
wpis do KRS.
Zależnie od formy prawnej twojej działalności i rejestru, w którym jest ona zarejestrowana, bank może wymagać różnych dokumentów do założenia konta firmowego.
Często, podczas składania wniosku o otwarcie konta firmowego, musisz przedstawić bankowi następujące dokumenty:
-
umowę spółki,
-
regulamin stowarzyszenia,
-
dokumentację potwierdzającą prawną formę działalności,
-
wpis do CEIDG lub KRS,
-
zaświadczenie o nadaniu numerów NIP i REGON.
Konto firmowe a split payment
Założenie konta firmowego będzie niezbędne także, by korzystać z obowiązku split payment. Mechanizm split payment, czyli płatności podzielonej, polega na podziale płatności za nabyte towary czy usługi na dwie części. Kwota netto jest przekazywana na standardowe konto sprzedawcy, natomiast kwota odpowiadająca podatkowi VAT trafia na specjalne subkonto VAT. Środki zgromadzone na tym subkoncie są zabezpieczone i mogą być użyte tylko do określonych celów, takich jak na przykład opłacenie zobowiązań podatkowych z tytułu VAT, PIT i CIT do urzędu skarbowego lub zapłacenie dostawcom przy wykorzystaniu mechanizmu split payment.
Będziemy musieli otworzyć firmowy rachunek bankowy by móc uczestniczyć w tym procesie.
-
Od 1 listopada 2019 roku, płatność za pośrednictwem mechanizmu split payment jest wymagana dla transakcji o wartości brutto 15 000 zł lub więcej, które obejmują dostawy tzw. towarów wrażliwych oraz usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług.
Na co należy zwrócić uwagę, otwierając konto firmowe?
-
Koszty prowadzenia konta: wiele banków oferuje darmowy rachunek firmowy, ale tylko przez określony okres czasu (np. pierwsze 6-12 miesięcy). Po tym czasie bank zazwyczaj zaczyna pobierać opłaty za jego prowadzenie.
-
Opłaty za transakcje: warto sprawdzić jakie opłaty są pobierane za poszczególne rodzaje transakcji - przelewy krajowe i zagraniczne, wpłaty i wypłaty gotówki, obsługę karty płatniczej itp.
-
Dodatkowe usługi: dodatkowe usługi dla firm, takie jak ubezpieczenia, kredyty, leasing, faktoring itd. mogą być kluczowe dla działalności.
-
Opinie innych przedsiębiorców: warto przeczytać opinie innych przedsiębiorców. Pomoże to zrozumieć, jak bank radzi sobie w praktyce i czy inni klienci są zadowoleni z oferowanych usług.
Dane, które będą potrzebne, by otworzyć konto
Informacje, które są wymagane podczas składania wniosku o otwarcie konta firmowego, często są identyczne z danymi potrzebnymi przy zakładaniu konta dla klienta prywatnego. Proces ten wymaga od nas podania takich danych jak:
-
Imię
-
Nazwisko
-
Kraj pochodzenia
-
Numer telefonu
-
Adres e-mail
-
Numer PESEL
-
Dowód osobisty - numer i seria
-
Zgoda na komunikację z bankiem
Podsumowując, otwarcie konta firmowego to prosty proces, jeśli jesteś dobrze przygotowany i wiesz, jakie dokumenty są potrzebne. Decyzja o otwarciu takiego konta to ważny krok dla każdego przedsiębiorcy. Przy wyborze konta warto wziąć pod uwagę koszty, dostępne usługi i opinie innych użytkowników.
Konto firmowe pomaga profesjonalnie zarządzać finansami firmy, utrzymuje porządek w księgowości i daje dostęp do dodatkowych usług bankowych. Dzięki temu firma może rozwijać się szybciej i skuteczniej.
Chciałbyś wiedzieć, jak dokonać zgłoszenia i aktualizacji numeru rachunku bankowego w urzędzie skarbowym? Sprawdzisz to tutaj!
