Samofakturowanie - jak działa i kiedy warto z niego korzystać?

Przedsiębiorca sprzedający towar lub usługę powinien wystawić fakturę dokumentującą transakcję i przekazać ją nabywcy – to jedna z podstawowych zasad w obrocie gospodarczym. Niewielu przedsiębiorców jednak wie, że w niektórych przypadkach można dokonać zamiany ról. Skutek jest taki, że faktury sprzedażowe wystawia nabywca, a nie sprzedawca towaru lub usługi.

W niektórych przypadkach faktury sprzedażowe może wystawić nabywca, a nie sprzedawca (fot. FOTOGRAF/EAST NEWS / Bankier.pl)

Samofakturowanie - jak działa i kiedy warto z niego korzystać?

Przedsiębiorca sprzedający towar lub usługę powinien wystawić fakturę dokumentującą transakcję i przekazać ją nabywcy – to jedna z podstawowych zasad w obrocie gospodarczym. Niewielu przedsiębiorców jednak wie, że w niektórych przypadkach można dokonać zamiany ról. Skutek jest taki, że faktury sprzedażowe wystawia nabywca, a nie sprzedawca towaru lub usługi.

Czasami nabywca może wystawiać faktury

Obowiązujące przepisy przewidują możliwość tzw. samofakturowania, czyli sytuacji w której nabywca wystawia faktury VAT w imieniu i na rachunek sprzedawcy. W przeciwieństwie do standardowych transakcji, w przypadku samofakturowania dostawca wydaje towar lub wykonuje usługę, ale nie potwierdza tego żadnym dokumentem.

Obowiązek wystawienia dokumentu sprzedażowego spoczywa na nabywcy, który wystawia go w chwili otrzymania świadczenia, określając w nim m.in. rodzaj usługi lub towaru, cenę czy też kwotę VAT-u wynikającego z transakcji. Zgodnie z aktualnymi przepisami przedsiębiorca może stosować samofakturowanie w przypadku dowolnej dostawy towarów i świadczenia usług na terenie Polski oraz w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Uwaga:
Nabywca może w imieniu i na rachunek sprzedawcy wystawiać nie tylko faktury, ale także ich duplikaty oraz korekty.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby samofakturowanie było skuteczne?

Przedsiębiorca, który rozważa rozpoczęcie wystawiania faktur w imieniu i na rachunek sprzedawcy usługi lub towaru powinien być świadomy, jakie obowiązki się z tym wiążą.

  • Konieczne jest zawarcie porozumienia pomiędzy stronami transakcji – nabywcą i sprzedawcą.

Przepisy nie określają co powinno znaleźć się w takim porozumieniu i w jakiej formie powinno być zawarte. Warto jednak spisać dokument na piśmie (pozwoli to na uniknięcie ewentualnych nieporozumień). W dokumencie zapewne należy sprecyzować jakich usług lub towarów będzie dotyczyło samofakturowanie (np. artykuły spożywcze, sprzęty elektroniczne, towary budowlane), jaki będzie sposób przekazywania wystawionych faktur (np. pocztą elektroniczną) i jakie będą terminy ich dostarczania. W umowie można uzgodnić także sposób postępowania, w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w dokumentach, a także długość trwania porozumienia i możliwość jego rozwiązania.

  • Sprzedający musi zaakceptować każdą fakturę wystawioną przez kupującego.

Dopiero po zaakceptowaniu dokumentu staje się on pełnoprawną fakturą sprzedażową stanowiącą podstawę rozliczenia należnego VAT przez sprzedawcę, a także odliczenia tego podatku przez nabywcę. „Milczącej zgody” nie można jednak uznać za akceptację.

  • Faktura wystawiona przez nabywcę musi spełnić te same warunki, co standardowa faktura oraz dodatkowo zawierać adnotację „samofakturowanie”.

Ponadto na dokumencie nie trzeba zaznaczać, że jego wystawcą jest nabywca a nie sprzedawca towaru lub usługi. Jeżeli faktura wystawiana jest w imieniu zagranicznego sprzedawcy, dokument należy sporządzić stosując polskie przepisy dotyczące faktur. To wygodna zasada pozwalająca uniknąć wielu problemów związanych ze zrozumieniem zagranicznych dokumentów księgowych.

Samofakturowanie nie zmienia sposobu rozliczania przychodu i kosztu

Sprzedawca, który zaakceptuje fakturę wystawioną przez nabywcę powinien ująć ją w swojej ewidencji sprzedaży i na jej podstawie wyliczyć VAT do zapłaty. Z kolei nabywca powinien traktować wystawioną fakturę tak samo, jak standardowe faktury zakupowe otrzymywane od sprzedawców towarów i usług. Inaczej mówiąc może z takiej faktury odliczyć VAT, a także ująć ją w kosztach. Rozliczenia VAT-u należy dokonać w okresie przypadającym na termin, w którym faktura została zaakceptowana.

Zalety i wady samofakturowania

Samofakturowanie to rozwiązanie warte rozważenia przede wszystkim przez przedsiębiorców, którzy mają problemy z terminowym uzyskiwaniem faktur od sprzedawców, a także chcą samodzielnie zadbać o to, by dokumenty zawierały to, czego potrzebują. Ponadto samodakturowanie mogą rozważyć właściciele firm, którzy handlują z zagranicznymi kontrahentami (m.in. dokonują importu usług), czy też dokonują wielu drobnych zakupów u jednego lub kilku dostawców (np. przedsiębiorca prowadzący sklep z materiałami budowlanymi, który często uzupełnia asortyment o różnego rodzaju drobne towary).

Przed podjęciem decyzji o zawarciu porozumienia dotyczącego samofakturowania warto dowiedzieć się jakie są plusy i minusy takiego rozwiązania.

Zalety samofakturowania:


  • Pełna kontrola przedsiębiorcy nad treścią faktur. Minimalizuje to ryzyko niezgodności pomiędzy towarami, które przedsiębiorca rzeczywiście otrzymał, a tymi uwidocznionymi na dokumencie księgowym.
  • Pozbycie się problemu nieterminowego otrzymywania faktur, co pozwala na terminowe rozliczanie VAT-u i regulowanie należności wobec kontrahentów.
  • Uniknięcie wątpliwości pojawiających się przy dokumentowaniu importu usług.

Przedsiębiorca po odebraniu towaru od zagranicznego kontrahenta opisuje transakcje na fakturze, którą wystawia zgodnie z polskimi przepisami i przekazuje ją do akceptacji dostawcy towaru.

Ryzyka związane z wystawianiem faktur w imieniu i na rachunek sprzedawcy:

  • Jeżeli nabywca z opóźnieniem wystawia i przekazuje faktury do akceptacji, sprzedawca nie ma możliwości prawidłowego wypełniania deklaracji VAT i terminowego regulowania podatku. W przypadku powstania u niego zaległości podatkowej może on domagać się od wystawcy faktury naprawienia powstałej w ten sposób straty.
  • Nieprawidłowe zorganizowanie procesu samofakturowania może skutkować problemami, jeśli chodzi księgowość w przypadku obu stron transakcji. Chodzi przede wszystkim o nieprawidłowe ceny i kwoty oraz stawki VAT na fakturze, a także niewłaściwe daty.
Źródło:

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
3 3 ~alejaja

Ciekawe jakie jeszcze kretyństwa wymyślą. Otrząśnijmy się wreszcie z tej paranoi. Wybory to dobra ku temu okazja. Głosujmy na KNP.

! Odpowiedz
5 5 ~lol3

jak mam problem uzyskać zwykłą fakturę od sprzedawcy to niby łatwiej mi będzie uzyskać od niego akceptację wystawionej przeze mnie faktury? Co za bzdura

! Odpowiedz

Pobierz program PIT 2016

Program Pit 2016

Kalendarium przedsiębiorcy

Brak wydarzeń

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Zasady wywierania wpływu na ludzi. Szkoła Cialdiniego Zasady wywierania wpływu na ludzi. Szkoła Cialdiniego ilustracje: Andrzej Mleczko, Robert B. Cialdini Cena: 34,90 zł  Zamów książkę

Znajdź nas na Facebooku

Zapisz się na bezpłatny newsletter Bankier.pl