Faktura: co to jest i co musi zawierać?

Na pierwszy rzut oka może ona wydawać się zwykłym dokumentem, jest kluczem do  zrozumienia transakcji handlowych i finansowych między firmami, a także między firmami a klientami indywidualnymi. Nie tylko potwierdza on, że doszło do sprzedaży towarów lub usług, ale również zawiera ważne informacje dotyczące transakcji, takie jak wartość zakupu, dane sprzedawcy i nabywcy, termin płatności i wiele innych. Wystawienie faktury jest  niezbędne nie tylko do prawidłowego funkcjonowania firmy i prowadzenia księgowości, ale także do budowania zaufania między partnerami biznesowymi i klientami. Przyjrzyjmy się bliżej temu, czym ona jest, co musi zawierać i dlaczego jest tak ważna w świecie biznesu.

Czym jest faktura?

Zasadniczo jest to dokument, który potwierdza, że doszło do transakcji handlowej, czyli że ktoś sprzedał coś komuś innemu. Można ją traktować jako oficjalne potwierdzenie sprzedaży. Zawiera ona informacje o sprzedawcy i nabywcy, o tym, co zostało sprzedane (towary lub usługi), ile to kosztowało i kiedy należy zapłacić. Jest on dość istotny , ponieważ służy do sprawdzania, czy wszystko jest zgodne z umową, a także do prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych.

Jeśli chcesz to sobie wyobrazić bardziej obrazowo, pomyśl o fakturze jak o paragonie, który otrzymujesz w sklepie, ale z bardziej szczegółowymi informacjami. Gdy prowadzisz firmę, faktury są niezbędnym narzędziem do śledzenia tego, ile pieniędzy zarabiasz, jakie są twoje wydatki i do jakich kwot są zobowiązani twoi klienci.

Czym różni się faktura od paragonu?

Oba są to dokumenty potwierdzające zakup towarów lub usług, ale różnią się pod kilkoma względami:

1. Przeznaczenie:

   • Faktura jest dokumentem stosowanym głównie w transakcjach biznesowych między firmami lub między firmą a klientem indywidualnym. Jest używana do dokumentowania transakcji i do celów księgowych.

   • Paragon jest dokumentem wystawianym głównie klientom indywidualnym przy zakupach detalicznych, takich jak zakupy w sklepach, restauracjach itp. Paragon służy głównie jako dowód zakupu dla klienta.

2. Informacje zawarte w dokumencie:

   • Faktura zawiera bardziej szczegółowe informacje, takie jak pełne dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, numer identyfikacyjny podatkowego), dokładny opis towarów/usług, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową, wartość netto, podatek VAT, wartość brutto, termin płatności itp.

   • Paragon zawiera mniej informacji i jest bardziej zwięzły. Zwykle zawiera datę i czas transakcji, nazwę i adres sprzedawcy, krótki opis towarów/usług, cenę jednostkową, ilość, wartość brutto oraz podatek VAT. Nie zawiera danych nabywcy.

3. Cel dokumentacji:

   • Faktura jest dokumentem, który jest często wymagany do celów księgowości i podatkowych. Jest ważnym dokumentem w procesie rozliczeniowym i może być używany do potwierdzenia transakcji handlowych i do obliczania podatków.

   • Paragon jest używany głównie jako dowód zakupu dla klienta, który może być używany do zwrotów, reklamacji, gwarancji itp. Nie jest zwykle używany w celach księgowości i podatkowych.

4. Termin wystawienia:

   • Faktura może być wystawiana przed, w trakcie lub po dokonaniu transakcji. Może być wystawiana na podstawie umowy, zamówienia, dostawy towarów lub usług itp.

   • Paragon jest zazwyczaj wystawiany natychmiast po dokonaniu transakcji, gdy klient płaci za towar lub usługę.

Oba dokumenty są ważnymi dowodami transakcji handlowych, ale mają różne zastosowania i zawierają różne informacje. Faktura jest bardziej formalnym i bardziej szczegółowym dokumentem, podczas gdy paragon jest bardziej zwięzłym i prostszym dokumentem potwierdzającym zakup.

Co takiego powinna zawierać poprawnie wypełniona faktura?

1. Numer: każdy taki dokument musi posiadać unikalny numer, umożliwiający jego identyfikację i kluczowy dla prowadzenia dokumentacji księgowej.

2. Daty wystawienia faktury: musi on zawierać datę wystawienia, ważną dla celów podatkowych i księgowości.

3. Dane sprzedawcy i nabywcy: koniecznie są także pełne dane sprzedawcy i nabywcy, w tym nazwę firmy, adres, numer identyfikacji podatkowej (NIP).

4. Opis towarów lub usług: musi posiadać takżę dokładny opis wszystkich towarów,  lub usług, które zostały sprzedane, wraz z ilością, jednostką miary i ceną jednostkową.

