Co zrobić, gdy klient nie zapłacił za towar lub usługę? Jakie są procedury prawne i praktyczne narzędzia odzyskiwania należności z tytułu niezapłaconych faktur - od wysłania wezwania do zapłaty, przez windykację polubowną i sądową, aż po egzekucję komorniczą? Zastanowimy się także, jak zapobiegać powstawaniu niezapłaconych faktur w przyszłości.
Skąd biorą się niezapłacone faktury?
Nieopłacone faktury pojawiają się z różnych przyczyn. Najczęściej są to:
⛔ Problemy z płynnością finansową dłużnika – kontrahent nie uregulował płatności, bo sam czeka na przelew od swojego klienta. To efekt tzw. zatorów płatniczych, które dotykają całe łańcuchy firm.
⛔ Świadome unikanie zapłaty – niektóre podmioty korzystają z usług lub towarów, nie mając zamiaru zapłacić. Liczą na to, że wierzyciel nie podejmie kroków prawnych.
⛔ Braki formalne w dokumentach – błędy w fakturze, brak potwierdzeniem odbioru towaru czy niejasne zapisy umowy mogą stać się pretekstem do wstrzymywania płatności.
⛔ Spory dotyczące jakości usługi – klient twierdzi, że towar był wadliwy lub umowa nie została wykonana w pełni zgodnie z ustaleniami.
W każdym przypadku brak zapłaty za fakturę oznacza dla wierzyciela ryzyko – nie tylko finansowe, ale i operacyjne. Jeśli przedsiębiorstwo nie otrzymuje należnych środków, trudno mu terminowo opłacać własnych dostawców, pracowników czy podatki, w tym podatek VAT od niezapłaconej faktury.
Dlaczego brak zapłaty jest tak groźny dla firm?
Nieopłacone faktury mają efekt domina:
❌ Uderzają w płynność finansową – gdy przedsiębiorca nie otrzymuje kwoty należności, jego środki obrotowe zostają zamrożone.
❌ Zwiększają koszty działalności – firma musi finansować działalność z kredytów, leasingów czy faktoringu, często na mniej korzystnych warunkach.
❌ Generują ryzyko podatkowe – przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty podatku VAT od wystawienia faktury, nawet jeśli klient jej nie ureguluje. Odliczenie VAT możliwe jest dopiero po spełnieniu warunków tzw. ulgi na złe długi.
❌ Osłabiają wiarygodność rynkową – przedsiębiorstwo obciążone niezapłaconymi należnościami może trafić na listę dłużników, co utrudnia mu pozyskiwanie finansowania czy nowych kontrahentów.
Warto dodać, że według badań co piąty przedsiębiorca przyznaje, że brak płatności od kontrahentów zmusza go do zaciągania kolejnych zobowiązań finansowych. W pewnym momencie spirala długu staje się nie do opanowania.
Pierwsze kroki przy niezapłaconej fakturze
Kiedy mija termin płatności i wciąż nie ma przelewu, pierwszym krokiem powinien być kontakt z kontrahentem. Czasem wystarczy zwykłe przypomnienie – klient mógł zapomnieć lub pomylić numer rachunku.
Jeśli jednak brak zapłaty za fakturę nie wynika z pomyłki, należy działać formalnie:
📢 Przypomnienie mailowe lub telefoniczne – najlepiej z wyznaczeniem nowego, krótkiego terminu.
📢 Wysłanie wezwania do zapłaty – to oficjalny dokument wzywający do uregulowania należności w określonym terminie.
📢 Przedsądowe wezwanie – jeśli poprzednie działania nie skutkują, wierzyciel powinien skierować do dłużnika pismo przygotowane zgodnie z wymogami prawa.
Dopiero gdy te kroki nie przyniosą efektu, należy rozważyć drogę sądową.
Wezwanie do zapłaty – jak je napisać?
Wezwanie do zapłaty to główne narzędzie w walce o odzyskanie pieniędzy. Aby skłoniło dłużnika do działania, powinno być przygotowane profesjonalnie i zawierać:
-
dane wierzyciela i dane dłużnika,
-
numer i datę wystawienia faktury,
-
kwotę należności wraz z odsetkami,
-
termin uregulowania zobowiązania,
-
informację o konsekwencjach (np. skierowanie sprawy na drogę sądową, wpisanie do rejestru dłużników, zlecenie egzekucji komorniczej).
Wezwanie najlepiej wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. To ważny dokument w razie późniejszego złożenia pozwu.
Przedsądowe wezwanie i jego rola
Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest często ostatnim sygnałem dla kontrahenta, że wierzyciel nie żartuje i w razie konieczności skieruje sprawę do sądu. Już samo wysłanie wezwania może być skuteczne – wielu dłużników obawia się wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego albo listy dłużników BIG InfoMonitor.
