Tworzenie WZA wydaje się więc być korzystne zarówno dla całej organizacji, jak i dla poszczególnych osób w niej zatrudnionych. Jest też okazją do przekazywania pracownikom odpowiedzialności za część procesów realizowanych dotychczas przez firmy zewnętrzne i związanych z ponoszeniem z tego tytułu znacznych nakładów.
Powszechnie uznaje się assessment centre za jedną z najbardziej skutecznych form oceny kompetencyjnej. W ostatnich latach metoda ta zyskała znaczącą popularność, a wiele firm włączyło centra oceny do standardu procesu rekrutacyjnego. Stosowane są one na różnych szczeblach w organizacji - nie tylko w przypadku stanowisk managerskich, ale również specjalistycznych.
W ostatnich miesiącach działy HR coraz częściej stają przed koniecznością redukcji kosztów. Jednocześnie dokładają wszelkich starań by zachować wysoką jakość przeprowadzanych procesów rekrutacyjnych czy restrukturyzacyjnych.
Z uwagi na stosunkowo wysoki wydatek, związany z wykupieniem assessment centre u dostawców zewnętrznych, część firm decyduje się na przeprowadzanie takiego procesu jedynie w przypadku kluczowych dla organizacji stanowisk. W pozostałych sytuacjach okrojone budżety zmuszają osoby decyzyjne, do podejmowania rozstrzygnięć personalnych na podstawie ograniczonych danych. Jest to sytuacja niewątpliwie niekomfortowa, zarówno dla decydentów, jak i dla osób, których bezpośrednio te decyzje dotyczą. Częściową odpowiedzią na powyższe trudności może być stworzenie w firmie Wewnętrznego Zespołu Asesorów.
Wymaga to początkowo nakładów czasowych, organizacyjnych oraz finansowych, ale w dłuższej perspektywie pozwala na redukcję kosztów, przy jednoczesnym zachowaniu bardzo wysokiej jakości procesów oceny kompetencyjnej.
Istotą WZA jest to, że tworzą go pracownicy firmy. Przeszkoleni i przygotowani do pełnienia funkcji asesorów, posługują się procedurami stworzonymi przez profesjonalistów (zazwyczaj z firmy zewnętrznej). Takie zespoły sprawdzają się wyjątkowo dobrze zwłaszcza w przypadku wielokrotnie powtarzanych rekrutacji (np. kierownik jednostki w firmie o strukturze sieciowej, specjalista ds obsługi klienta, przedstawiciel handlowy,...), ale nie tylko. Zakres zaangażowania wewnętrznych asesorów zależy w dużej mierze od ich doświadczenia, gotowości do uczenia się a także od uwarunkowań poszczególnych procesów (np. trudno sobie wyobrazić by asesorzy wewnętrzni oceniali kandydatów na stanowisko swojego przyszłego przełożonego czy na najwyższe stanowiska managerskie).
Początkiem prac jest zaprojektowanie procedur oceny w oparciu o profil kompetencyjny. Najczęściej to zadanie jest cedowane na specjalistów z firm zewnętrznych. Na użytek danej organizacji powstają pakiety zadań, matryca, skala oceny oraz harmonogramy sesji. Prawidłowo przygotowana procedura oceny kompetencyjnej powinna zawierać wszystkie informacje metodologiczne i organizacyjne.
Tworzenie WZA rozpoczyna się od wyboru zaproszonych do niego osób. Są to najczęściej pracownicy działu HR, wewnętrzni trenerzy, ale również managerowie średniego szczebla. Rzadko praktykuje się zapraszanie do Zespołów wyższej kadry managerskiej, głównie ze względu na możliwości organizacyjne. Osoby z zespołu stają bowiem przed koniecznością wygospodarowania czasu pracy, poświęcanego sesjom, dojazdom i przygotowaniom. Trafny dobór osób jest kluczowy z punktu widzenia późniejszego sprawnego funkcjonowania zespołu.