5. Wartość netto i brutto: należy podać wartość netto i brutto każdego towaru lub usługi, a także łączną wartość netto i brutto całego dokumentu.

6. Stawki i kwoty podatku VAT: powinien podawać stawki podatku VAT, które zostały zastosowane do każdego towaru lub usługi, a także łączną kwotę podatku VAT, która została naliczona na cały dokument.

7. Termin płatności: należy podać termin płatności, czyli datę, do której nabywca powinien zapłacić za towary lub usługi.

8. Sposób płatności: powinien również podać sposób płatności, na przykład przelewem bankowym, gotówką, czy innymi formami.

9. Numer konta bankowego sprzedawcy: w razie, gdyby  płatność ma być dokonana przelewem bankowym, powinien podać numer konta bankowego sprzedawcy.

10. Podpis osoby upoważnionej do wystawienia: w przypadku dokumentów papierowych, powinien być podpisany przez osobę upoważnioną do jego wystawienia.

Czym jest faktura zaliczkowa?

Jest to specyficzny rodzaj dokumentu, który jest wystawiany w przypadku, gdy sprzedawca oczekuje od nabywcy wpłaty zaliczki przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Zaliczki są często stosowane w przypadku transakcji o większej wartości, gdy sprzedawca chce zminimalizować ryzyko braku zapłaty po dostarczeniu towaru lub usługi.

Jest wystawiana przez sprzedawcę, w którym określana jest zaliczka, jaką nabywca musi wpłacić przed dostarczeniem towarów i usług. Zawiera podstawowe informacje, takie jak dane obu stron, numer dokumentu, datę wystawienia i szczegóły zaliczki. Po jej wystawieniu, nabywca dokonuje płatności zaliczki, co jest potwierdzeniem akceptacji warunków transakcji. Po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi, sprzedawca wystawia dokument końcowy uwzględniający zaliczkę, a nabywca płaci tylko różnicę. Obie strony muszą prawidłowo zaksięgować transakcję zaliczkową w swoich księgach rachunkowych.

Zaliczkowe są często stosowane w różnych branżach, takich jak budownictwo, produkcja na zamówienie, czy usługi na żądanie, gdzie realizacja zlecenia może być czasochłonna i wiązać się z większymi kosztami. Wpłata zaliczki pomaga zabezpieczyć interesy obu stron i zapewnia płynność finansową w trakcie realizacji transakcji.

Czym jest faktura VAT marża?

To specjalny rodzaj faktury, stosowany w przypadku sprzedaży towarów objętych tzw. "systemem marżowym", gdzie opodatkowaniu podatkiem VAT podlega tylko marża uzyskana na sprzedaży towaru, a nie cała wartość sprzedaży. Ten system jest często stosowany w handlu używanymi towarami, dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami. Faktura VAT marża zawiera informacje podobne do standardowej faktury VAT, jednak kwota podatku jest obliczana od różnicy między ceną sprzedaży a ceną zakupu towaru (marżą), a nie od całkowitej wartości sprzedaży.

Faktura VAT - najczęstsze błędy przy jej wystawianiu

1. Błędy w danych kontaktowych: najpopularniejszym jest pomyłka w danych sprzedawcy lub nabywcy, takich jak nieprawidłowe nazwy firm, adresy, numery NIP czy numery kont bankowych.

2. Niekompletne informacje o produktach lub usługach: musi on zawierać dokładny opis sprzedanych towarów lub usług, wraz z ich ilością, jednostkami miary i cenami. 

3. Błędy w obliczeniach: nieprawidłowe obliczenie wartości netto, podatku VAT czy wartości brutto to kolejne częste błędy na fakturach. Warto skorzystać z narzędzi do wystawiania faktur, które automatycznie przeliczą te wartości, aby uniknąć pomyłek.

4. Niejasne terminy płatności: termin płatności powinien być jasno określony.

5. Brak numeru faktury: każda powinna mieć unikalny numer, który ułatwia jej identyfikację i umożliwia prawidłowe prowadzenie dokumentacji księgowej.

6. Nieprawidłowe stawki podatku VAT: stawki podatku VAT mogą się różnić w zależności od rodzaju towarów lub usług. 

Faktury VAT są nie tylko kluczowym elementem prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych, ale także podstawowym narzędziem budowania zaufania i transparentności między partnerami biznesowymi oraz firmami a klientami indywidualnymi. Właściwe ich  wystawianie i dbałość o szczegóły są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. Błędy mogą prowadzić do nieporozumień, problemów z płatnościami i nawet do kwestii prawnych. 

Warto również pamiętać, że dzięki współczesnym narzędziom można łatwo wystawić fakturę vat i często oszczędzić pieniądze na księgowych i zautomatyzować proces.