Warto pamiętać, że brak zapłaty po otrzymaniu takiego wezwania znacznie zwiększa szanse wierzyciela na wygraną w sądzie. Pokazuje bowiem, że podjęto próbę polubownego rozwiązania sprawy.
Skierowanie sprawy na drogę sądową
Jeżeli wezwania nie przyniosły efektu, kolejnym etapem jest złożenie pozwu. Pozew o zapłatę może być rozpatrywany w trybie:
➡️ postępowania uproszczonego – dla roszczeń do 20 000 zł,
➡️ postępowania nakazowego lub upominawczego – w wielu przypadkach sąd wydaje nakaz zapłaty bez rozprawy, co przyspiesza cały proces,
➡️ postępowania zwykłego – gdy sprawa jest bardziej skomplikowana lub dłużnik podważa zasadność roszczeń.
Pozew musi zawierać m.in. dane wierzyciela i pozwanego, opis długu, dowody (np. faktury, umowy, potwierdzenia odbioru towaru), a także informację o próbach polubownego załatwienia sprawy.
Wyrok i egzekucja komornicza
Jeśli sąd przyzna rację wierzycielowi i dłużnik nie ureguluje zobowiązania dobrowolnie, kolejnym krokiem jest zlecenie egzekucji komorniczej. Komornik ma prawo zająć:
📌 rachunki bankowe,
📌 wynagrodzenie pozwanego,
📌 ruchomości i nieruchomości,
📌 wierzytelności przysługujące dłużnikowi wobec innych podmiotów.
Egzekucja komornicza to ostateczność, ale często jedyny sposób, by odzyskać pieniądze. Zlecenie egzekucji komorniczej wymaga posiadania tytułu wykonawczego, czyli prawomocnego wyroku sądu opatrzonego klauzulą wykonalności.
Alternatywne sposoby odzyskania należności
Nie zawsze konieczne jest długie postępowanie sądowe. Przedsiębiorcy mogą także:
💡 Sprzedać wierzytelność firmie windykacyjnej – odzyskują od razu część pieniędzy i zdejmują z siebie ciężar prowadzenia sprawy.
💡 Skorzystać z faktoringu – faktor wypłaca wierzycielowi środki jeszcze przed terminem płatności faktury, a potem sam zajmuje się odzyskaniem należności.
💡 Zawrzeć ugody – czasem lepiej zgodzić się na rozłożenie długu na raty, niż prowadzić wieloletnią batalię sądową.
Jak zapobiegać powstawaniu niezapłaconych faktur?
Profilaktyka jest tańsza niż windykacja. Warto:
-
sprawdzać dane dłużnika przed zawarciem umowy – np. w Krajowym Rejestrze Sądowym czy rejestrach BIG,
-
stosować przedpłatę przy ryzykownych transakcjach handlowych,
-
jasno określać warunki płatności w umowie,
-
dokumentować odbiór towaru lub usług,
-
monitorować terminy płatności i reagować od razu na opóźnienia.
Dzięki temu przedsiębiorca ma większe szanse, że kontrahent zapłaci faktury w terminie.
Przedawnienie niezapłaconych faktur
Należy pamiętać, że wierzytelności ulegają przedawnieniu. Standardowo termin przedawnienia dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi 3 lata. Po tym czasie złożenie pozwu może być nieskuteczne, jeśli dłużnik powoła się na przedawnienie.
💡 Dlatego nie warto zwlekać z podjęciem działań – im szybciej wierzyciel zareaguje, tym większe szanse na odzyskanie należności.
Niezapłacone faktury a księgowość i podatki
Z punktu widzenia księgowości i podatku VAT sytuacja jest szczególnie niekorzystna: przedsiębiorca musi rozliczyć VAT od niezapłaconej faktury. Dopiero po 90 dniach opóźnienia może zastosować ulgę na złe długi i skorygować należny podatek.
Dlatego szybka reakcja na brak zapłaty nie tylko zwiększa szanse na odzyskanie długu, ale także ogranicza obciążenia podatkowe.
Skuteczna windykacja długów - gdy kontrahent nie płaci długów
Niezapłacone faktury to problem, który w pewnym momencie dotyka większość przedsiębiorców. Nie warto jednak pozostawać biernym – brak płatności nie musi oznaczać straty. Na każdym etapie istnieją możliwości polubownego rozwiązania sporu, ale wierzyciel ma pełne prawo korzystać z dostępnych procedur prawnych, aby odzyskać swoje należne środki. Dzięki przemyślanej procedurze, wykorzystaniu narzędzi prawnych i współpracy z profesjonalnymi firmami windykacyjnymi można skutecznie odzyskać pieniądze i uchronić firmę przed utratą płynności finansowej.
Publikacja zawiera linki afiliacyjne.
Komentarze