Zaproszeni powinni zostać wyłącznie pracownicy o wysokiej motywacji do pełnienia tej roli. Istotne są również predyspozycje osobowościowe i kompetencyjne oraz dobra opinia i zaufanie współpracowników. Warto też odpowiedzieć na pytanie, kogo najczęściej będą oceniać asesorzy i zadbać o to by oceniający nie mieli bezpośrednich relacji z ocenianymi (przykładem takiej sytuacji są rekrutacje wewnętrzne i zagrożenie powołania na asesora dotychczasowego przełożonego aplikującej na dane stanowisko osoby).
Dla wybranych i zaproszonych do WZA osób organizuje się szkolenie przygotowujące do pełnienia roli Asesora. Ma ono na celu zapoznanie nie tylko z metodologią i merytorycznymi aspektami oceny kompetencyjnej, ale również z organizacyjną stroną takich procesów. Niezwykle istotne jest zadbanie o wysoką jakość tego etapu wdrażania członków zespołu w nową rolę.
Od niego zależy stopień przygotowania do pełnienia nowych funkcji. Warto dołożyć starań by szkolenie zawierało nie tylko cześć teoretyczną, ale również praktyczną z symulacjami oceny. W programie szkolenia powinno się znaleźć omówienie i dyskusja etycznych standardów pracy asesora. Warto by trenerzy byli praktykami, czynnie wykonującymi zawód asesora.
Zazwyczaj w początkowym etapie pracy, członkowie WZA pracują w czasie sesji AC pod superwizją doświadczonych osób. Gwarantuje to nie tylko profesjonalizm i wysoką jakość danej sesji, ale zapewnia także spójność ocen w obrębie całego zespołu. Jednocześnie praca z doświadczonym asesorem, pozwala osobom stawiającym pierwsze kroki, na stopniowe nabywanie praktycznych umiejętności.
W wielu firmach Wewnętrzne Zespoły Asesorów funkcjonują z powodzeniem już od dłuższego czasu. W innych, procesy ich tworzenia dopiero się zaczynają. Jest to, bowiem nie tylko oszczędność finansowa w dłuższej perspektywie czasowej, ale również budowanie wizerunku firmy dbającej o rzetelną i staranną ocenę kompetencji.
Dodatkową korzyścią jest możliwość wyróżnienia części pracowników i powołania ich do pełnienia dodatkowej roli - asesora. Wydaje się to szczególnie istotne z punktu widzenia firm, w których rotacja pozostaje na niskim poziomie a jednocześnie nowe stanowiska, umożliwiające awans są tworzone w ograniczonym zakresie. Przynależność do Wewnętrznego Zespołu Asesorów jest postrzegana jako nobilitująca i może być formułą docenienia kompetencji zaproszonych do niego pracowników, bez konieczności tworzenia nowych stanowisk czy zmiany formalnych warunków zatrudnienia.
Jednocześnie dla osób pełniących funkcję asesora otwierają się możliwości rozwoju własnych kompetencji. Nie tylko związanych bezpośrednio z oceną, ale również tych, które ocenie podlegają. Obserwując i oceniając, każdy asesor uczy się nowych umiejętności. Jest to niejako "efekt uboczny" tego procesu, niemniej jednak z osobistej perspektywy asesorów bardzo widoczny i cenny. Wraz z nabywaniem doświadczenia w ocenie kompetencyjnej, asesorzy nabywają również coraz większej sprawności komunikacyjnej w obszarach związanych z udzielaniem informacji zwrotnych czy oceną pracy. Managerowie pełniący jednocześnie rolę asesorów, często twierdzą, że z powodzeniem wykorzystują nabyte umiejętności na co dzień. Łatwiej im prowadzić z podległymi pracownikami rozmowy roczne czy takie, które poświęcone są innej formie informacji zwrotnej.
Tworzenie WZA wydaje się więc być korzystne zarówno dla całej organizacji, jak i dla poszczególnych osób w niej zatrudnionych. Jest też okazją do przekazywania pracownikom odpowiedzialności za część procesów realizowanych dotychczas przez firmy zewnętrzne i związanych z ponoszeniem z tego tytułu znacznych nakładów kosztowych.
Alicja Czarnecka
Resolutio Doradztwo Personalne
Źródło:
