Przedsiębiorca sprzedający towar lub usługę powinien wystawić fakturę dokumentującą transakcję i przekazać ją nabywcy – to jedna z podstawowych zasad w obrocie gospodarczym. Niewielu przedsiębiorców jednak wie, że w niektórych przypadkach można dokonać zamiany ról. Skutek jest taki, że faktury sprzedażowe wystawia nabywca, a nie sprzedawca towaru lub usługi.
Samofakturowanie - jak działa i kiedy warto z niego korzystać?
Przedsiębiorca sprzedający towar lub usługę powinien wystawić fakturę dokumentującą transakcję i przekazać ją nabywcy – to jedna z podstawowych zasad w obrocie gospodarczym. Niewielu przedsiębiorców jednak wie, że w niektórych przypadkach można dokonać zamiany ról. Skutek jest taki, że faktury sprzedażowe wystawia nabywca, a nie sprzedawca towaru lub usługi.
Czasami nabywca może wystawiać faktury
Obowiązujące przepisy przewidują możliwość tzw. samofakturowania, czyli sytuacji w której nabywca wystawia faktury VAT w imieniu i na rachunek sprzedawcy. W przeciwieństwie do standardowych transakcji, w przypadku samofakturowania dostawca wydaje towar lub wykonuje usługę, ale nie potwierdza tego żadnym dokumentem.
Obowiązek wystawienia dokumentu sprzedażowego spoczywa na nabywcy, który wystawia go w chwili otrzymania świadczenia, określając w nim m.in. rodzaj usługi lub towaru, cenę czy też kwotę VAT-u wynikającego z transakcji. Zgodnie z aktualnymi przepisami przedsiębiorca może stosować samofakturowanie w przypadku dowolnej dostawy towarów i świadczenia usług na terenie Polski oraz w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Uwaga:
Nabywca może w imieniu i na rachunek sprzedawcy wystawiać nie tylko faktury, ale także ich duplikaty oraz korekty.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby samofakturowanie było skuteczne?
Przedsiębiorca, który rozważa rozpoczęcie wystawiania faktur w imieniu i na rachunek sprzedawcy usługi lub towaru powinien być świadomy, jakie obowiązki się z tym wiążą.
- Konieczne jest zawarcie porozumienia pomiędzy stronami transakcji – nabywcą i sprzedawcą.
Przepisy nie określają co powinno znaleźć się w takim porozumieniu i w jakiej formie powinno być zawarte. Warto jednak spisać dokument na piśmie (pozwoli to na uniknięcie ewentualnych nieporozumień). W dokumencie zapewne należy sprecyzować jakich usług lub towarów będzie dotyczyło samofakturowanie (np. artykuły spożywcze, sprzęty elektroniczne, towary budowlane), jaki będzie sposób przekazywania wystawionych faktur (np. pocztą elektroniczną) i jakie będą terminy ich dostarczania. W umowie można uzgodnić także sposób postępowania, w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w dokumentach, a także długość trwania porozumienia i możliwość jego rozwiązania.
- Sprzedający musi zaakceptować każdą fakturę wystawioną przez kupującego.
Dopiero po zaakceptowaniu dokumentu staje się on pełnoprawną fakturą sprzedażową stanowiącą podstawę rozliczenia należnego VAT przez sprzedawcę, a także odliczenia tego podatku przez nabywcę. „Milczącej zgody” nie można jednak uznać za akceptację.
- Faktura wystawiona przez nabywcę musi spełnić te same warunki, co standardowa faktura oraz dodatkowo zawierać adnotację „samofakturowanie”.
Ponadto na dokumencie nie trzeba zaznaczać, że jego wystawcą jest nabywca a nie sprzedawca towaru lub usługi. Jeżeli faktura wystawiana jest w imieniu zagranicznego sprzedawcy, dokument należy sporządzić stosując polskie przepisy dotyczące faktur. To wygodna zasada pozwalająca uniknąć wielu problemów związanych ze zrozumieniem zagranicznych dokumentów księgowych.
Samofakturowanie nie zmienia sposobu rozliczania przychodu i kosztu
Sprzedawca, który zaakceptuje fakturę wystawioną przez nabywcę powinien ująć ją w swojej ewidencji sprzedaży i na jej podstawie wyliczyć VAT do zapłaty. Z kolei nabywca powinien traktować wystawioną fakturę tak samo, jak standardowe faktury zakupowe otrzymywane od sprzedawców towarów i usług. Inaczej mówiąc może z takiej faktury odliczyć VAT, a także ująć ją w kosztach. Rozliczenia VAT-u należy dokonać w okresie przypadającym na termin, w którym faktura została zaakceptowana.
Zalety i wady samofakturowania
Samofakturowanie to rozwiązanie warte rozważenia przede wszystkim przez przedsiębiorców, którzy mają problemy z terminowym uzyskiwaniem faktur od sprzedawców, a także chcą samodzielnie zadbać o to, by dokumenty zawierały to, czego potrzebują. Ponadto samodakturowanie mogą rozważyć właściciele firm, którzy handlują z zagranicznymi kontrahentami (m.in. dokonują importu usług), czy też dokonują wielu drobnych zakupów u jednego lub kilku dostawców (np. przedsiębiorca prowadzący sklep z materiałami budowlanymi, który często uzupełnia asortyment o różnego rodzaju drobne towary).
Przed podjęciem decyzji o zawarciu porozumienia dotyczącego samofakturowania warto dowiedzieć się jakie są plusy i minusy takiego rozwiązania.
Zalety samofakturowania:
- Pełna kontrola przedsiębiorcy nad treścią faktur. Minimalizuje to ryzyko niezgodności pomiędzy towarami, które przedsiębiorca rzeczywiście otrzymał, a tymi uwidocznionymi na dokumencie księgowym.
- Pozbycie się problemu nieterminowego otrzymywania faktur, co pozwala na terminowe rozliczanie VAT-u i regulowanie należności wobec kontrahentów.
- Uniknięcie wątpliwości pojawiających się przy dokumentowaniu importu usług.
Przedsiębiorca po odebraniu towaru od zagranicznego kontrahenta opisuje transakcje na fakturze, którą wystawia zgodnie z polskimi przepisami i przekazuje ją do akceptacji dostawcy towaru.
Ryzyka związane z wystawianiem faktur w imieniu i na rachunek sprzedawcy:
- Jeżeli nabywca z opóźnieniem wystawia i przekazuje faktury do akceptacji, sprzedawca nie ma możliwości prawidłowego wypełniania deklaracji VAT i terminowego regulowania podatku. W przypadku powstania u niego zaległości podatkowej może on domagać się od wystawcy faktury naprawienia powstałej w ten sposób straty.
- Nieprawidłowe zorganizowanie procesu samofakturowania może skutkować problemami, jeśli chodzi księgowość w przypadku obu stron transakcji. Chodzi przede wszystkim o nieprawidłowe ceny i kwoty oraz stawki VAT na fakturze, a także niewłaściwe daty.
